Dos na Dont ya Kuingia Data katika Excel

01 ya 08

Muhtasari wa Entry Overview

Mafunzo haya yanashughulikia baadhi ya DOs na DON'Ts za msingi za kuingiza data katika programu za sahajedwali kama vile Excel, Google Spreadsheets, na Open Office Calc.

Kuingia data kwa usahihi mara ya kwanza kunaweza kuepuka matatizo baadaye na iwe rahisi kutumia zana kadhaa za Excel na vipengele kama vile fomu na chati.

DH na DON'Ts ni:

1. Je, Panga lahajedwali lako
2. Usiondoke Mviringo au Mamba Wakati Unapoingia Data Zinazohusiana
3. Uhifadhi Mara kwa mara na Uhifadhi katika Sehemu Ziwili
4. Usitumie Hesabu kama vichwa vya Column na Usijumuishe Units na Data
5. Je, Matumizi Marejeo ya Kiini na Rangi Zilizoitwa Maandishi
6. Usiondoke Siri zikiwa na Mfumo Ufunguliwe
7. Tengeneza Data Yako

Panga Karatasi Yako

Linapokuja kuingia data katika Excel, ni wazo nzuri kufanya mipango kidogo kabla ya kuanza kuandika.

Kujua ni nini karatasi itatumika, data itakuwa na, na nini kitatendeka kwa data hiyo inaweza kuathiri sana layout ya mwisho ya karatasi.

Mipango kabla ya kuandika inaweza kuhifadhi muda baadaye kama sahajedwali inahitaji kupangwa upya ili iwe rahisi zaidi na rahisi kufanya kazi nayo.

Pointi Kuzingatia

• Kusudi la sahajedwali ni nini?
• Sawa la sahani itashikilia data ngapi?
• Je, chati zinahitajika?
• Je, lahajedwali litachapishwa?

Nini Lengo la Lahajedwali?

• Madhumuni ya lahajedwali itasaidia kuamua eneo la data, kama maelezo muhimu zaidi yanapaswa kuonekana na kwa urahisi.
• Mahesabu gani yanahitajika? Mahesabu huathiri aina na kazi zinazohitajika na wapi watakuwapo.

Lahajedwali linashikilia nini?

Kiasi cha data lahajedwali itashikilia awali na ni kiasi gani kitaongezwa baadaye kitathiri idadi ya karatasi zilizopatikana.

• Usieneze data yako kwa kiasi kikubwa kwani inaweza kufanya taarifa maalum kupata ngumu na mahesabu kuanzia karatasi nyingi au vitabu vya kazi vinaweza kuanza kuathiri utendaji wa Excel.
• Kwa karatasi kubwa, wakati mwingine ni muhimu kuonyesha jumla ya safu ya safu juu ya vichwa vya safu, badala ya kulazimisha watumiaji kupiga chini chini ya karatasi ili kuona maelezo.

Je, chati zinahitajika?

Ikiwa yote au sehemu ya data ni kuonyeshwa kwenye chati au chati, inaweza kuathiri mpangilio wa habari,

• Kulingana na aina ya chati, data inaweza kuhitaji kuunganishwa tofauti - kama vile kutumia eneo la muhtasari wa chati za pie.
• Kwa saharisha kubwa, chati zinaweza kuhamishwa kwa kurasa tofauti ili kupunguza urahisi

Je, lahajedwali limechapishwa?

Jinsi data inapangwa inaweza kuathiriwa ikiwa yote au baadhi ya data yatachapishwa, kulingana na kwamba picha au mazingira ya mpangilio huchaguliwa na idadi ya karatasi zinahitajika.

