Excel haina uwezo wa usimamizi wa data katika mipango ya database ya uhusiano kama vile SQL Server na Microsoft Access. Nini inaweza kufanya, hata hivyo, ni kama database rahisi au gorofa-faili inayojaza mahitaji ya usimamizi wa data katika hali nyingi.
Katika Excel, data imeandaliwa kwenye meza kwa kutumia safu na safu za karatasi. Matoleo ya hivi karibuni zaidi ya programu yana kipengele cha meza , ambayo inafanya iwe rahisi kuingia, hariri, na kuendesha data .
Kila kipande cha data au habari kuhusu somo - kama nambari ya sehemu au anwani ya mtu - imehifadhiwa kwenye kiini tofauti cha karatasi na kinachojulikana kama shamba.
Masharti ya Hifadhi: Jedwali, Kumbukumbu, na Mashamba katika Excel
Database ni mkusanyiko wa taarifa zinazohusiana zilizohifadhiwa kwenye faili moja au zaidi ya kompyuta kwa mtindo uliopangwa.
Kawaida habari au data hupangwa kwenye meza. Mbegu rahisi au gorofa-faili, kama Excel, inashikilia habari zote kuhusu somo moja katika meza moja.
Takwimu za jamaa, kwa upande mwingine, zinajumuisha meza kadhaa na kila meza yenye habari kuhusu mada tofauti, lakini yanayohusiana.
Taarifa katika meza imeandaliwa kwa namna ambayo inaweza kuwa rahisi:
- Imeongezwa
- Imepangwa
- Imesimamishwa
- Iliyotafsiriwa au kutafutwa kwa maelezo maalum
Kumbukumbu
Katika istilahi ya database, rekodi ina maelezo yote au data kuhusu kitu kimoja kilichoingizwa kwenye databana.
Katika Excel, rekodi za kawaida zinapangwa katika mistari ya kazi na kila kiini katika mstari una maudhui ya habari moja au thamani.
Mashamba
Kila kitu cha habari cha kibinafsi katika rekodi ya kumbukumbu - kama namba ya simu au nambari ya mitaani - inajulikana kama shamba .
Katika Excel, seli za kibinafsi za karatasi zinafanya kazi kama mashamba, kwa sababu kila seli inaweza kuwa na kipande kimoja cha habari kuhusu kitu.
Majina ya shamba
Ni muhimu kwamba data iingizwe kwa mtindo ulioandaliwa kwenye database ili iweze kutatuliwa au kuchujwa ili kupata taarifa maalum.
Kuhakikisha kuwa data imeingia katika utaratibu huo wa kila rekodi, vichwa vinaongezwa kwenye kila safu ya meza. Maandishi haya ya safu hujulikana kama majina ya shamba.
Katika Excel, safu ya juu ya meza ina majina ya shamba kwa meza. Mstari huu hujulikana kama mstari wa kichwa .
Mfano
Katika picha hapo juu, habari zote zilizokusanywa kwa mwanafunzi mmoja zimehifadhiwa kwenye mstari mmoja au rekodi katika meza. Kila mwanafunzi, bila kujali ni kiasi gani au jinsi habari ndogo hukusanywa ina mstari tofauti katika meza.
Kila kiini ndani ya safu ni uwanja unao kipande kimoja cha habari hiyo. Majina ya shamba katika mstari wa kichwa husaidia kuhakikisha kwamba data inakaa kupangwa kwa kuweka data yote juu ya mada maalum, kama jina au umri, katika safu moja kwa wanafunzi wote.
Vyombo vya Data vya Excel
Microsoft imejumuisha zana kadhaa za data ili iwe rahisi kufanya kazi na kiasi kikubwa cha data kuhifadhiwa kwenye meza za Excel na kusaidia kuiweka katika hali nzuri.
Kutumia Fomu ya Kumbukumbu
Moja ya zana hizo zinazofanya iwe rahisi kufanya kazi na rekodi ya mtu binafsi ni fomu ya data. Fomu inaweza kutumika kutafuta, kuhariri, kuingia, au kufuta rekodi katika meza zilizo na mashamba hadi 32 au nguzo.
Fomu ya msingi ni pamoja na orodha ya majina ya shamba kwa mpangilio ambao hupangwa katika meza, ili kuhakikisha kuwa kumbukumbu zimewekwa kwa usahihi. Karibu na kila jina la shamba ni sanduku la maandishi la kuingia au kuhariri mashamba ya kila mtu.
Ingawa inawezekana kuunda aina za desturi, kuunda na kutumia fomu ya default ni rahisi sana na mara nyingi ni vyote vinavyohitajika.
Ondoa Duplicate Data Records
Tatizo la kawaida na orodha zote ni makosa ya data. Mbali na makosa rahisi ya spelling au data zilizopo za data, rekodi za data mbili zinaweza kuwa wasiwasi mkubwa kama meza ya data inakua kwa ukubwa.
Chombo kingine cha data ya Excel kinaweza kutumika kuondoa madaftari haya ya duplicate - ama halisi au sehemu za ziada.
Unda Data
Uteuzi ina maana ya kupanga tena upya data kulingana na mali maalum, kama vile kuchagua meza ya alfabeti na jina la mwisho au kwa muda kutoka kwa umri hadi mdogo zaidi.
Chaguzi za aina ya Excel ni pamoja na kupangilia kwa uwanja mmoja au zaidi, kuchagua kwa desturi, kama vile tarehe au wakati, na kuchagua kwa safu ambayo inafanya iwezekanavyo kurekebisha mashamba katika meza.