Excel Hatua kwa hatua Msingi wa Mafunzo

Kutumia Excel sio ngumu kama inavyoonekana

Excel ni programu ya sahajedwali ya elektroniki ( programu ya aka) ambayo hutumiwa kuhifadhi, kupanga na kudhibiti data.

Takwimu zihifadhiwa katika seli za kibinafsi ambazo kawaida hupangwa katika mfululizo wa nguzo na safu katika karatasi. Mkusanyiko huu wa nguzo na safu inajulikana kama meza. Majedwali kutumia vichwa katika mstari wa juu na chini upande wa kushoto wa meza ili kutambua data iliyohifadhiwa katika meza.

Excel pia inaweza kufanya mahesabu kwenye data kwa kutumia formula . Na kusaidia kufanya urahisi kupata na kusoma habari katika karatasi, Excel ina idadi ya vipengele vya kupangilia ambavyo vinaweza kutumika kwa seli za kibinafsi, safu na safu, au kwa meza zote za data.

Kwa kuwa kila karatasi ya matoleo ya hivi karibuni ya Excel ina mabilioni ya seli kwa karatasi, kila kiini kina anwani inayojulikana kama kumbukumbu ya seli ili iweze kutajwa katika formula, chati, na vipengele vingine vya programu.

Mafunzo haya yanashughulikia hatua zinazohitajika ili kuunda na kuunda saha la msingi la msingi linalojumuisha meza ya data, fomu, na muundo unaoonekana katika picha hapo juu.

Mada iliyojumuishwa katika mafunzo haya ni:

• Ingiza data ndani ya meza
• Kueneza safu za karatasi za kazi
• Kuongeza tarehe ya sasa na orodha inayojulikana kwenye karatasi
• Kuongeza fomu ya kufunguliwa
• Kuongeza mshahara wa mshahara
• Kupikia fomu na Mchapishaji wa Jaza
• Inaongeza muundo wa nambari kwa data
• Inaongeza muundo wa kiini

01 ya 08

Kuanzia Jedwali la Takwimu

Kuingiza data katika seli za kazi ni daima mchakato wa hatua tatu.

Hatua hizi ni:

1. Bofya kwenye kiini ambapo unataka data kwenda.
2. Weka data katika kiini.
3. Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi au bonyeza kwenye kiini kingine na panya.

Kama ilivyoelezwa, kila kiini katika karatasi kinatambuliwa na anwani au kumbukumbu ya seli , ambayo ina barua ya safu na idadi ya mstari unaozunguka katika eneo la seli.

Wakati wa kuandika kumbukumbu ya kiini, barua ya safu mara zote imeandikwa kwanza kufuatiwa na idadi ya mstari - kama vile A5, C3, au D9.

Wakati wa kuingia data kwa mafunzo haya, ni muhimu kuingiza data kwenye seli sahihi za karatasi za kazi. Fomu zilizoingia katika hatua zafuatayo zinatumia kumbukumbu za kiini za data zilizoingia sasa.

Kuingia Data ya Mafunzo

1. Ili kufuata mafunzo haya, tumia kumbukumbu za seli za data zilizoonekana kwenye picha hapo juu ili kuingia data yote kwenye safu ya karatasi ya Excel tupu.

02 ya 08

Kuweka nguzo katika Excel

Kwa ubadilishaji, upana wa kiini huruhusu tu wahusika nane wa kuingiza data kuonyeshwa kabla data hiyo inakataza kwenye kiini kijacho kwa kulia.

Ikiwa kiini au seli za kulia ni tupu, data iliyoingia imeonyeshwa kwenye karatasi, kama inavyoonekana na Hesabu ya Kichwa cha Kushuka kwa Wafanyakazi waliingia kwenye kiini A1.

Ikiwa kiini cha kulia kina data hata hivyo, yaliyomo ya seli ya kwanza imechukuliwa kwa wahusika nane wa kwanza.

Seli kadhaa za data zimeingia katika hatua ya awali, kama vile Kiwango cha Deduction ya studio : kiliingia ndani ya kiini B3 na Thompson A. kiliingia ndani ya kiini A8 kinatumwa kwa sababu seli za kulia zina data.

Ili kurekebisha tatizo hili ili data iwe wazi kabisa, nguzo zilizo na data hiyo zinahitaji kupanuliwa.

