Hifadhi katika Excel Kutumia Keki za mkato

Hifadhi mapema, sahau mara nyingi!

Umeweka kazi nyingi kwenye sahajedwali lako la Excel; Usiruhusu kuepuka kwa sababu umesahau kuiokoa! Tumia vidokezo hivi ili uendelee kazi yako salama na kuokolewa kwa wakati ujao unahitaji faili hiyo.

Excel Hifadhi Keki za mkato

Mbali na kuokoa faili za vitabu kwa kutumia Chaguo la Hifadhi iko chini ya Faili ya Faili au Hifadhi icon kwenye salama ya salama ya Upatikanaji, Excel ina fursa ya kuokoa kutumia funguo za njia za mkato kwenye kibodi.

Mchanganyiko muhimu wa mkato huu ni:

Ctrl + S

• Ikiwa faili imehifadhiwa hapo awali, pointer ya panya itabadilika kwa icon ya kioo wakati uhifadhi unafanyika.
• Ikiwa kitabu cha kazi kinahifadhiwa kwa mara ya kwanza, sanduku la Kuhifadhi kama Kuhifadhi litafungua.

Hifadhi ya Muda wa Kwanza

Wakati faili inapohifadhiwa kwa mara ya kwanza, vipande viwili vya habari vinapaswa kuwa maalum katika sanduku la Kuhifadhi kama salama:

• Jina la faili (hadi majina 255 ikiwa ni pamoja na nafasi).
• Eneo (folda) ambapo faili itahifadhiwa.

Hifadhi Mara kwa mara

Tangu kutumia funguo za njia za mkato za Ctrl + S ni njia rahisi ya kuokoa data, ni wazo nzuri kuokoa mara kwa mara - angalau kila dakika tano - ili kuepuka kupoteza data wakati wa ajali ya kompyuta.

Pinning Save Places

Tangu Excel 2013, inawezekana kufuta maeneo yaliyohifadhiwa mara kwa mara chini ya Save As .

Kufanya hivyo hufanya eneo liweze kupatikana kwa urahisi juu ya orodha ya Folders ya hivi karibuni. Hakuna kikomo kwa idadi ya maeneo ambayo yanaweza kufungwa.

Piga eneo la kuokoa:

1. Bofya kwenye Faili> Hifadhi Kama.
2. Katika dirisha la Hifadhi, weka pointer ya panya kwenye eneo la taka chini ya folda za hivi karibuni.
3. Kwenye haki ya mbali ya skrini, picha ndogo ya usawa wa siri ya kushinikiza inaonekana kwa eneo hilo.
4. Bofya kwenye pini kwa eneo hilo. Picha inabadilika kwa ile ya picha ya wima ya siri ya kushinikiza inayoonyesha kuwa eneo sasa limefungwa kwenye orodha ya Folders ya hivi karibuni.
5. Ili kufuta mahali, bofya picha ya kushinikiza ya wima tena ili kuibadilisha tena kwenye siri ya usawa.

Inahifadhi Faili za Excel katika Format PDF

Moja ya vipengele vya kwanza vilivyoletwa katika Excel 2010 ilikuwa na uwezo wa kubadili au kuhifadhi faili za salama za Excel kwa muundo wa PDF.

Faili ya PDF (Portable Document Format) inaruhusu wengine kuona hati bila kuhitaji mpango wa awali - kama Excel - imewekwa kwenye kompyuta zao.

Badala yake, watumiaji wanaweza kufungua faili na mpango wa msomaji wa PDF bure kama vile Adobe Acrobat Reader.

Faili ya PDF pia inakuwezesha wengine kuona data ya sahajedwali bila kuwapa fursa ya kuibadilisha.

Inahifadhi Karatasi ya Kazi ya Active katika Format PDF

Wakati wa kuhifadhi faili katika muundo wa PDF, kwa default tu karatasi ya sasa, au kazi - ambayo ni karatasi ya skrini - imehifadhiwa.

Hatua za kuokoa karatasi ya Excel katika muundo wa PDF kwa kutumia Excel ya Ila kama chaguo la aina ya faili ni:

1. Bofya kwenye tab ya Faili ya Ribbon ili uone chaguo za menu zilizopo.
2. Bonyeza kwenye Hifadhi Kama chaguo kufungua sanduku la Kuhifadhi kama salama.
3. Chagua eneo la kuokoa faili chini ya Hifadhi ya Kulia juu ya sanduku la mazungumzo.
4. Andika jina la faili chini ya jina la faili la faili chini ya sanduku la mazungumzo.
5. Bofya kwenye mshale wa chini mwisho wa Hifadhi kama mstari wa aina chini ya sanduku la mazungumzo ili kufungua orodha ya kushuka.
6. Tembea kupitia orodha ili upate na kubofya PDF (* .pdf) chaguo ili kuifanya kuonekana kwenye Hifadhi kama orodha ya aina ya sanduku la mazungumzo.
7. Bonyeza Hifadhi ili uhifadhi faili katika fomu ya PDF na ufunge sanduku la mazungumzo.

Hifadhi Kurasa nyingi au Kitabu cha Kitabu Kote katika Format PDF

Kama ilivyoelezwa, chaguo la Kuhifadhi kama chaguo la msingi tu linahifadhi saha ya kisasa ya sasa katika muundo wa PDF.

Kuna njia mbili za kubadilisha kubadilisha salama nyingi za kazi au kitabu cha kazi nzima katika muundo wa PDF:

1. Kuhifadhi kurasa nyingi katika kitabu cha vitabu, onyesha vichupo vya karatasi hizi kabla ya kuhifadhi faili. Majarida haya tu yatahifadhiwa kwenye faili ya PDF.
2. Ili kuokoa kitabu chote cha kazi:
   • Tazama tabo zote za karatasi;
   • Chagua Chaguo kwenye sanduku la Kuhifadhi kama salama.

Kumbuka : Kitufe cha Chaguo kinaonekana tu baada ya aina ya faili ilibadilishwa kuwa PDF (* .pdf) katika sanduku la Kuhifadhi kama salama. Inakupa idadi ya uchaguzi kuhusu taarifa na data zinazohifadhiwa katika muundo wa PDF.

1. Bofya kwenye PDF (* .pdf) chaguo kufanya kifungo cha Chaguzi kuonekana kwenye Hifadhi kama mstari wa aina ya sanduku la mazungumzo;
2. Bonyeza kwenye kifungo kufungua sanduku la Chaguzi cha Chaguzi ;
3. Chagua Kitabu cha Kitabu Kote katika Kuchapisha sehemu gani;
4. Bonyeza OK ili kurudi kwenye sanduku la Kuhifadhi kama salama.