• Ikiwa mtazamo wa picha juu ya karatasi ya kawaida ya kawaida ya barua (8 1/2 X 11) itatumiwa, fikiria kuweka data nyingi katika safu chini ya nguzo chache, ili vichwa vyote vinaonekana kwenye karatasi moja.
• Ikiwa ni karatasi nyingi zinahitajika, fikiria vichwa vya safu ya uchapishaji juu ya kila ukurasa ili usome data rahisi.
• Ikiwa safu nyingi za data zinahitajika kuchapishwa, mpangilio wa mazingira unaweza kuweka vichwa vyote kwenye ukurasa mmoja. Tena, ikiwa karatasi nyingi zinahitajika, uchapisha vichwa vya safu juu ya kila ukurasa.
• Ikiwa chati zinapaswa kuchapishwa, kuwahamisha kwenye karatasi tofauti kunaweza kurahisisha kazi.

02 ya 08

Usiondoke Mifuko isiyo wazi au nguzo katika Data zinazohusiana

Kuacha safu au nguzo tupu kwenye meza za data au safu za data zinaweza kuifanya vigumu sana kutumia vipengele vya Excel kama vile chati, meza za pivot, na kazi fulani.

Hata seli tupu katika mstari au safu zilizo na data zinaweza kusababisha matatizo kama ilivyoonyeshwa kwenye picha hapo juu.

Kutokuwepo kwa nafasi tupu kunawezesha iwe rahisi zaidi kwa Excel kuchunguza na kuchagua data zote zinazohusiana katika aina mbalimbali ikiwa vipengele kama vile kuchagua , kuchuja, au AutoSum hutumiwa.

Badala ya kuacha safu au safu tupu, tumia mipaka au vichwa vya muundo na maandiko kutumia ujasiri au kusisitiza ili kuvunja data na iwe rahisi kusoma.

Ingiza safu ya hekima ya data wakati iwezekanavyo.

• Unapoweka lahajedwali yako, weka kichwa cha maelezo juu ya safu ya kwanza ya meza na data hapa chini.
• Ikiwa kuna zaidi ya moja ya mfululizo wa data, soma yao moja baada ya nyingine kwenye safu (kushoto kwenda kulia) na kichwa cha kila mfululizo wa data hapo juu.

Weka Takwimu Zisizohusiana

Wakati kuhifadhi data zinazohusiana pamoja ni muhimu, wakati huo huo, inaweza kuwa muhimu kuweka safu za data zisizohusiana.

Kuacha safu tupu au safu kati ya safu tofauti za data au data nyingine kwenye karatasi hufanya tena iwe rahisi kwa Excel ili uangalie kwa usahihi na kuchagua viunga vinavyohusiana au meza za data.

03 ya 08

Fanya Mara kwa mara

Umuhimu wa kuokoa kazi yako mara kwa mara hauwezi kupinduliwa - au alisema mara nyingi pia.

Bila shaka, ikiwa unatumia lahajedwali la msingi la mtandao - kama vile Google Spreadsheets au Excel Online - kisha kuokoa si suala, kwani hakuna programu ina chaguo la kuokoa lakini, badala yake, kazi na kipengele cha kuokoa auto.

Kwa mipango ya kompyuta ingawa, baada ya mabadiliko mawili au matatu - ikiwa ni kuongeza data, kufanya mabadiliko ya muundo, au kuingia formula - salama karatasi.

Ikiwa hiyo inaonekana sana, ila angalau kila dakika mbili au tatu.

Ingawa utulivu wa kompyuta na programu ya kompyuta imeongezeka kwa kasi kwa kipindi cha miaka michache iliyopita, programu bado imeanguka, kushindwa kwa nguvu bado hutokea, na wakati mwingine watu wengine husafiri juu ya kamba yako ya nguvu na kuvuta nje ya tundu la ukuta.

Na inapotokea, kupoteza kiasi chochote cha data - kikubwa au kidogo - huongeza tu mzigo wa kazi yako wakati unapojaribu upya kile ulichofanya tayari.

Excel ina kipengele cha kuokoa auto , ambazo hufanya kazi vizuri sana, lakini haipaswi kutegemea. Pata tabia ya kupata data yako mwenyewe na salama za mara kwa mara.

