Fomu ya Entry Data Entry

Mwongozo wa hatua kwa hatua kwa kuingia data

Kutumia fomu ya Excel iliyojengwa katika fomu ya kuingia data ni njia ya haraka na rahisi ya kuingia data kwenye orodha ya Excel.

Kutumia fomu inaruhusu:

• fungua meza mpya ya database au kuongeza rekodi mpya kwa moja iliyopo
• futa kupitia kumbukumbu za data moja kwa wakati
• tafuta rekodi zenye habari maalum
• hariri au kufuta kumbukumbu za kibinafsi kama zinahitajika

Kuhusu Kuongezea Icon Fomu ya Fomu ya Kifaa cha Haraka ya Upatikanaji

Fomu ya kuingia data ni moja ya vifaa vya data vya kujengwa vya Excel. Kuitumia yote unayohitaji kufanya ni kutoa vichwa vya safu vilivyotumiwa kwenye database yako, bonyeza kwenye Fomu ya Fomu, na Excel itafanya mapumziko.

Kufanya mambo kuwa magumu zaidi, hata hivyo, tangu Excel 2007, Microsoft imechagua kuingiza icon ya Fomu kwenye Ribbon.

Hatua ya kwanza ya kutumia fomu ya kuingiza data ni kuongeza Fomu ya Fomu kwenye Toolbar ya Haraka ya Upatikanaji ili tuweze kuiitumia.

Hii ni operesheni ya wakati mmoja. Mara baada ya kuongezwa, icon ya Fomu inabakia inapatikana kwenye Toolbar ya Haraka ya Upatikanaji.

Kutafuta Kitambulisho cha Fomu ya Kuingia Data

Baraka ya Ufikiaji wa Haraka Inatumiwa kuhifadhi difunguo kwa vipengele vinavyotumiwa mara nyingi katika Excel. Pia ni wapi unaweza kuongeza njia za mkato kwa vipengele vya Excel ambavyo hazipatikani kwenye Ribbon.

Moja ya vipengele hivi ni fomu ya kuingia data.

Fomu ya data ni njia ya haraka na rahisi ya kuongeza data kwenye meza ya database ya Excel.

Kwa sababu fulani, hata hivyo, Microsoft alichagua kutoongeza fomu kwa moja ya tabo za Ribbon inayoanza na Excel 2007.

Chini ni hatua ambazo zitakuonyesha jinsi ya kuongeza Itifaki ya Fomu kwenye Toolbar ya Haraka ya Upatikanaji.

Ongeza Fomu ya Takwimu kwenye Toolbar ya Haraka ya Upatikanaji

1. Bonyeza chini ya mshale mwishoni mwa Toolbar ya Upatikanaji wa Haraka ili kufungua orodha ya kushuka.
2. Chagua Maagizo Zaidi kutoka kwenye orodha ili ufungua Customize sanduku la mazungumzo ya Quick Access Toolbar.
3. Bonyeza chini ya mshale mwishoni mwa Chagua amri kutoka kwenye mstari ili kufungua orodha ya kushuka.
4. Chagua Maagizo Yote kutoka kwenye orodha ili uone amri zote zinazopatikana kwenye Excel 2007 kwenye ukurasa wa kushoto.
5. Tembea kupitia orodha hii ya alfabeti ili kupata amri ya Fomu .
6. Bonyeza kifungo cha Ongeza kati ya safu za amri ili kuongeza amri ya fomu kwenye Toolbar ya Haraka ya Upatikanaji.
7. Bofya OK .

Kitufe cha fomu lazima sasa kiongezwe kwenye Barabara ya Safari ya Upatikanaji.

Kuongeza Majina ya Mandhari ya Hifadhi

Kama ilivyoelezwa hapo awali, yote tunayohitaji kufanya ili kutumia fomu ya kuingia data katika Excel ni kutoa vichwa vya safu au majina ya shamba kutumika katika database yetu.

Njia rahisi ya kuongeza majina ya shamba kwenye fomu ni kuipangia kwenye seli katika karatasi yako ya kazi. Unaweza kuingiza majina ya uwanja wa 32 kwa fomu.

Ingiza vichwa vilivyofuata ndani ya seli A1 hadi E1:

Mwanafunzi
Jina la familia
Awali
Umri
Programu

Kufungua Fomu ya Kuingia Data

Kufungua Fomu ya Kuingia Data

1. Bofya kwenye kiini A2 ili kuifanya kiini chenye kazi .
2. Bofya kwenye ishara ya fomu ambayo iliongezwa kwenye Kibaraka la Upatikanaji wa Haraka kwenye ukurasa wa 2.
3. Kwenye icon ya fomu italeta sanduku la ujumbe kutoka Excel yenye vidokezo kadhaa vinavyohusiana na kuongeza vichwa kwa fomu.
4. Tangu tayari tumeandika katika majina ya shamba tunayotaka kutumia kama vichwa vyote tulichokifanya ni Bonyeza OK katika sanduku la ujumbe.
5. Fomu iliyo na majina yote ya shamba yanapaswa kuonekana kwenye skrini.

Kuongeza Kumbukumbu za Takwimu Kwa Fomu

Kuongeza Kumbukumbu za Data na Fomu

Mara tu vichwa vya data vimeongezwa kwenye fomu inayoongeza kumbukumbu kwenye database ni tu suala la kuandika katika data kwa utaratibu sahihi katika mashamba ya fomu.

Kumbukumbu za Mfano

Ongeza rekodi zifuatazo kwenye database kwa kuingia data katika mashamba ya fomu karibu na vichwa sahihi. Bonyeza kifungo kipya baada ya kuingia rekodi ya kwanza ili kufuta mashamba kwa rekodi ya pili.

