Jinsi ya Kujenga Orodha ya Kushuka katika Excel

Chaguzi za uthibitishaji wa data ya Excel ni pamoja na kuunda orodha ya kushuka kwa mipaka ambayo inaruhusu data ambayo inaweza kuingizwa kwenye kiini maalum kwenye orodha ya kabla ya kuweka.

Wakati orodha ya kushuka chini imeongezwa kwenye seli, mshale unaonyeshwa karibu nayo. Kwenye mshale utafungua orodha na kuruhusu kuchagua chaguo moja ya orodha ili uingie kwenye seli.

Data iliyotumiwa katika orodha inaweza kuwa iko:

• kwenye karatasi moja kama orodha
• kwenye karatasi tofauti katika kitabu hiki kimoja
• katika kitabu cha kazi tofauti

Mafunzo: Kutumia Data iliyohifadhiwa katika Kitabu cha Mafunzo tofauti

Katika mafunzo haya, tutaunda orodha ya kushuka kwa kutumia orodha ya viingilizi vilivyo katika kitabu tofauti.

Faida za kutumia orodha ya maandishi yaliyo katika kitabu kinachojumuisha ni pamoja na kuuweka data ya orodha ikiwa hutumiwa na watumiaji wengi na kulinda data kutokana na mabadiliko ya ajali au kwa makusudi.

Kumbuka: Wakati orodha ya orodha inachukuliwa katika kitabu cha kazi tofauti vitabu vyote vya kazi lazima viwe wazi ili orodha iweze kufanya kazi.

Kufuatilia hatua katika mada ya mafunzo hapa chini hukutembea kwa kuunda, kutumia, na kubadilisha orodha ya kushuka chini kama ilivyoonekana kwenye picha hapo juu.

Maagizo haya ya mafunzo, hata hivyo, haijumuishi hatua za kupangilia kwa karatasi.

Hii haitaingilia kati na kukamilisha mafunzo. Karatasi yako ya kazi itaonekana tofauti na mfano kwenye ukurasa wa 1, lakini orodha ya kushuka itakupa matokeo sawa.

Masomo ya Mafunzo

• Kufungua Files na Kuhifadhi Data ya Tutorial
• Kujenga Rangi mbili
• Kufungua Sanduku la Kuthibitisha Data Data
• Kuingia Chanzo cha Takwimu na Kukamilisha Orodha ya Kushuka
• Kubadilisha Vitu vya Orodha
• Chaguo za Kuzuia Orodha ya Kushuka

01 ya 06

Kuingia Data ya Mafunzo

Kufungua vitabu viwili vya kazi vya Excel

Kama ilivyoelezwa, kwa mafunzo haya data ya orodha ya kushuka chini itakuwa iko katika kitabu cha kazi tofauti kutoka kwa orodha ya kushuka.

Kwa mafunzo haya kufuata hatua hizi:

1. Fungua vitabu viwili vya kazi vya Excel tupu
2. Hifadhi kitabu kimoja cha jina na data-source.xlsx - kitabu hiki kitakuwa na data ya orodha ya kushuka
3. Hifadhi kitabu cha pili na jina la chini-orodha.xlsx - kitabu hiki kitakuwa na orodha ya kushuka
4. Acha vitabu vya kazi mbili wazi baada ya kuokoa.

Kuingia Data ya Mafunzo

1. Ingiza data hapa chini ndani ya seli A1 hadi A4 ya kitabu cha data-source.xlsx kama inavyoonekana katika picha hapo juu.
2. A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Oatmeal Raisin A4 - Chocolate Chip
3. Hifadhi kitabu cha kazi na kuacha wazi
4. Ingiza data chini ndani ya seli B1 ya kitabu cha kuacha-orodha.xlsx .
5. B1 - Aina ya Cookie:
6. Hifadhi kitabu cha kazi na kuacha wazi
7. Orodha ya kushuka itaongezwa kwenye kiini C1 cha kitabu hiki

02 ya 06

Kujenga Rangi mbili

Kujenga Rangi mbili

Aina inayojulikana inakuwezesha kurejelea aina mbalimbali za seli katika kitabu cha Excel.

