Njia 6 za Kuweka Data katika Excel

Mfululizo huu wa vidokezo huhusisha njia tofauti za kuchagua data katika Excel. Maelezo maalum yanaweza kupatikana kwenye kurasa zifuatazo:

1. Haraka Panga kwenye Hifadhi ya Nyekundu kwa kutumia Panga & Futa au Funguo za Moto
2. Panga kwenye safu nyingi
3. Panga kwa Dati au Times
4. Panga kwa siku za wiki, miezi au orodha nyingine za Desturi
5. Panga kwa Rows - Nguzo za kurekebisha

Chagua Data ili Kuorodheshwa

Kabla ya data inaweza kutatuliwa, Excel inahitaji kujua aina halisi inayopaswa kutatuliwa, na kwa kawaida Excel ni nzuri sana katika kuchagua maeneo yanayohusiana - kwa muda mrefu kama imeingia,

1. hakuna safu au safu tupu zilizobaki ndani ya eneo la data zinazohusiana;
2. na safu tupu na nguzo zilibaki kati ya maeneo ya data zinazohusiana.

Excel itaamua hata, kwa usahihi, kama eneo la data lina majina ya shamba na kutenganisha mstari huu kutoka kwenye rekodi zitakazopangwa.

Hata hivyo, kuruhusu Excel kuchagua aina ya kupangiliwa inaweza kuwa hatari - hasa kwa kiasi kikubwa cha data ambazo ni vigumu kuchunguza.

Ili kuhakikisha kuwa data sahihi imechaguliwa, onyesha upeo kabla ya kuanza aina.

Ikiwa uwiano huo unapaswa kutatuliwa mara kwa mara, njia bora ni kuipa Jina .

01 ya 05

Panga Muhimu na Panga Utaratibu

Uteuzi inahitaji matumizi ya ufunguo wa aina na utaratibu wa aina.

Funguo la aina ni data katika safu au nguzo unayotaka kutatua. Inatambuliwa na safu ya kichwa au jina la shamba. Katika picha hapo juu, funguo za aina iwezekanavyo ni Kitambulisho cha Wanafunzi, Jina , Umri , Mpango , na Mwezi ulianza

Kwa aina ya haraka, kubonyeza kiini moja katika safu iliyo na ufunguo wa aina ni wa kutosha kumwambia Excel nini ufunguo wa aina ni.

Kwa maandishi au maadili ya nambari, chaguzi mbili za utaratibu wa aina zinapanda na kushuka .

Unapotumia kifungo cha Undoa & Futa kwenye kichupo cha Nyumbani cha Ribbon, chaguzi za utaratibu wa aina katika orodha ya kushuka itabadilika kulingana na aina ya data katika upeo uliochaguliwa.

Haraka Panga kwa kutumia Panga & Futa

Katika Excel, aina ya haraka inaweza kufanyika kwa kutumia kifungo cha Panga & Futa kwenye Tabia ya Nyumbani ya Ribbon .

Hatua za kufanya aina ya haraka ni:

1. Bofya kwenye kiini kwenye safu iliyo na ufunguo wa aina
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon ikiwa ni lazima
3. Bonyeza kifungo cha Utaratibu & Futa ili kufungua orodha ya kushuka ya chaguzi za aina
4. Bofya kwenye mojawapo ya chaguo mbili ili kupangilia ama kwa kuongezeka au kupungua kwa utaratibu
5. Angalia kuhakikisha kwamba data ilipangwa kwa usahihi

Panga Data kwa kutumia Keki za Moto za Ribbon

Hakuna mchanganyiko wa ufunguo wa njia ya mkato wa kuchagua wa data katika Excel.

Nini inapatikana ni funguo za moto, ambazo zinakuwezesha kutumia vifunguo badala ya pointer ya panya ili kuchagua chaguo sawa vilivyoorodheshwa hapo juu kwenye kichupo cha Nyumbani cha Ribbon.

• Kutumia chaguo kufikia chaguzi za Ribbon huanza daima na ufunguo wa Alt .

Ili Panga katika Kuinua Utaratibu Kutumia Keki za Moto

1. Bofya kwenye kiini kwenye safu ya safu ya aina
2. Bonyeza funguo zifuatazo kwenye kibodi:
3. Alt HSS
4. Jedwali la data inapaswa kupangiliwa A hadi Z / ndogo kuliko ukubwa kwa safu iliyochaguliwa

Funguo za moto hutafsiri:
"Alt" key> "Nyumbani" tab> "Mhariri" kikundi> "Panga & Futa" menyu> "Panga chache zaidi kwa kubwa zaidi" chaguo.