Njia ya mkato ya Kuokoa

Kuokoa haipaswi kuwa kazi mbaya ya kuhamisha panya kwenye Ribbon na kubonyeza icons, kupata tabia ya kuokoa kutumia mchanganyiko wa njia ya mkato wa:

Ctrl + S

Hifadhi Mahali Mawili

Kipengele kingine cha kuokoa ambacho hawezi kupinduliwa ni umuhimu wa kuhifadhi data zako katika maeneo mawili tofauti.

Eneo la pili ni, bila shaka, salama, na imesemwa mara nyingi, "Backups ni kama bima: uwe na moja na labda hautauhitaji, usiwe na moja na labda utakuwa".

Backup bora ni moja ambayo iko katika sehemu tofauti ya kimwili kutoka kwa asili. Baada ya yote, ni nini cha kuwa na nakala mbili za faili ikiwa wao

• ni kwenye gari moja ngumu ambayo inashindwa?
• kwenye kompyuta hiyo, hiyo inachukua?
• katika jengo moja ambalo linawaka chini?

Backups ya Mtandao

Tena, kufanya salama haipaswi kuwa kazi ya kutisha au ya muda.

Ikiwa usalama sio suala - karatasi ni orodha ya DVD yako - barua pepe mwenyewe nakala kwa kutumia pepe ya barua ili nakala iko kwenye seva inawezekana.

Ikiwa usalama ni suala, hifadhi ya wavuti bado ni chaguo - ingawa na kampuni inayohusika na aina hiyo ya kitu na kulipa ada kwa kufanya hivyo.

Katika kesi ya vipeperushi za mtandaoni, labda, wamiliki wa programu huhifadhi sava zao - na hii inajumuisha data zote za mtumiaji. Lakini kuwa salama, pakua nakala ya faili kwenye kompyuta yako mwenyewe.

04 ya 08

Usitumie Hesabu kama vichwa vya Column na Usijumuishe Units na Data

Je, unatumia vichwa vya juu kwenye nguzo na mwanzoni mwa safu ili kutambua data zako, kwa kufanya shughuli kama vile kuchagua rahisi, lakini usitumie namba kama vile - 2012, 2013, na kadhalika - kufanya hivyo.

Kama inavyoonekana katika picha hapo juu, vichwa vya safu na safu ambazo ni nambari tu zinaweza kuingizwa kwa uwazi katika mahesabu. Ikiwa formula zako zina kazi kama vile:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

kwamba moja kwa moja kuchagua data mbalimbali kwa hoja ya kazi.

Kwa kawaida, kazi hiyo huangalia kwanza kwa safu za namba hapo juu ambapo zinapatikana na kisha kushoto kwa idadi ya safu, na vichwa vyovyote ambavyo ni idadi tu zitaingizwa katika upeo uliochaguliwa.

Hesabu kutumika kama vichwa mstari inaweza pia kuwa makosa kama mfululizo mwingine data kama kuchaguliwa kama sehemu ya mbalimbali kwa chati badala ya kama saxes maandiko.

Weka namba katika seli zinazoongoza kama maandiko au uunda maandishi ya maandishi kwa kuandamana na kila nambari na apostrophe (') - kama vile' 2012 na '2013. Apostofu haionyeshi katika kiini, lakini inabadilisha nambari kwa data ya maandishi.

Weka Units kwenye vichwa

Usiingie: ingiza sarafu, joto, umbali au vitengo vingine kwenye kila kiini na data ya namba.

Ikiwa unafanya, kuna nafasi nzuri ya kuwa Excel au Google Spreadsheets itaona data yako yote kama maandishi.

Badala yake, weka vitengo kwenye vichwa vya juu ya safu, ambayo, kama inavyofanyika, itahakikisha kuwa vichwa hivyo angalau ni maandishi na haitakuwa na tatizo linalojadiliwa hapo juu.