Vipande vinavyojulikana vina matumizi mengi katika Excel ikiwa ni pamoja na kutumia yao kwa fomu na wakati wa kujenga chati.

Katika matukio yote, aina inayojulikana hutumiwa badala ya kumbukumbu nyingi za kiini zinazoonyesha eneo la data katika karatasi.

Ikiwa hutumiwa katika orodha ya kushuka iko katika kitabu cha mafunzo tofauti, safu mbili zilizoitwa zinahitajika kutumika.

• Moja hutengenezwa kwa vitu vya orodha kwenye kitabu cha kazi ambapo data iko
• Jambo la pili linaloundwa katika kitabu cha kazi ambapo orodha ya kushuka iko. Hii ya pili inajulikana viungo kwa jina lake katika kitabu cha kwanza

Hatua za Mafunzo

Rangi la kwanza limeitwa

1. Chagua seli A1 - A4 ya kitabu cha data-source.xlsx ili kuwaonyesha
2. Bofya kwenye Sanduku la Jina liko juu ya safu A
3. Weka "Cookies" (hakuna quotes) katika Jina la Sanduku
4. Bonyeza kitufe cha ENTER kwenye kibodi
5. Viini A1 hadi A4 ya kitabu cha data-source.xlsx sasa ina jina la kuki la Cookies
6. Hifadhi kitabu cha kazi

Aina ya Pili ya Jina

Aina hii ya pili iliyoitwa jina haitumii kumbukumbu za kiini kutoka kwenye kitabu cha kuacha-orodha.xlsx .

Badala yake, itakuwa, kama ilivyoelezwa, kuunganisha jina la vidakuzi kwenye kitabu cha data-source.xlsx .

Hii ni muhimu kwa sababu Excel haitakubali marejeleo ya kiini kutoka kwa kitabu cha kazi tofauti kwa ajili ya aina inayojulikana. Itakuwa, hata hivyo, ila jina lingine lolote.

Kuunda aina ya pili inayoitwa, kwa hiyo, haifanyiki kwa kutumia Sanduku la Jina lakini kwa kutumia chaguo la Meneja Jina lililo kwenye tab ya Formulas ya Ribbon.

1. Bonyeza kwenye kiini C1 katika kitabu cha kuacha-orodha.xlsx
2. Bofya kwenye Fomu> Meneja wa Jina kwenye Ribbon ili ufungue sanduku la Majadiliano ya Jina la Jina
3. Bonyeza kifungo kipya ili kufungua sanduku la Maandishi Mpya Jina
4. Katika jina la aina ya jina: Data
5. Katika Inaonyesha aina ya mstari: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. Bonyeza OK ili kukamilisha upeo ulioitwa na kurudi kwenye sanduku la Majadiliano ya Jina
7. Bonyeza Funga ili ufunge sanduku la Majadiliano ya Jina
8. Hifadhi kitabu cha kazi

03 ya 06

Kufungua Sanduku la Kuthibitisha Data Data

Kufungua Sanduku la Kuthibitisha Data Data

Chaguo zote za kuthibitisha data katika Excel, ikiwa ni pamoja na orodha ya kushuka, huwekwa kwa kutumia sanduku la uhakikishaji wa data.

Mbali na kuongeza orodha ya kushuka kwenye karatasi, uthibitisho wa data katika Excel pia unaweza kutumika kudhibiti au kupunguza kiwango cha data ambazo zinaweza kuingizwa kwenye seli maalum kwenye karatasi.

Hatua za Mafunzo

1. Bofya kwenye kiini C1 cha kitabu cha kushuka chini-orodha.xlsx ili kuifanya kiini chenye kazi - hii ndio orodha ya kushuka itakuwa iko
2. Bofya kwenye kichupo cha Takwimu cha orodha ya Ribbon hapo juu ya karatasi
3. Bofya kwenye ishara ya Validation ya Data kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka
4. Bonyeza chaguo la Validation Data katika orodha ya kufungua sanduku la kuhakikishia Data
5. Acha sanduku la mazungumzo wazi kwa hatua inayofuata katika mafunzo

04 ya 06

Kutumia Orodha ya Validation Data

Kuchagua Orodha kwa Validation Data

Kama ilivyoelezwa kuna idadi ya chaguo kwa kuthibitisha data katika Excel kwa kuongeza orodha ya kushuka.