Kama ilivyo na mipango yote ya Microsoft, kuna njia nyingi za kupanua safu . Hatua zilizo chini chini ni jinsi ya kupanua safu kwa kutumia panya.

Kueneza nguzo za Kazi za Kazi za Mtu binafsi

1. Weka pointer ya panya kwenye mstari kati ya nguzo A na B katika kichwa cha safu .
2. Pointer itabadilika kwenye mshale unaoongoza mara mbili.
3. Bonyeza na ushikilie kifungo cha kushoto cha mouse na juta mshale unaoongozwa mara mbili kwa haki ili uongeze safu A hadi kuingia nzima Thompson A. kuonekana.
4. Panua nguzo nyingine ili kuonyesha data kama inahitajika.

Vipindi vya Column na Majarida ya Karatasi

Kwa kuwa kichwa cha karatasi ni muda mrefu ikilinganishwa na maandiko mengine kwenye safu A, ikiwa safu hiyo ilipanuliwa ili kuonyesha jina lote katika kiini cha A1, karatasi haiwezi kuangalia tu isiyo ya kawaida, lakini itafanya kuwa vigumu kutumia karatasi kwa sababu ya mapungufu kati ya maandiko upande wa kushoto na safu zingine za data.

Kwa kuwa hakuna vingine vingine katika mstari wa 1, sio sahihi tu kuondoka cheo kama - kufuta ndani ya seli kwa kulia. Vinginevyo, Excel ina kipengele kinachojulikana kuunganisha na kituo ambacho kitatumika katika hatua ya baadaye ili kuingiza kituo cha haraka haraka kwenye meza ya data.

03 ya 08

Kuongeza Tarehe na Rangi Iliyoitwa

Tarehe Kazi ya Ufafanuzi

Ni kawaida kuongezea tarehe kwenye sahajedwali - mara nyingi huonyesha wakati karatasi ilishadilishwa.

Excel ina idadi ya kazi ya tarehe ambayo inafanya iwe rahisi kuingia tarehe katika karatasi.

Kazi zimejengwa tu katika formula za Excel ili iwe rahisi kuzikamilisha kazi za kawaida - kama vile kuongeza tarehe kwenye karatasi.

Kazi ya leo ni rahisi kutumia kwa sababu haina hoja - ambayo ni data inayotakiwa kutolewa kwenye kazi ili itafanye kazi.

Kazi ya leo ni pia moja ya kazi za kutosha za Excel, ambayo inamaanisha kujijulisha kila wakati recalculates - ambayo mara nyingi wakati wa karatasi hufunguliwa.

Kuongeza tarehe na kazi ya leo

Hatua zifuatazo zitaongeza kazi ya TODAY kwa kiini C2 cha karatasi.

1. Bofya kwenye kiini C2 ili kuifanya kiini chenye kazi
2. Bofya kwenye tab ya Formulas ya Ribbon
3. Bonyeza chaguo la Tarehe & Saa kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kazi za tarehe
4. Bonyeza kazi ya Leo ili kuleta sanduku la majadiliano ya kazi
5. Bonyeza OK kwenye sanduku la mazungumzo ili kuingia kazi na kurudi kwenye karatasi
6. Tarehe ya sasa inapaswa kuongezwa kwenye kiini C2

Kuona ###### Ishara badala ya tarehe

Ikiwa safu ya ishara za alama za hashi zinaonekana kwenye kiini C2 badala ya tarehe baada ya kuongeza kazi ya TODAY kwa kiini hicho, ni kwa sababu kiini hakina upana wa kutosha ili kuonyesha data iliyopangwa.

Kama ilivyoelezwa hapo awali, namba zisizo na maandishi au data ya maandishi huchagua kwenye seli tupu kwa haki ikiwa ni pana sana kwa seli. Takwimu ambazo zimetengenezwa kama aina maalum ya nambari - kama vile sarafu, tarehe, au wakati, hata hivyo, usiondoe kwenye seli inayofuata ikiwa ni pana kuliko seli ambayo iko. Badala yake, wanaonyesha hitilafu ######.

Ili kurekebisha tatizo, ongezea safu ya C kutumia mbinu iliyoelezwa katika hatua iliyopita ya mafunzo.

Kuongeza Rangi Iliyoitwa

Aina inayojulikana imeundwa wakati seli moja au zaidi inapewa jina ili iwe rahisi kuelewa. Mipangilio inayojulikana inaweza kutumika kama mbadala ya kumbukumbu ya kiini wakati itumiwa katika kazi, fomu, na chati.