Nakala ya kushoto, Hesabu kwa kulia

Njia ya haraka ya kuwaambia ikiwa una maandishi au data ya nambari ni kuangalia ulinganisho wa data katika kiini. Kwa chaguo-msingi, data ya maandishi imesanishwa na kushoto katika Excel na Google Spreadsheets na data ya namba imesanishwa na haki katika kiini.

Ijapokuwa usawa huu wa default haubadilishwa kwa urahisi, muundo haukutumiwa kawaida hadi baada ya data zote na fomu zimeingizwa, kwa hiyo, usawa wa default unaweza kukupa kidokezo mapema juu ya kuwa kitu kinachopendeza kwenye karatasi.

Asilimia na Dalili Za Fedha

Mazoea bora ya kuingiza data zote kwenye karatasi ni kuingia namba tu wazi na kisha fomatiza kiini ili kuonyesha idadi kwa usahihi - na hii inajumuisha asilimia na kiasi cha sarafu.

Excel na Google Spreadsheets, hata hivyo, kukubali ishara za asilimia ambazo zimewekwa kwenye kiini pamoja na idadi na wote pia kutambua alama za sarafu za kawaida, kama ishara ya dola ($) au alama ya pound ya Uingereza (£) ikiwa imewekwa kwenye kiini pamoja na data ya nambari, lakini alama nyingine za sarafu, kama vile Rand ya Afrika Kusini (R), hutafsiriwa kama maandiko.

Ili kuepuka matatizo yanayoweza kutokea, fuata mazoezi ya juu yaliyotajwa hapo juu na uingie kiasi na kisha umboe kiini kwa sarafu badala ya kuandika katika ishara ya sarafu.

05 ya 08

Je, Matumizi Marejeo ya Kiini na Rangi Zilizoitwa Maandishi

Marejeo yote ya kiini na safu zilizojulikana zinaweza kuwa na inapaswa kutumika kwa fomu ili iweze haraka na rahisi kuweka fomu na kwa ugani, karatasi nzima, bila makosa na hadi sasa.

• Marejeleo ya kiini ni mchanganyiko wa safu ya safu na safu ya safu ya kiini - kama vile A1, B23, na W987 - na hutumiwa kutambua eneo la data katika karatasi.
• Jina linalojulikana au jina linalojulikana ni sawa na kumbukumbu ya kiini kwa kuwa hutumiwa kutambua seli au safu ya seli katika karatasi.

Inaonyesha Data katika Fomu

Aina hutumiwa katika Excel ili kufanya mahesabu - kama vile kuongeza au kuondoa.

Ikiwa namba halisi zinajumuishwa katika fomu - kama vile:

= 5 + 3

Kila wakati mabadiliko ya data- anasema 7 na 6, fomu inahitaji kubadilishwa na nambari zimebadilika ili formula iwe:

= 7 + 6

Ikiwa, badala yake, data imeingia kwenye seli katika karatasi, marejeo ya seli - au majina mbalimbali - yanaweza kutumika kwa fomu badala ya nambari.

Ikiwa namba 5 imeingia kwenye kiini A 1 na 3 ndani ya kiini A2, formula inakuwa:

= A1 + A2

Ili kurekebisha data, mabadiliko ya yaliyomo ya seli A1 na A2, lakini formula inakaa sawa - Excel moja kwa moja inasisha matokeo ya formula.

Akiba kwa wakati na jitihada zinaongezeka ikiwa karatasi ina fomu nyingi ngumu na kama formula nyingi zinarejelea data sawa tangu data inahitaji kubadilishwa tu mahali moja na kila formula ambazo zinarejelea zitasasishwa.

Kutumia kumbukumbu za seli au safu zilizochaguliwa pia hufanya salama yako ya kazi kuwa salama, kwani inakuwezesha kulinda fomu kutokana na mabadiliko ya ajali huku ukiacha seli za data zinazobadilika kupatikana.