1. Mwanafunzi : SA267-567
   Jina la mwisho : Jones
   Awali : B.
   Umri : 21
   Programu : Lugha
   
   Mwanafunzi : SA267-211
   Jina la Mwisho : Williams
   Awali : J.
   Umri : 19
   Programu : Sayansi

Kidokezo: Unapoingia data inayofanana sana kama nambari za Kitambulisho cha mwanafunzi (nambari tu baada ya dash ni tofauti) kutumia nakala na ushirikishe ili kuharakisha na kurahisisha kuingia data.

Ili kuongeza rekodi zilizobaki kwenye orodha ya mafunzo, tumia fomu kuingia data iliyobaki iliyopatikana kwenye picha hapo juu kwenye seli A4 hadi E11.

Kuongeza Kumbukumbu za Takwimu Kwa Fomu (con't)

Ili kuongeza rekodi iliyobaki kwenye daraka la mafunzo, tumia fomu kuingia data iliyobaki iliyopatikana katika picha hapa ndani ya seli A4 hadi E11.

Kutumia Vifaa vya Fomu ya Fomu

Tatizo kubwa na database ni kudumisha uaminifu wa data kama faili inakua kwa ukubwa. Hii inahitaji:

• kurekebisha makosa ya data au uppdatering kumbukumbu za kibinafsi.
• kufuta rekodi ya kifedha au duplicate.

Fomu ya kuingia data ina zana kadhaa upande wa kulia ambao inafanya kuwa rahisi kupata na kusahihisha au kufuta rekodi kutoka kwenye databana.

Vifaa hivi ni:

• Kutafuta Kabla na Pata Vifungo Vifuatavyo - hizi zinakuwezesha kufuta mbele na kurudi kupitia rekodi moja ya kumbukumbu kwa wakati mmoja.
• Kitufe cha Futa - hii hutumiwa kufuta rekodi kutoka kwa databana.
• Kitufe cha Kurejesha - Kitufe hiki kinaweza kutumiwa kurekebisha mabadiliko kwenye rekodi inayobadilishwa. Mara kwa mara, tunafanya mabadiliko mabaya kwa rekodi au hata hariri rekodi isiyo sahihi kabisa. Ikiwa ndivyo, kifungo cha kurejesha kinaweza kutumiwa kufuta mabadiliko hayo.
• Kumbuka: Kitufe cha Kurejesha kinatumika tu kwa muda mrefu kama rekodi iko katika fomu. Mara tu unapopata rekodi nyingine au kufunga fomu, kifungo cha kurejesha kinachukua kazi.
• Kitufe cha Criteria kinakuwezesha kutafuta database kwa kumbukumbu kulingana na vigezo maalum, kama jina, umri, au mpango. Mfano wa kutumia kifungo cha Criteria ni pamoja na katika hatua inayofuata ya mafunzo.

Inatafuta Kumbukumbu Kutumia Jina la Shamba moja

Kitufe cha Criteria kinakuwezesha kutafuta database kwa rekodi kwa kutumia jina moja au zaidi ya majina, kama vile jina, umri, au programu.

Inatafuta Kumbukumbu Kutumia Jina la Shamba moja

1. Bofya kwenye kifungo cha Criteria katika fomu.
2. Kwenye kifungo cha Criteria kinafungua mashamba yote ya fomu lakini haondoi data yoyote kutoka kwenye databana.
3. Bofya kwenye uwanja wa Mpango na Sanaa ya aina kama tunataka kutafuta wanafunzi wote waliojiunga na programu ya Sanaa kwenye chuo.
4. Bofya kwenye kitufe cha Tafuta chafu . Rekodi ya H. Thompson inapaswa kuonekana katika fomu kama anajiandikisha katika mpango wa Sanaa.
5. Bonyeza kifungo cha Kutafuta cha pili na cha tatu na rekodi za J. Graham na W. Henderson wanapaswa kuonekana moja baada ya nyingine kama vile walijiandikisha katika programu ya Sanaa.

Hatua inayofuata ya mafunzo haya ni pamoja na mfano wa kutafuta rekodi zinazofanana na vigezo vingi.

Inatafuta Kumbukumbu kwa kutumia Majina mengi ya shamba

Katika mfano huu tutatafuta wanafunzi wote wenye umri wa miaka 18 na waliojiunga na programu ya Sanaa katika chuo kikuu. Kumbukumbu hizo tu zinazofanana na vigezo vyote vinapaswa kuonyeshwa kwa fomu.

1. Bonyeza kifungo cha Criteria katika fomu.
2. Bofya eneo la umri na aina ya 18.
3. Bofya kwenye uwanja wa Programu na Sanaa ya aina.
4. Bonyeza kifungo cha Tafuta chafu . Rekodi ya H. Thompson inapaswa kuonekana kwa fomu tangu yeye na umri wa miaka 18 na waliojiunga na mpango wa Sanaa.
5. Bonyeza kifungo cha Kutafuta mara ya pili na rekodi ya J. Graham inapaswa kuonekana tangu yeye pia ana umri wa miaka 18 na amejiandikisha katika mpango wa Sanaa.
6. Bonyeza kifungo cha Kutafuta Kifuatayo kwa mara ya tatu na rekodi ya J. Graham inapaswa bado kuonekana kwani hakuna rekodi nyingine zinazofanana na vigezo vyote viwili.

Rekodi ya W. Henderson haipaswi kuonyeshwa katika mfano huu kwa sababu, ingawa amesajiliwa katika mpango wa Sanaa, hana umri wa miaka 18 kwa hivyo hailingani na vigezo vyote vya utafutaji.