01 ya 02
Ondoa Duplicate Data Records katika Excel
Programu za lahajedwali kama vile Excel hutumiwa mara nyingi kama orodha ya vitu kama vitu vya sehemu, rekodi za mauzo, na orodha za barua.
Takwimu za Excel zinajumuisha meza za data ambazo hupangwa katika safu ya data inayoitwa rekodi.
Katika rekodi, data katika kila kiini au shamba katika mstari ni kuhusiana - kama jina la kampuni, anwani na namba ya simu.
Tatizo la kawaida linalofanyika kama database inakua kwa ukubwa ni ile ya rekodi mbili au safu za data.
Kurudia hii kunaweza kutokea ikiwa:
- Rekodi zote zimeingia ndani ya database zaidi ya mara moja na kusababisha rekodi mbili au zaidi zinazofanana
- Rekodi nyingi zina shamba moja au zaidi - kama vile jina na anwani - iliyo na data sawa.
Kwa njia yoyote, rekodi za dupta zinaweza kusababisha jeshi zima la matatizo - kama vile kupeleka nakala nyingi za nyaraka kwa mtu mmoja wakati taarifa ya darasani inatumiwa katika kuunganisha barua - kwa hiyo ni wazo nzuri ya kupima na kuondoa rekodi za duplicate mara kwa mara msingi.
Na wakati ni rahisi kuchukua rekodi za duplicate katika sampuli ndogo kama moja katika picha hapo juu, meza za data zinaweza kuwa na mamia kama sio maelfu ya rekodi zinafanya iwe vigumu sana kuchukua rekodi za duplicate - hasa kumbukumbu zinazofanana.
Ili iwe rahisi kufanikisha kazi hii, Excel imejengwa kwenye chombo cha data kinachojulikana, haishangazi, Ondoa Nyaraka , ambazo zinaweza kutumika kutafuta na kuondoa kufanana na rekodi zinazofanana.
Hata hivyo, njia ya Ondoa Nyaraka imeundwa, kumbukumbu zinazofanana na zinazofanana zinahitajika kushughulikiwa tofauti.
Hii ni kwa sababu Boti ya Maandishi ya Kuondoa Inaonyesha majina ya shamba kwa meza ya data iliyochaguliwa na unachagua nyanja ambazo zitajumuisha kwenye utafutaji wa rekodi zinazofanana:
- Kwa rekodi zinazofanana, tafuta maeneo yote - salama alama za hundi karibu na majina yote ya safu au shamba;
- Kwa sehemu zinazofanana na rekodi - chagua alama za hundi karibu na maeneo yale tu yanayofanana.
Majina ya shamba na Barua za Column
Kama ilivyoelezwa, chombo cha Kuondoa Nyaraka kinajumuisha sanduku la mazungumzo ambapo unachagua mashamba yanayofanana na kutafuta kwa kutazama majina ya shamba au safu.
Maelezo ambayo maonyesho ya sanduku la mazungumzo - majina ya uwanja au barua za safu - hutegemea kama data yako ina mstari wa vichwa - au vichwa - juu ya meza ya data kama inavyoonekana katika picha hapo juu.
Ikiwa inafanya - hakikisha chaguo upande wa kuume wa sanduku la mazungumzo - Data yangu ina vichwa vya kichwa - imefungwa na Excel itaonyesha majina katika mstari huu kama majina ya shamba kwenye sanduku la mazungumzo.
Ikiwa data yako haina mstari wa kichwa, sanduku la mazungumzo litaonyesha barua zinazofaa kwenye safu ya mazungumzo kwa data iliyochaguliwa.
Uwiano wa Data
Kwa Chombo cha Kuondoa Chombo cha kufanya kazi vizuri, meza ya data lazima iwe ni data mbalimbali inayofaa - hiyo haipaswi kuwa na safu tupu, nguzo, na ikiwa inawezekana, hakuna seli tupu zilizo ndani ya meza.
Usiokuwa na vifungo ndani ya meza ya data ni mazoezi mazuri linapokuja usimamizi wa data kwa ujumla na si tu wakati wa kutafuta data duplicate. Vifaa vingine vya data vya Excel - kama vile kupangilia na kuchuja - kazi vizuri wakati meza ya data ni data ya kupendeza.
Ondoa Duplicate Data Records Mfano
Katika picha hapo juu, meza ya data ina kumbukumbu mbili zinazofanana za A. Thompson na rekodi mbili za kulinganisha kwa R. Holt - ambapo maeneo yote yanayofanana isipokuwa namba ya mwanafunzi.