Inaelezea kwenye Data

Kipengele kingine cha Excel na Google Spreadsheets ni kwamba wanakuwezesha kuingiza rejea za seli au majina mbalimbali kwa njia ya kuashiria - ambayo inahusisha kubonyeza kiini kuingiza kumbukumbu katika fomu.

Ufafanuzi hupunguza uwezekano wa makosa yanayosababishwa na kuandika kwenye rejeleo sahihi ya kiini au kukosa jina mbalimbali.

Tumia Rangi Zilizoitwa Kuchagua Data

Kutoa eneo la data kuhusiana jina linaweza kufanya iwe rahisi zaidi kuchagua data wakati wa kufanya aina au shughuli za kuchuja.

Ikiwa ukubwa wa eneo la data hubadilika, jina lolote linaweza kuhaririwa kwa urahisi kwa kutumia Meneja Jina .

06 ya 08

Usiondoke Kengele Zinazo Fomu zisizo salama

Baada ya kutumia muda mwingi kupata njia zao sahihi na kutumia kumbukumbu sahihi za kiini, watu wengi wanafanya kosa la kuondoka kwa njia hizo zinazoathirika na mabadiliko ya ajali au kwa makusudi.

Kwa kuweka data katika seli katika karatasi na kisha kutafakari data hiyo kwa fomu, inaruhusu seli zenye fomu zimefungwa na, ikiwa ni lazima, nenosiri linalindwa kuwahifadhi salama.

Wakati huo huo, seli zilizo na data zinaweza kushoto zimefunguliwa ili mabadiliko iwezekanavyo kuingia ili kuweka sahajedwali hadi sasa.

Kulinda karatasi au kitabu cha kazi ni mchakato wa hatua mbili:

1. Hakikisha kwamba seli sahihi zimefungwa
2. Tumia chaguo la karatasi ya kulinda - na kama unapotaka, ongeza nenosiri

07 ya 08

Tengeneza Data Yako

Fanya data zako baada ya kumaliza kuingia.

Kufanya kazi kwa kiasi kidogo cha data zisizosafirishwa katika Excel au Google Spreadsheets sio kawaida tatizo, lakini kama namba ya data inakua na hivyo shida kufanya kazi kwa ufanisi.

Takwimu zilizopangwa ni rahisi kuelewa na uchambuzi na baadhi ya kazi na zana, kama VLOOKUP na SUBTOTAL zinahitaji data zilizopangwa ili kurudi matokeo sahihi.

Pia, kuchagua data zako kwa njia tofauti kunaweza kuwa rahisi kuona mwenendo usio wazi wakati wa kwanza.

Kuchagua Data Iliyopangwa

Kabla ya data inaweza kutatuliwa, Excel inahitaji kujua aina halisi ambayo itafutwa, na kwa kawaida, Excel ni nzuri sana katika kuchagua maeneo yanayohusiana - kwa muda mrefu kama imeingia,

1. hakuna safu au safu tupu zilizobaki ndani ya eneo la data zinazohusiana;
2. na safu tupu na nguzo zilibaki kati ya maeneo ya data zinazohusiana.

Excel itaamua hata, kwa usahihi, kama eneo la data lina majina ya shamba na kutenganisha mstari huu kutoka kwenye rekodi zitakazopangwa.

Hata hivyo, kuruhusu Excel kuchagua aina ya kupangiliwa inaweza kuwa hatari - hasa kwa kiasi kikubwa cha data ambazo ni vigumu kuchunguza.

Kutumia Majina Ili Chagua Data

Ili kuhakikisha kuwa data sahihi imechaguliwa, onyesha upeo kabla ya kuanza aina.

Ikiwa uwiano huo unapaswa kutatuliwa mara kwa mara, njia bora zaidi ni kuipa jina.