Katika hatua hii tutachagua chaguo la Orodha kama aina ya uthibitisho wa data itatumiwa kwa kiini D1 cha karatasi.

Hatua za Mafunzo

1. Bonyeza kwenye Mipangilio ya tab katika sanduku la mazungumzo
2. Bofya kwenye mshale wa chini mwishoni mwa mstari wa Ruhusu kufungua orodha ya kushuka
3. Bonyeza Orodha ili kuchagua orodha ya kushuka kwa uthibitishaji wa data katika kiini C1 na kuamsha mstari wa Chanzo katika sanduku la mazungumzo

Kuingia Chanzo cha Takwimu na Kukamilisha Orodha ya Kushuka

Kwa kuwa chanzo cha data kwa orodha ya kushuka iko kwenye kitabu cha kazi tofauti, upeo wa pili unaoitwa jina la awali uliwekwa kwenye Mstari wa Chanzo katika sanduku la mazungumzo.

Hatua za Mafunzo

1. Bofya kwenye mstari wa Chanzo
2. Weka "= Data" (hakuna nukuu) katika Mstari wa Chanzo
3. Bofya OK ili kukamilisha orodha ya kushuka na ufunge sanduku la kuhakikishia Data
4. Kidogo cha chini cha mshale iko kwenye upande wa kulia wa kiini C1
5. Kwenye mshale chini unapaswa kufungua orodha ya kushuka iliyo na majina manne ya kuki yaliyoingia kwenye seli A1 hadi A4 ya kitabu cha data-source.xlsx
6. Kwenye moja ya majina lazima kuingia jina hilo kwenye kiini C1

05 ya 06

Kubadilisha Orodha ya Kushuka

Kubadilisha Vitu vya Orodha

Kuweka orodha ya kushuka hadi sasa na mabadiliko katika data yetu, inaweza kuwa ni lazima kubadilisha mara kwa mara uchaguzi katika orodha.

Kwa kuwa tumeitumia aina inayojulikana kama chanzo cha vitu vyetu vya orodha badala ya majina ya orodha halisi, kubadilisha majina ya kuki katika upeo ulioitwa iko katika seli A1 hadi A4 ya kitabu cha data-source.xlsx mara moja hubadilisha majina katika kushuka orodha.

Ikiwa data imeingia moja kwa moja katika sanduku la mazungumzo, kufanya mabadiliko kwenye orodha inahusisha kurudi kwenye sanduku la mazungumzo na kuhariri mstari wa chanzo.

Katika hatua hii tutabadilika Lemon kwa Shortbread katika orodha ya kushuka kwa kubadilisha data katika kiini A2 cha kiitwacho kinachojulikana katika kitabu cha data-source.xlsx .

Hatua za Mafunzo

1. Bonyeza kwenye kiini A2 katika kitabu cha data-source.xlsx (Lemon) ili kufanya kiini hai
2. Weka kipungufu chache kwenye kiini A2 na ubofungue Ingiza kwenye kibodi
3. Bofya kwenye mshale wa chini kwa orodha ya kushuka kwenye kiini C1 cha kitabu cha kushuka chini-orodha.xlsx ili kufungua orodha
4. Kipengee 2 katika orodha lazima sasa soma shortbread badala ya Lemon

06 ya 06

Chaguo za Kuzuia Orodha ya Kushuka

Chaguo za Kuzuia Orodha ya Kushuka

Tangu data yetu iko kwenye karatasi tofauti kutoka kwenye chaguo la orodha ya kushuka kwa kupatikana kwa orodha ya orodha ni pamoja na:

• Tetea karatasi ambayo inatia ndani kufuli seli A1 hadi A4 kwenye karatasi 2
• Inahitaji password ili kurekebisha kitabu
• Kuwa na kitabu cha kazi kilicho wazi kama Jifunze tu