Ili Panga katika Kuondoa Utaratibu Kutumia Keki za Moto

Hatua za kupangilia kwa utaratibu wa kushuka kwa kutumia funguo za moto ni sawa na wale walioorodheshwa kwa aina ya kupaa ila mchanganyiko wa ufunguo wa moto ni:

Alt HSO

Funguo za moto hutafsiri:
"Alt" key> "Home" tab> "Mhariri" kikundi> "Panga & Futa" menyu> "Chagua chaguo kubwa zaidi kwa chache" chaguo.

02 ya 05

Panga kwenye safu nyingi za Data katika Excel

Mbali na kufanya aina ya haraka kulingana na safu moja ya data, kipengele cha aina ya desturi ya Excel inakuwezesha kutatua kwenye safu nyingi kwa kufafanua funguo nyingi za aina.

Katika aina nyingi za safu, funguo za aina zinatambuliwa kwa kuchagua vichwa vya safu katika sanduku la mazungumzo .

Kama kwa aina ya haraka, funguo za aina hufafanuliwa kwa kutambua vichwa vya vichwa au majina ya shamba , kwenye jedwali yenye vifunguo vya aina.

Panga kwa Mfano wa Nguzo Mfano

Katika mfano hapo juu, hatua zifuatazo zifuatiwa ili kutenganisha data katika upeo wa H2 hadi L12 kwenye safu mbili za data - kwanza kwa jina, na kisha kwa umri.

1. Eleza seli nyingi zinazopangwa
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon .
3. Bonyeza kwenye Hifadhi ya Panga & Futa kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka.
4. Bonyeza kwenye Utejaji Aina katika orodha ya kushuka chini ili kuleta sanduku la mazungumzo ya aina
5. Chini ya Column inayozungumzia kwenye sanduku la mazungumzo, chagua Jina kutoka kwenye orodha ya kushuka chini ili uangalie kwanza data na safu Jina
6. Chaguo cha Mchapisho cha kushoto kinawekwa kwenye Maadili - tangu aina hiyo inategemea data halisi katika meza
7. Chini ya kuagiza Order Order , chagua Z kwa A kutoka orodha ya kushuka chini ili uangalie data ya Jina katika utaratibu wa kushuka
8. Juu ya sanduku la mazungumzo, bofya kwenye kifungo cha Ongeza cha kuongeza chaguo la aina ya pili
9. Kwa ufunguo wa aina ya pili, chini ya kichwa cha Kichwa, chagua Umri kutoka kwenye orodha ya kushuka chini ili urekodi rekodi na majina ya duplicate kwa safu ya Umri
10. Chini ya kichwa cha Utaratibu wa Uchaguzi, chagua Mkubwa zaidi kwa Wachache zaidi kutoka kwenye orodha ya kushuka chini ili kupangilia data ya Umri katika utaratibu wa kushuka
11. Bonyeza OK katika sanduku la mazungumzo ili kufunga sanduku la mazungumzo na uchague data

Kama matokeo ya kufafanua ufunguo wa aina ya pili, katika mfano hapo juu, rekodi mbili zilizo na maadili ya kufanana kwa uwanja wa Jina zilipangwa zaidi kwa utaratibu wa kushuka kwa kutumia shamba la Umri , na kusababisha rekodi ya mwanafunzi A. Wilson mwenye umri wa miaka 21 akiwa kabla rekodi ya pili A. Wilson mwenye umri wa miaka 19.

Row Kwanza: vichwa vya Column au Data?

Takwimu zilizochaguliwa kwa ajili ya kuchagua katika mfano hapo juu zilijumuisha vichwa vya safu juu ya safu ya kwanza ya data.

Excel iligundua data hii iliyo na mstari iliyokuwa tofauti na data katika safu zifuatazo kwa hiyo ilidhani mstari wa kwanza kuwa vichwa vya safuba na kurekebisha chaguo zilizopo katika sanduku la Uthibitisho la Ufuatiliaji ili kuwajumuisha.

Vigezo moja ambayo Excel inatumia kutumia kama mstari wa kwanza una vichwa vya safu ni muundo. Katika mfano hapo juu, maandishi katika mstari wa kwanza ni font tofauti na ni rangi tofauti kutoka kwa data katika safu zote. Pia hutenganishwa na safu zilizo chini na mpaka wa nene.

Excel hutumia tofauti hiyo katika kufanya uamuzi wake kama mstari wa kwanza ni mstari wa vichwa, na ni vizuri sana kupata haki - lakini sio sahihi. Ikiwa inafanya kosa, sanduku la Maagizo ya aina lina sanduku la cheti - Data yangu ina vichwa - vinavyoweza kutumiwa kupanua uteuzi huu wa moja kwa moja.