Ikiwa jina linafafanuliwa kwa aina ya kupangiliwa, weka jina katika Sanduku la Jina , au uchague kutoka kwenye orodha ya kushuka chini na Excel itaonyesha moja kwa moja data mbalimbali sahihi katika karatasi.

Mihuri ya siri na nguzo na ugawaji

Safu safu na safu za data hazihamishi wakati wa kutayarisha, kwa hivyo wanahitaji kufutwa kabla ya aina hiyo ifanyike.

Kwa mfano, kama mstari wa 7 umefichwa, na ni sehemu ya data mbalimbali iliyopangwa, itabaki kama mstari wa 7 badala ya kuhamishiwa kwenye eneo sahihi kwa matokeo ya aina hiyo.

Vile vile huenda kwa nguzo za data. Kupangilia kwa safu kunahusisha upya safu za data, lakini ikiwa safu B imefichwa kabla ya aina, itabaki kama safu B na haipatikani na nguzo nyingine katika aina iliyopangwa.

08 ya 08

Hesabu zote zinapaswa kuwa Maduka kama Hesabu

Suala: Angalia kuwa namba zote zimehifadhiwa kama idadi. Ikiwa matokeo sio unayotarajia, safu inaweza kuwa na idadi zilizohifadhiwa kama maandishi na si kama nambari. Kwa mfano, idadi hasi zilizoagizwa kutoka kwenye mifumo ya uhasibu au namba iliyoingia na '' (apostrophe) inayoongoza inashifadhiwa kama maandiko.

Unapofanya data kwa haraka na kifungo cha AZ au ZA, vitu vinaweza kwenda vibaya. Ikiwa kuna mstari usio wazi au nguzo tupu ndani ya data, sehemu ya data inaweza kutatuliwa, wakati data nyingine inakatazwa. Fikiria fujo utakayo nayo, ikiwa majina na nambari ya simu haipatikani tena, au ikiwa amri huenda kwa wateja wasio sahihi!

Njia rahisi zaidi ya kuhakikisha kwamba data sahihi ya data huchaguliwa kabla ya kutatua ni kuipa Jina.

Dhana ya pili huathiri hasa aina ya Excel. Ikiwa una seli moja iliyochaguliwa, Excel inapanua uteuzi ili kuchagua aina mbalimbali (kama vile Ctrl + Shift + 8) inakabiliwa na safu moja au zaidi safu na safu. Halafu inachunguza mstari wa kwanza katika aina iliyochaguliwa ili kuamua ikiwa ina maelezo ya kichwa au la.

Hii ndio ambapo kuchagua na zana za vifungo vinaweza kuwa kiburi-kichwa chako (kudhani una moja) kinapaswa kukidhi miongozo fulani kali ili Excel itambue kama kichwa. Kwa mfano, ikiwa kuna seli yoyote tupu katika mstari wa kichwa, Excel inaweza kufikiri sio kichwa. Vivyo hivyo, kama mstari wa kichwa unapangiliwa sawa na safu nyingine katika upeo wa data, basi hauwezi kutambua. Pia, kama meza yako ya data ina kikamilifu cha maandiko na mstari wa kichwa chako hauna chochote ila maandishi, Excel itakuwa karibu-wakati wote-kushindwa kutambua mstari wa kichwa. (Safu inaonekana kama safu nyingine ya data kwenye Excel.)

Tu baada ya kuchagua upeo na kuamua ikiwa kuna mstari wa kichwa Excel kufanya uamuzi halisi. Umefurahi sana na matokeo inategemea ikiwa Excel ilipata uteuzi wa aina mbalimbali na uamuzi wa mstari wa kichwa haki. Kwa mfano, kama Excel hafikiri una mstari wa kichwa, na unafanya, basi kichwa chako kinawekwa kwenye mwili wa data; hii kwa ujumla ni jambo baya.