Njia rahisi zaidi ya kuunda safu zilizochaguliwa ni kutumia sanduku la jina liko kwenye kona ya juu ya kushoto ya karatasi zaidi ya idadi ya safu.

Katika mafunzo haya, kiwango cha jina kitatolewa kwa kiini C6 ili kutambua kiwango cha punguzo kilichotumiwa kwa mishahara ya wafanyakazi. Aina inayojulikana itatumika katika fomu ya punguzo ambayo itaongezwa kwenye seli C6 hadi C9 za karatasi.

1. Chagua kiini C6 katika karatasi
2. Weka "kiwango" (hakuna quotes) katika Jina la Sanduku na bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi
3. Kiini C6 sasa ina jina la "kiwango"

Jina hili litatumiwa kurahisisha uundaji wa fomu za kufuta katika hatua inayofuata ya mafunzo.

04 ya 08

Kuingia Mfumo wa Msaada wa Wafanyakazi

Maelezo ya Fomu ya Excel

Fomu za Excel zinakuwezesha kufanya mahesabu kwenye data ya nambari iliyoingia kwenye karatasi .

Vielelezo vya Excel vinaweza kutumiwa kwa kuzingatia idadi ya msingi, kama kuongeza au kuondoa, pamoja na hesabu ngumu zaidi, kama kupata wastani wa mwanafunzi kwenye matokeo ya mtihani, na kuhesabu malipo ya mikopo.

• Formula katika Excel daima huanza na ishara sawa ( = )
• Ishara sawa daima inakiliwa ndani ya seli ambapo unataka jibu liweke
• Fomu imekamilika kwa kuingiza ufunguo wa Kuingiza kwenye kibodi

Kutumia Marejeleo ya Kiini katika Fomu

Njia ya kawaida ya kujenga fomu katika Excel inahusisha kuingiza data ya formula katika seli za kazi na kisha kutumia kumbukumbu za seli kwa data katika fomu, badala ya data yenyewe.

Faida kuu ya mbinu hii ni kwamba ikiwa baadaye inahitajika kubadili data , ni jambo rahisi la kuchukua data katika seli badala ya kuandika tena fomu.

Matokeo ya fomu itasasisha moja kwa moja wakati data inabadilika.

Kutumia Rangi Zilizoitwa katika Fomu

Njia mbadala ya kumbukumbu za kiini ni kutumia viwanja vilivyotumiwa - kama vile kiwango cha upeo kinachojulikana kilichoundwa katika hatua ya awali.

Kwa fomu, kazi inayojulikana ya aina mbalimbali ni sawa na kumbukumbu ya seli lakini ni kawaida kutumika kwa maadili ambayo hutumiwa mara kadhaa kwa njia tofauti - kama kiwango cha punguzo cha pensheni au faida za afya, kiwango cha kodi, au kisayansi mara kwa mara - wakati maelekezo ya kiini ni vitendo zaidi katika fomu ambazo hurejelea data maalum mara moja tu.

Katika hatua zifuatazo, kumbukumbu zote za kiini na aina inayojulikana hutumiwa katika kujenga fomu.

Kuingia Mfumo wa Msaada wa Wafanyakazi

Fomu ya kwanza iliyotengenezwa katika kiini C6 itazidisha Mshahara Mkubwa wa mfanyakazi B. Smith kwa kiwango cha punguzo katika kiini C3.

Fomu ya kumaliza katika kiini C6 itakuwa:

= Kiwango cha B6 *

Kutumia Kuashiria Kuingia Mfumo

Ingawa inawezekana tu aina ya fomu hapo juu kwenye kiini C6 na uwe na jibu sahihi la kuonekana, ni vyema kutumia kuashiria kuongeza kumbukumbu za seli kwa formula ili kupunguza uwezekano wa makosa yaliyoundwa na kuandika kwenye kumbukumbu sahihi ya kiini.

Kuelezea kunahusisha kubonyeza kiini kilicho na data na pointer ya panya ili kuongeza rejelea ya seli au upeo unaoitwa kwa fomu.

