Fomu ya Entry 2003 Data

01 ya 08

Kutumia Fomu ya Kuingia Data katika Excel

Kutumia fomu ya Excel iliyojengwa katika fomu ya kuingia data ni njia ya haraka na rahisi ya kuingia data kwenye orodha ya Excel.

Kutumia fomu inaruhusu:

• fungua meza mpya ya database au kuongeza rekodi mpya kwa moja iliyopo
• futa kupitia kumbukumbu za data moja kwa wakati
• tafuta rekodi zenye habari maalum
• hariri au kufuta kumbukumbu za kibinafsi ikiwa ni lazima

Tazama mafunzo yanayohusiana: Fomu ya Kuingia Data ya Excel 2010/2007 .

02 ya 08

Kuongeza Majina ya Mandhari ya Hifadhi

Kama ilivyoelezwa hapo awali, yote tunayohitaji kufanya ili kutumia fomu ya kuingia data katika Excel ni kutoa vichwa vya safu au majina ya shamba kutumika katika database yetu.

Njia rahisi ya kuongeza majina ya shamba kwenye fomu ni kuipangia kwenye seli katika karatasi yako ya kazi. Unaweza kuingiza majina ya uwanja wa 32 kwa fomu.

Ingiza vichwa vilivyofuata ndani ya seli A1 hadi E1:

Mwanafunzi
Jina la familia
Awali
Umri
Programu

03 ya 08

Kufungua Fomu ya Kuingia Data

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

1. Bofya kwenye kiini A2 ili kuifanya kiini chenye kazi .
2. Bofya kwenye Fomu> Data katika menyu.
3. Kufungua fomu italeta kwanza sanduku la ujumbe kutoka Excel iliyo na chaguzi kadhaa zinazohusiana na kuongeza vichwa kwa fomu.
4. Tangu tayari tumeandika katika majina ya shamba tunayotaka kutumia kama vichwa vyote tulichokifanya ni Bonyeza OK katika sanduku la ujumbe.
5. Fomu iliyo na majina yote ya shamba yanapaswa kuonekana kwenye skrini.

04 ya 08

Kuongeza Kumbukumbu za Takwimu Kwa Fomu

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

Mara tu vichwa vya data vimeongezwa kwenye fomu inayoongeza kumbukumbu kwenye database ni tu suala la kuandika katika data kwa utaratibu sahihi katika mashamba ya fomu.

Kumbukumbu za Mfano

Ongeza rekodi zifuatazo kwenye database kwa kuingia data katika mashamba ya fomu karibu na vichwa sahihi. Bonyeza kifungo kipya baada ya kuingia rekodi ya kwanza ili kufuta mashamba kwa rekodi ya pili.

1. Mwanafunzi : SA267-567
   Jina la mwisho : Jones
   Awali : B.
   Umri : 21
   Programu : Lugha
   
   Mwanafunzi : SA267-211
   Jina la Mwisho : Williams
   Awali : J.
   Umri : 19
   Programu : Sayansi

Kidokezo: Wakati wa kuingia data ambayo ni sawa sana na nambari za Kitambulisho cha mwanafunzi (nambari tu baada ya dash ni tofauti), tumia nakala na ushirikishe ili kuharakisha na kurahisisha kuingia kwa data.

05 ya 08

Kuongeza Kumbukumbu za Data Kwa Fomu (Con't)

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

Ili kuongeza rekodi zilizobaki kwenye orodha ya mafunzo, tumia fomu kuingia data iliyobaki iliyopatikana kwenye picha hapo juu kwenye seli A4 hadi E11.

06 ya 08

Kutumia Vifaa vya Fomu ya Fomu

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

Tatizo kubwa na database ni kudumisha uaminifu wa data kama faili inakua kwa ukubwa. Hii inahitaji:

• kurekebisha makosa ya data au uppdatering kumbukumbu za kibinafsi
• kufuta rekodi ya kifedha au duplicate

Fomu ya kuingia data ina zana kadhaa upande wa kulia ambao inafanya kuwa rahisi kupata na kusahihisha au kufuta rekodi kutoka kwenye databana.