Ikiwa mstari wa kwanza hauna vichwa, Excel inatumia barua ya safu - kama safu ya D au safu ya E-kama chaguo katika chaguo la Column ya sanduku la mazungumzo.

03 ya 05

Weka Data kwa Tarehe au Wakati katika Excel

Mbali na kuchagua data ya maandishi kialfabeti au namba kutoka kwa ukubwa hadi ndogo, chaguzi za aina ya Excel ni pamoja na kuchagua maadili ya tarehe.

Amri za aina zilizopo kwa tarehe ni:

• Amri ya kuinuka - ya zamani zaidi
• Utaratibu wa kushuka - mpya kuliko wa zamani

Haraka Panga dhidi ya Sanduku la Dijiti

Tangu tarehe na nyakati ni data tu ya nambari iliyopangwa, kwa aina kwenye safu moja - kama Tarehe iliyokopwa kwa mfano katika picha hapo juu - njia ya aina ya haraka inaweza kutumika kufanikiwa.

Kwa aina zinazoshirikisha safu nyingi za tarehe au nyakati, sanduku la Uthibitishaji la aina linahitaji kutumika - kama vile wakati wa kuchagua kwenye safu nyingi za data au namba.

Panga kwa Tarehe Mfano

Kufanya aina ya haraka kwa tarehe katika kuongezeka kwa utaratibu - wa zamani zaidi hadi mpya - kwa mfano katika picha hapo juu, hatua zitakuwa:

1. Eleza seli nyingi zinazopangwa
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon
3. Bonyeza kwenye Hifadhi ya Panga & Futa kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka
4. Bonyeza Aina ya Kale kwa Chaguo Mpya zaidi katika orodha ya kutatua data kwa kuongezeka kwa utaratibu
5. Kumbukumbu zinapaswa kutatuliwa na tarehe za kale zaidi kwenye safu iliyopangwa kwenye kilele cha meza

Nyakati na Nyakati zimehifadhiwa kama Nakala

Ikiwa matokeo ya kupangilia kwa tarehe hayarudi kama inavyotarajiwa, data katika safu iliyo na ufunguo wa aina inaweza kuwa na tarehe au nyaraka zilizohifadhiwa kama data ya maandishi badala ya nambari (tarehe na nyakati ni data tu ya nambari iliyopangwa).

Katika picha hapo juu, rekodi ya A. Peterson iliishia chini ya orodha, wakati, kulingana na tarehe ya kukopa - Novemba 5, 2014 -, rekodi inapaswa kuwekwa juu ya rekodi ya A. Wilson, ambayo pia ina tarehe ya kukopa ya Novemba 5.

Sababu ya matokeo yasiyotarajiwa ni kwamba tarehe ya kukopa kwa A. Peterson imehifadhiwa kama maandishi, badala ya kuwa nambari

Data Mchanganyiko na Aina za Haraka

Unapotumia mbinu ya aina ya haraka ikiwa rekodi zenye namba na data ya nambari zinachanganyikiwa pamoja, Excel huingiza data na namba tofauti - kuweka kumbukumbu na data ya maandishi chini ya orodha iliyopangwa.

Excel inaweza pia kuingiza vichwa vya safu katika matokeo ya aina - kutafsiriwa kama mstari mwingine wa data ya maandishi badala ya majina ya shamba kwa meza ya data.

Weka Tahadhari - Weka Sanduku la Kuzungumza

Kama inavyoonekana katika picha hapo juu, ikiwa sanduku la maagizo ya Utaratibu hutumiwa, hata kwa aina kwenye safu moja, Excel inaonyesha ujumbe unaokuonya kwamba umekutana na data iliyohifadhiwa kama maandishi na inakupa uchaguzi:

• Panga kitu chochote kinachoonekana kama namba kama namba
• Weka namba na nambari zilizohifadhiwa kama maandishi tofauti

Ikiwa unachagua chaguo la kwanza, Excel itajaribu kuweka data ya maandishi katika eneo sahihi la matokeo ya aina.

Chagua chaguo la pili na Excel itaweka rekodi zenye data ya maandishi chini ya matokeo ya aina - kama ilivyofanya kwa aina za haraka.

04 ya 05

Tengeneza Data kwa Siku za Wiki au kwa Miezi katika Excel

Panga kwa siku za juma au kwa miezi ya mwaka ukitumia orodha ya desturi iliyojengwa ambayo Excel inatumia matumizi ya siku au miezi kwenye karatasi kwa kutumia kushughulikia .