Hatua zimeorodheshwa hapa chini kuhusu jinsi ya kutumia Chombo cha Kuondoa Data ya Kuondoa kwa:
- Ondoa rekodi ya pili ya kumbukumbu mbili za A. Thompson.
- Ondoa rekodi ya pili ya sehemu ya R. Holt.
Kufungua Kuondoa Nyaraka ya Dialog
- Bofya kwenye data yoyote iliyo na data katika database ya sampuli.
- Bonyeza tab ya Takwimu kwenye Ribbon.
- Bonyeza kwenye Kitufe cha Kuondoa Nyaraka ili kuonyesha data yote kwenye meza ya data na kufungua Sanduku la Kuondoa Kuondoa .
- Hifadhi ya Boti ya Kuondoa Inaonyesha majina yote ya safu au majina ya shamba kutoka sampuli yetu ya data
- Majina ya hundi karibu na majina ya shamba huonyesha ambayo Excel columns itajaribu kulinganisha katika kutafuta kumbukumbu za duplicate
- Kwa chaguo-msingi, wakati sanduku la mazungumzo linafungua majina yote ya shamba yanakuliwa
Kutafuta Kumbukumbu za Idhini
- Tangu tunatafuta kumbukumbu zenye kufanana kabisa katika mfano huu tutaondoka vichwa vyote vya safu
- Bofya OK
Kwa hatua hii matokeo yafuatayo yanapaswa kuonekana:
- Sanduku la mazungumzo linapaswa kufungwa na kubadilishwa na ujumbe ukisema: 1 maadili ya duplicate yaliyopatikana na kuondolewa; 7 maadili ya kipekee hubakia.
- Mstari ulio na duplicate A. Rekodi ya Thompson itatolewa kwenye databana
- Ingawa kuna rekodi mbili za kulinganisha kwa R. Holt, kwa sababu si mashamba yote yanayofanana - idadi ya mwanafunzi kwa kumbukumbu mbili tofauti - Excel inaona kuwa ni rekodi ya data ya pekee
02 ya 02
Pata na Ondoa Kumbukumbu za Kundi za Pamoja na Ondoa Nyaraka
Kuangalia Shamba moja kwa wakati
Kwa kuwa Excel inachukua tu rekodi za data ambazo zinalingana na maeneo yaliyochaguliwa ya data, njia bora ya kupata rekodi zote za takwimu zinazolingana ni kuondoa alama ya hundi kwa shamba moja tu kwa wakati, kama ilivyofanyika katika hatua zifuatazo.
Utafutaji unaofuata wa rekodi unaofanana katika nyanja zote isipokuwa kwa jina, umri, au mpango utaondoa mchanganyiko unaowezekana kwa rekodi zinazofanana.
Kutafuta Kumbukumbu za Kufananishwa kwa Parti
- Bofya kwenye data yoyote iliyo na data katika meza ya data ikiwa ni lazima
- Bonyeza tab ya Takwimu kwenye Ribbon .
- Bonyeza kwenye Kitufe cha Kuondoa Nyaraka ili kuonyesha data yote kwenye meza ya data na kufungua Sanduku la Kuondoa Kuondoa .
- Majina yote ya shamba au vichwa vya safu kwa meza ya data huchaguliwa.
- Ili kupata na kuondoa rekodi ambazo hazina mechi katika kila shamba, ongeza alama ya hundi kutoka nje ya majina ya uwanja ambayo Excel inapuuza.
- Kwa mfano huu bonyeza kwenye sanduku la chembe kando ya safu ya ID ya Wanafunzi inayoelekea kuondoa alama ya kuangalia.
- Excel sasa itafuta tu na kuondoa rekodi zilizo na data zinazofanana katika Jina la Mwisho , Jina la awali , na Programu .
- Bofya OK
- Sanduku la mazungumzo linapaswa kufungwa na kubadilishwa na ujumbe ukisema: 1 maadili ya duplicate yaliyopatikana na kuondolewa; 6 maadili ya kipekee hubakia.
- Mstari ulio na rekodi ya pili ya R. Holt na Kitambulisho cha Wanafunzi cha ST348-252 kitaondolewa kwenye databana.
- Bofya OK ili kufunga sanduku la ujumbe
Kwa hatua hii, meza ya data ya mfano inapaswa kuwa huru ya data zote mbili.