Vifaa hivi ni:

• Kutafuta Kabla na Pata Vifungo Vifuatavyo - hizi zinakuwezesha kufuta mbele na kurudi kupitia rekodi moja ya kumbukumbu kwa wakati mmoja.
• Kitufe cha Futa - hii hutumiwa kufuta rekodi kutoka kwa databana.
• Kitufe cha Kurejesha - Kitufe hiki kinaweza kutumiwa kurekebisha mabadiliko kwenye rekodi inayobadilishwa. Mara kwa mara, tunafanya mabadiliko mabaya kwa rekodi au hata hariri rekodi isiyo sahihi kabisa. Ikiwa ndivyo, kifungo cha kurejesha kinaweza kutumiwa kufuta mabadiliko hayo.
• Kumbuka: kifungo cha kurejesha kinatumika tu kwa muda mrefu kama rekodi iko katika fomu. Mara tu unapopata rekodi nyingine au kufunga fomu, kifungo cha kurejesha kinachukua kazi.
• Kitufe cha Criteria kinakuwezesha kutafuta database kwa kumbukumbu kulingana na vigezo maalum, kama jina, umri, au mpango. Mfano wa kutumia kifungo cha Criteria ni pamoja na katika hatua inayofuata ya mafunzo.

07 ya 08

Inatafuta Kumbukumbu Kutumia Jina la Shamba moja

Kitufe cha Criteria kinakuwezesha kutafuta database kwa rekodi kwa kutumia jina moja au zaidi ya majina - kama jina, umri, au programu.

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

1. Bofya kwenye kifungo cha Criteria katika fomu.
2. Kwenye kifungo cha Criteria kinafungua mashamba yote ya fomu lakini haondoi data yoyote kutoka kwenye databana.
3. Bofya kwenye uwanja wa Mpango na Sanaa ya aina kama tunataka kutafuta wanafunzi wote waliojiunga na programu ya Sanaa kwenye chuo.
4. Bofya kwenye kitufe cha Tafuta chafu . Rekodi ya H. Thompson inapaswa kuonekana katika fomu kama anajiandikisha katika mpango wa Sanaa.
5. Bonyeza kifungo cha Tafuta Kutafuta mara ya pili na ya tatu na rekodi za J. Graham na W. Henderson wanapaswa kuonekana moja kwa moja kama vile walijiandikisha katika programu ya Sanaa.

Hatua inayofuata ya mafunzo ni pamoja na mfano wa kutafuta rekodi zinazofanana na vigezo vingi.

08 ya 08

Inatafuta Kumbukumbu kwa kutumia Majina mengi ya shamba

Kitufe cha Criteria kinakuwezesha kutafuta database kwa rekodi kwa kutumia jina moja au zaidi ya majina - kama jina, umri, au programu.

Kumbuka: Kwa msaada na mfano huu, angalia picha hapo juu.

Katika mfano huu, tutatafuta wanafunzi wote wenye umri wa miaka 18 na waliojiandikisha kwenye programu ya Sanaa katika chuo kikuu. Kumbukumbu hizo tu zinazofanana na vigezo vyote vinapaswa kuonyeshwa kwa fomu.

1. Bofya kwenye kifungo cha Criteria katika fomu.
2. Bofya kwenye uwanja wa umri na aina ya 18 .
3. Bofya kwenye uwanja wa Programu na Sanaa ya aina.
4. Bofya kwenye kitufe cha Tafuta chafu . Rekodi ya H. Thompson inapaswa kuonekana kwa fomu tangu yeye na umri wa miaka 18 na waliojiunga na mpango wa Sanaa.
5. Bonyeza kifungo cha Kutafuta mara ya pili na rekodi ya J. Graham inapaswa kuonekana tangu yeye pia ana umri wa miaka 18 na amejiandikisha katika programu ya Sanaa.
6. Bonyeza kifungo cha Kutafuta kifuatayo mara ya tatu na rekodi ya J. Graham inapaswa bado kuonekana kwani hakuna rekodi nyingine zinazofanana na vigezo vyote viwili.

Rekodi ya W. Henderson haipaswi kuonyeshwa katika mfano huu kwa sababu, ingawa amesajiliwa katika mpango wa Sanaa, hana umri wa miaka 18 kwa hivyo hailingani na vigezo vyote vya utafutaji.