Orodha hizi zinawezesha kupangilia kwa siku au miezi kronologically badala ya utaratibu wa alfabeti.

Katika mfano hapo juu, data imepangwa na mwezi ambao wanafunzi walianza programu yao ya mafunzo ya mtandaoni.

Kama ilivyo kwa chaguo zingine, kuchagua viwango na orodha ya desturi inaweza kuonyeshwa kwa kupanda (Jumapili hadi Jumamosi / Januari hadi Desemba) au utaratibu wa kushuka (Jumamosi hadi Jumapili / Desemba hadi Januari).

Katika picha hapo juu, hatua zifuatazo zifuatiwa ili kutengeneza sampuli ya data katika kiwango cha H2 hadi L12 kwa miezi ya mwaka:

1. Eleza seli nyingi zinazopangwa
2. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon .
3. Bonyeza kwenye Hifadhi ya Panga & Futa kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka.
4. Bonyeza kwenye Utejaji Aina katika orodha ya kushuka ili kuleta sanduku la mazungumzo ya aina
5. Chini ya Column inayoelekea kwenye sanduku la mazungumzo, chagua Mwezi ulianza kutoka orodha ya kushuka chini ili kutatua data kwa miezi ya mwaka
6. Chaguo cha Mchapisho cha kushoto kinawekwa kwenye Maadili - tangu aina hiyo inategemea data halisi katika meza
7. Chini ya uagizaji wa Utaratibu wa Mipangilio , bofya mshale chini chini ya chaguo - msingi cha A hadi Z ili kufungua orodha ya kushuka
8. Katika menyu, chagua Orodha ya Desturi ili kufungua sanduku la Maagizo ya Orodha ya Desturi
9. Katika dirisha la mkono wa kushoto wa sanduku la mazungumzo, bofya mara moja kwenye orodha: Januari, Februari, Machi, Aprili ... ili uipate

10. Bonyeza OK ili kuthibitisha uteuzi na kurudi kwenye Sanduku la dialog

11. Orodha iliyochaguliwa - Januari, Februari, Machi, Aprili - itaonyeshwa chini ya kichwa cha Utaratibu

12. Bonyeza OK ili kufunga sanduku la mazungumzo na uchague data kwa miezi ya mwaka

Kumbuka : Kwa chaguo-msingi, orodha za desturi zinaonyeshwa tu katika kupandishwa kwa safu katika sanduku la Maagizo ya Orodha ya Desturi . Ili kupangilia data katika kupungua kwa utaratibu kwa kutumia orodha ya desturi baada ya kuchagua orodha ya taka ili ionyeshe chini ya Utaratibu wa Utaratibu katika sanduku la Uthibitisho:

1. Bofya kwenye mshale chini chini ya orodha iliyoonyeshwa - kama Januari, Februari, Machi, Aprili ... kufungua orodha ya kushuka
2. Katika menyu, chagua chaguo la orodha ya desturi inayoonyeshwa kwa utaratibu wa kushuka - kama Desemba, Novemba, Oktoba, Septemba ...

3. Bonyeza OK ili kufunga sanduku la mazungumzo na uchague data katika utaratibu wa kushuka kwa kutumia orodha ya desturi

05 ya 05

Panga kwa Mijadala ya Kurekebisha Nguzo katika Excel

Kama inavyoonyeshwa na chaguzi za aina za awali, data hupangwa kwa kutumia vichwa vya safu au majina ya shamba na matokeo ni upatanisho wa safu nzima au kumbukumbu za data.

Chaguo kisichojulikana, na kwa hiyo, chaguo cha chini cha kutumiwa katika Excel ni chaguo kwa mstari, ambayo ina athari ya upya upya amri ya nguzo iliyo kushoto kwenye karatasi

Sababu moja ya kuchagua kwa mstari ni kufanana na safu ya safu kati ya meza tofauti za data. Na nguzo katika kushoto sawa na kulia, ni rahisi kulinganisha kumbukumbu au nakala na kusonga data kati ya meza.

Undaji wa Amri ya Safu

Mara chache sana, hata hivyo, ni kupata nguzo kwa utaratibu sahihi kwa kazi moja kwa moja kutokana na mapungufu ya chaguzi zinazopanda na kushuka kwa njia za aina kwa maadili.

Kwa kawaida, ni muhimu kutumia utaratibu wa aina ya desturi, na Excel inajumuisha chaguo za kuchagua kwa kiini au rangi ya font au kwa icons za mpangilio wa masharti .

Chaguzi hizi, kama ilivyoelezwa chini ya ukurasa huu, bado ni kazi kubwa na sio rahisi kutumia.