1. Bofya kwenye kiini C6 ili kuifanya kiini chenye kazi
2. Weka ishara sawa ( = ) kwenye kiini C6 ili uanze fomu
3. Bofya kwenye kiini B6 na pointer ya panya ili kuongeza kumbukumbu ya kiini kwenye fomu baada ya ishara sawa
4. Andika alama ya kuzidisha ( * ) katika kiini C6 baada ya kumbukumbu ya seli
5. Bofya kwenye kiini C3 na pointer ya mouse ili kuongeza kiwango kikubwa cha jina lake
6. Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi ili kukamilisha fomu
7. Jibu 2747.34 inapaswa kuwepo katika kiini C6
8. Ingawa jibu la fomu limeonyeshwa kwenye kiini C6, kubonyeza kiini hicho kitaonyesha formula = B6 * kiwango katika bar ya formula badala ya karatasi

05 ya 08

Kuingia Mfumo wa Mshahara wa Net

Kuingia Mfumo wa Mshahara wa Net

Fomu hii imeundwa katika kiini D6 na huhesabu mshahara wavu wa mfanyakazi kwa kuondokana na kiasi cha punguzo kilichohesabiwa kwenye fomu ya kwanza kutoka kwa Mshahara Mkubwa .

Fomu ya kumaliza katika kiini D6 itakuwa:

= B6 - C6

1. Bofya kwenye kiini D6 ili kuifanya kiini chenye kazi
2. Weka ishara sawa ( = ) kwenye kiini D6
3. Bofya kwenye kiini B6 na pointer ya panya ili kuongeza kumbukumbu ya kiini kwenye fomu baada ya ishara sawa
4. Weka ishara ndogo ( - ) katika kiini D6 baada ya kumbukumbu ya seli
5. Bonyeza kwenye kiini C6 na pointer ya panya kwenye kumbukumbu ya kiini kwenye fomu
6. Bonyeza kitufe cha Ingiza kwenye kibodi ili kukamilisha fomu
7. Jibu 43,041.66 inapaswa kuwepo katika kiini D6
8. Ili kuona formula katika kiini D6, bofya kwenye kiini hicho ili kuonyesha formula = B6 - C6 katika bar ya formula

Marejeo ya Kiini cha Uhusiano na Fomu za Kuiga

Hadi sasa, Fomu na Mishahara ya Mshahara Nambari zimeongezwa kwa kiini moja tu katika karatasi - C6 na D6 kwa mtiririko huo.

Matokeo yake, sasa karatasi ni kamili kwa mfanyakazi mmoja tu - B. Smith.

Badala ya kutekeleza kazi ya muda ya kurejesha formula zote kwa watumishi wengine, vibali vya Excel, katika hali fulani, fomu za kunakiliwa kwenye seli nyingine.

Hali hizi mara nyingi zinahusisha matumizi ya aina maalum ya kumbukumbu ya kiini - inayojulikana kama kumbukumbu ya kiini kinachohusiana - kwa njia.

Marejeo ya seli ambayo yameingia katika fomu katika hatua zilizopita yamekuwa kumbukumbu za kiini cha jamaa, na ni aina ya default ya kumbukumbu ya kiini katika Excel, ili kufanya fomu za kunakili kama moja kwa moja iwezekanavyo.

Hatua inayofuata katika mafunzo hutumia Mchakato wa Jaza ili nakala nakala mbili kwa safu zilizo chini ili kukamilisha meza ya data kwa wafanyakazi wote.

06 ya 08

Kupikia Formuli na Sura ya Kujaza

Jaza Mwongozo wa Handle

Kushikilia kujaza ni dot ndogo ndogo au mraba katika kona ya chini ya kulia ya kiini hai .

Kushughulikia kujaza kuna matumizi kadhaa ikiwa ni pamoja na kuiga maudhui ya seli kwenye seli zilizo karibu. kujaza seli na namba ya nambari au maandiko ya maandishi, na kuiga formula.

Katika hatua hii ya mafunzo, kushughulikia kujazwa kutatumika kuchapisha fomu zote za Deduction na Net Salary kutoka kwenye seli C6 na D6 hadi seli C9 na D9.

