Kujitambulisha, kuweka mazingira, na uifanye kifupi
Ujumbe wa papo hapo inaweza kuwa njia ya kawaida ya mawasiliano kwako, lakini baadhi ya watu bado wanaiogopa. Ikiwa umevaa kuwasiliana na maandishi au marafiki wa mara moja na wenzake, huenda usielewe jinsi maandishi yanaweza kuonekana kutoka nje ya shamba la kushoto na kuwasiliana mpya. Aina ya mshangao ni hasa wasiwasi katika mazingira ya biashara. Unapotumia maandiko katika biashara, endelea etiquette ya ujumbe wa commonsense na ufuatie sheria rahisi za uendeshaji.
Uliza idhini ya Kutuma Ujumbe wa Nakala
Je! Mtu ambaye unataka kuandika alikubali kuwasiliana kwa mtindo huo? Usifikiri kwamba kila mtu hubeba simu ya mkononi wakati wote ili kupokea ujumbe wa maandishi au mtandaoni ili kufikia ujumbe wa papo kupitia mtandao, Facebook , au programu nyingine za ujumbe wa papo hapo. Uliza kwa mtu au katika mazungumzo ya simu jinsi watu wanapendelea kuwasiliana nao. Unaweza kugundua kuwa na mipangilio ndogo ya maandishi au kwamba matumizi ya IM yanakata tamaa kwenye vituo vya kazi.
Jitambulishe Mwenyewe Wakati Unatuma Ujumbe wa Kwanza
Jitambulishe katika ujumbe wako na uifanye kifupi. Ingawa jina lako, jina la utani, au namba ya simu inaweza kuonyesha, kulingana na njia ya ujumbe unayotumia, mpokeaji wako anaona maandiko nje ya muktadha. Anza ujumbe na utangulizi na sura ya kumbukumbu, kama vile:
- "Mimi ni Joan Smith kutoka kwa washauri wa XYZ. Je! Una muda wa kujadili swali ulilouliza kwenye simu iliyopita juma?"
- "Ni Brad Jones kutoka kwa uhasibu, nina swali kuhusu ombi lako la kulipa. Je, una muda wa kujibu sasa, au ni lazima nitakuita baadaye?"
Kwa kufanya hivyo, unepuka kuwa na ujumbe wako kuonekana kuwa swali random na uwezekano usiofaa kutoka kwa mtu mpokeaji anayeweza kukumbuka kwa urahisi au sio kabisa.
Wakati mipango mingi ya ujumbe wa papo na kumbukumbu ambayo inaruhusu watu kujua ni nani wewe na nini ulikuwa ukizungumzia juu ya siku za nyuma, ni kawaida wazo la kujitambulisha hata kwa ufupi zaidi katika mazungumzo yafuatayo, hasa ikiwa umebadilisha yako jina la utani au nambari ya simu.
Weka Ujumbe wa Kwanza wa Mfupi mfupi
Anza na utangulizi na muktadha mpaka mtu atakayejibu. Vinginevyo, unaweza kutunga na kutuma ujumbe wa kina usioonekana. Hii ni mazoezi mazuri ya masharti yote ya ujumbe.
Kufuatilia kwa Kisiasa Ikiwa Haupata Jibu
Kutuma ujumbe wa maandishi au IM na kupokea jibu hakuna maana ya mambo kadhaa. Mtu anaweza kukuchukia, lakini mtu huyu hawezi kufuatilia simu au kompyuta ili kuona ujumbe wako. Baada ya muda unaofaa, fuatilia ujumbe wa ziada lakini pia jaribu kuwasiliana na mtu kupitia barua pepe au simu. Ikiwa inafaa, unaweza pia kuacha dawati la mtu.
Protokta hizi zinarudi kwa jinsi watu wanapendelea kuwasiliana. Wakati ujumbe unaweza kuwa njia pekee unayotaka kuwasiliana, sio uchaguzi wa kwanza wa kila mtu. Ikiwa unataka kuwa na mahusiano ya kazi yenye ustawi, kuelewa na kuheshimu kwamba watu wana mapendekezo tofauti.