Pengine njia rahisi ya kuwaambia Excel utaratibu wa nguzo ni kuongeza mstari hapo juu au chini ya meza ya data iliyo na nambari 1, 2, 3, 4 ... zinaonyesha utaratibu wa nguzo kushoto kwenda kulia.

Kupangilia kwa safu basi inakuwa jambo rahisi la kuchagua nguzo ndogo zaidi hadi kwa mstari ulio na idadi.

Mara baada ya kufanywa, safu ya nambari iliyoongezwa inaweza kufutwa kwa urahisi .

Panga kwa Mfano Mfano

Katika sampuli ya data iliyotumiwa kwa mfululizo huu kwenye chaguo la aina ya Excel, safu ya ID ya Wanafunzi daima imekuwa ya kwanza upande wa kushoto, ikifuatiwa na Jina na kisha kwa kawaida Umri .

Katika mfano huu, kama inavyoonekana katika picha hapo juu, nguzo zimerekebishwa ili Mpangilio wa Mpango uwe wa kwanza upande wa kushoto ufuatiwa na Mwezi ulioanza , Jina, nk.

Hatua zifuatazo zilitumiwa kubadili safu ya safu kwa yale yaliyoonekana kwenye picha hapo juu:

1. Weka safu tupu bila mstari ulio na majina ya shamba
2. Katika mstari huu mpya, ingiza nambari zifuatazo zimeachwa kulia kuanzia
   safu H: 5, 3, 4, 1, 2
3. Eleza aina mbalimbali ya H2 hadi L13
4. Bofya kwenye tab ya Nyumbani ya Ribbon .
5. Bonyeza kwenye Hifadhi ya Panga & Futa kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka.
6. Bonyeza kwenye Utejaji Aina katika orodha ya kushuka chini ili kuleta sanduku la mazungumzo ya aina
7. Juu ya sanduku la mazungumzo, bofya Chaguo za kufungua sanduku la Chaguzi cha Chaguzi
8. Katika sehemu ya Mwelekeo ya sanduku la pili la mazungumzo, bofya Chagua kushoto kwenda kulia ili uangalie amri ya nguzo kushoto kwenda kulia kwenye karatasi
9. Bofya OK ili kufunga sanduku hili la mazungumzo
10. Pamoja na mabadiliko katika Mwelekeo, Hifadhi inayoongozwa kwenye sanduku la maagizo ya Uboreshaji inabadilika kwenye Mstari
11. Chini ya kichwa cha Row , chagua kuchagua na Row 2 - safu iliyo na namba za desturi
12. Chaguo cha Chaguo cha kushoto kinaachwa kwa Maadili
13. Chini ya uagizaji wa Utaratibu wa Chagua, chagua Ndogo Kuu Mkubwa zaidi kutoka kwenye orodha ya kushuka chini ili uangalie namba katika mstari wa 2 katika kuongezeka kwa utaratibu
14. Bonyeza OK ili kufunga sanduku la mazungumzo na uchague safu zilizo kushoto kwenda kulia na nambari za mstari wa 2
15. Utaratibu wa nguzo zinapaswa kuanza na Programu iliyofuatiwa na Mwezi ulioanza , Jina , nk.

Kutumia Chaguo la Chaguo la Utekelezaji wa Excel ili Urekebishe Nguzo

Kama ilivyoelezwa hapo juu, wakati aina za desturi zinapatikana kwenye sanduku la Maagizo ya Kipengee katika Excel, chaguo hizi si rahisi kutumia wakati unapokuja kurekebisha nguzo kwenye karatasi.

Chaguo za kuunda utaratibu wa aina ya desturi unaopatikana katika sanduku la Maagizo ya Ufuatiliaji ni kutatua data kwa:

• rangi ya kiini
• rangi ya font
• icon

Na, isipokuwa kila safu tayari imetumika kutengeneza muundo wa kipekee - kama vile font tofauti au rangi za kiini, muundo huo unahitaji kuongezwa kwenye seli moja kwa moja kwenye safu moja kwa kila safu inayoweza kurekebishwa.

Kwa mfano, kutumia rangi ya font ili kurekebisha nguzo katika picha hapo juu

1. Bofya kila jina la shamba na ubadilisha rangi ya font kwa kila - kama vile nyekundu, kijani, bluu, nk.
2. Katika kisanduku cha mazungumzo, weka Panga kwenye chaguo la Rangi ya Font
3. Chini ya Utaratibu, kwa kawaida kuweka utaratibu wa majina ya majina ya shamba ili ufanane na safu inayohitaji safu
4. Baada ya kuchagua, rekebisha rangi ya font kwa kila jina la shamba