Kupikia Formuli na Sura ya Kujaza

1. Onyesha seli B6 na C6 katika karatasi
2. Weka pointer ya mouse juu ya mraba mweusi kwenye kona ya chini ya kulia ya kiini D6 - pointer itabadilika kwa ishara zaidi "+"
3. Bofya na ushikilie kifungo cha kushoto cha mouse na gurudisha kujaza chini kwenye kiini C9
4. Kutoa kifungo cha panya - seli C7 hadi C9 zinapaswa kuwa na matokeo ya formula ya Deduction na seli D7 hadi D9 Mfumo wa Mshahara wa Net

07 ya 08

Inatumia Kuboresha Nambari katika Excel

Maelezo ya Ufunguzi wa Nambari ya Excel

Uboreshaji wa nambari inahusu kuongezea alama za sarafu, alama za decimal, ishara za asilimia, na alama nyingine zinazosaidia kutambua aina ya data zilizopo kwenye seli na ili iwe rahisi kusoma.

Inaongeza Ishara ya Asilimia

1. Chagua kiini C3 ili kuionyesha
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon
3. Bonyeza chaguo Jumuiya ya kufungua orodha ya Nambari ya Nambari
4. Katika menyu, bofya chaguo la asilimia kubadilisha muundo wa thamani katika kiini C3 kutoka 0.06 hadi 6%

Kuongeza Kiashiria cha Fedha

1. Chagua seli D6 hadi D9 ili kuzionyesha
2. Kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon, bofya chaguo Jipya la kufungua orodha ya Nambari ya Nambari ya Nambari
3. Bofya kwenye Fedha kwenye orodha ili ubadili muundo wa maadili kwenye seli D6 hadi D9 hadi sarafu na maeneo mawili ya decimal

08 ya 08

Inatumia Kuboresha Kiini katika Excel

Maelezo ya Kupangilia Kiini

Ufishaji wa kiini unamaanisha chaguo za kupangilia - kama vile kutumia uundaji wa ujasiri kwa maandishi au namba, kubadilisha mabadiliko ya data, kuongeza mipaka kwenye seli, au kutumia kuunganisha na kipengele cha kituo ili kubadilisha muonekano wa data katika kiini.

Katika mafunzo haya, fomu za kiini zilizotajwa hapo juu zitatumika kwenye seli maalum katika karatasi ili iweze kufanana na karatasi ya kumaliza iliyotolewa kwenye ukurasa wa 1 wa mafunzo.

Inaongeza muundo wa Bold

1. Chagua kiini A1 ili kuionyesha.
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon .
3. Bofya kwenye chaguo la kupangilia Bold kama ilivyotambuliwa katika picha hapo juu kwa data ya ujasiri katika kiini A1.
4. Kurudia mlolongo wa hapo juu wa hatua za kuwa na ujasiri data katika seli A5 hadi D5.

Kubadilisha Ulinganisho wa Takwimu

Hatua hii itabadilika usawa wa kushoto wa kushoto wa seli kadhaa ili kuunganisha kituo

1. Chagua kiini C3 ili kuionyesha.
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon.
3. Bonyeza chaguo la uingizaji wa Kituo kama ilivyotambuliwa katika picha hapo juu ili kuingiza data katika kiini C3.
4. Kurudia mlolongo wa juu wa hatua ili kuunganisha data katika seli A5 hadi D5.

Unganisha na Seli za Pili

Chaguo la Kuunganisha na la Kituo huchanganya idadi ya kuchaguliwa kwenye seli moja na huingiza data katika kiini cha kushoto zaidi kwenye kiini kipya kilichounganishwa. Hatua hii itaunganisha na kuingiza kichwa cha karatasi - Mahesabu ya Deduction kwa Waajiriwa ,

1. Chagua seli A1 hadi D1 ili kuzionyesha.
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon.
3. Bofya kwenye chaguo la kuunganisha na cha kati kama ilivyoelezwa kwenye picha hapo juu ili kuunganisha seli za A1 hadi D1 na katikati ya kichwa ndani ya seli hizi.

Kuongeza mipaka ya chini kwa seli

Hatua hii itaongeza mipaka ya chini kwenye seli zilizo na data katika safu ya 1, 5, na 9

1. Chagua kiini kilichounganishwa A1 hadi D1 ili kuifanya.
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon.
3. Bofya kwenye mshale wa chini karibu na chaguo la Mpangilio kama ilivyotambuliwa katika picha hapo juu ili kufungua orodha ya chini ya mipaka.
4. Bofya kwenye Chaguo cha Mipaka ya Chini kwenye menyu ili kuongeza mpaka hadi chini ya kiini kilichounganishwa.
5. Kurudia mlolongo wa juu wa hatua za kuongeza mpaka wa chini kwa seli A5 hadi D5 na kwa seli A9 hadi D9.