Ili kuhakikisha kwamba upeo wako wa data umejulikana kwa usahihi, tumia njia ya mkato ya Ctrl + Shift + 8 ili uone ni nini Excel inachagua; hii ndiyo itafautiwa. Ikiwa haifani na matarajio yako, basi unahitaji ama kurekebisha tabia ya data katika meza yako, au unahitaji kuchagua upeo wa data kabla ya kutumia sanduku la mazungumzo ya Undoa.

Ili kuhakikisha kuwa kichwa chako kinatambuliwa kwa usahihi, tumia njia ya mkato ya Ctrl + Shift + 8 ili kuchagua orodha ya data, kisha angalia mstari wa kwanza. Ikiwa kichwa chako kina tupu kati ya wale waliochaguliwa mstari wa kwanza au mstari wa kwanza unapangiliwa kama mstari wa pili, au una zaidi ya mstari mmoja wa kichwa ulichaguliwa, kisha Excel inadhani huna mstari wa kichwa hata. Ili kurekebisha hili, fanya mabadiliko katika mstari wa kichwa chako ili uhakikishe kuwa ni kutambuliwa vizuri na Excel.

Hatimaye, pesa zote zinaweza kuwa mbali ikiwa meza yako ya data inatumia vichwa vingi vya mstari. Excel ina wakati mgumu kuwatambua. Unajumuisha tatizo wakati unatarajia kuingiza mistari tupu katika kichwa hiki; haiwezi tu kufanya hivyo moja kwa moja. Unaweza, hata hivyo, tu kuchagua safu zote unayotaka kutatua kabla ya kufanya aina. Kwa maneno mengine, kuwa maalum katika kile unataka Excel kupangilia; usiruhusu Excel kufanye mawazo kwako.
Nyakati na Nyakati zimehifadhiwa kama Nakala

Ikiwa matokeo ya kupangilia kwa tarehe hayarudi kama inavyotarajiwa, data katika safu iliyo na ufunguo wa aina inaweza kuwa na tarehe au nyaraka zilizohifadhiwa kama data ya maandishi badala ya nambari (tarehe na nyakati ni data tu ya nambari iliyopangwa).

Katika picha hapo juu, rekodi ya A. Peterson iliishia chini ya orodha, wakati, kulingana na tarehe ya kukopa - Novemba 5, 2014 -, rekodi inapaswa kuwekwa juu ya rekodi ya A. Wilson, ambayo pia ina tarehe ya kukopa ya Novemba 5.

Sababu ya matokeo yasiyotarajiwa ni kwamba tarehe ya kukopa kwa A. Peterson imehifadhiwa kama maandishi, badala ya kuwa nambari
Data Mchanganyiko na Aina za Haraka.

Wakati wa kutumia njia ya haraka ya rekodi zenye maandishi na data ya nambari zinachanganywa pamoja, Excel huingiza data na namba tofauti - kuweka kumbukumbu na data ya maandishi chini ya orodha iliyopangwa.

Excel inaweza pia kuingiza vichwa vya safu katika matokeo ya aina - kutafsiriwa kama mstari mwingine wa data ya maandishi badala ya majina ya shamba kwa meza ya data.
Weka Tahadhari - Weka Sanduku la Kuzungumza

Kama inavyoonekana katika picha hapo juu, ikiwa sanduku la maagizo ya Utaratibu hutumiwa, hata kwa aina kwenye safu moja, Excel inaonyesha ujumbe unaokuonya kwamba umekutana na data iliyohifadhiwa kama maandishi na inakupa uchaguzi:

Panga kitu chochote kinachoonekana kama namba kama namba
Weka namba na nambari zilizohifadhiwa kama maandishi tofauti

Ikiwa unachagua chaguo la kwanza, Excel itajaribu kuweka data ya maandishi katika eneo sahihi la matokeo ya aina.

Chagua chaguo la pili na Excel itaweka rekodi zenye data ya maandishi chini ya matokeo ya aina - kama ilivyofanya kwa aina za haraka.