Excel 2003 Database Tutorial

01 ya 09

Maelezo ya Jumla ya Database ya Excel 2003

Wakati mwingine, tunahitaji kuweka wimbo wa habari na mahali pazuri kwa hili ni katika faili ya database ya Excel. Ikiwa ni orodha ya binafsi ya namba za simu, orodha ya kuwasiliana kwa wanachama wa shirika au timu, au mkusanyiko wa sarafu, kadi, au vitabu, faili ya database ya Excel inafanya iwe rahisi kuingia, kuhifadhi na kupata taarifa maalum.

Excel imejenga zana kukusaidia kuweka wimbo wa data na kupata taarifa maalum wakati unavyotaka. Pia, pamoja na mamia yake ya nguzo na safu za maelfu, saha ya Excel inaweza kushikilia kiasi kikubwa cha data.

Pia tazama mafunzo yanayohusiana: Excel 2007/2010/2013 Hatua ya Hatua ya Mafunzo ya Duka .

02 ya 09

Majedwali ya Data

Fomu ya msingi ya kuhifadhi data katika database ya Excel ni meza. Katika meza, data imeingia safu. Kila safu inajulikana kama rekodi .

Mara baada ya meza kuundwa, zana za data za Excel zinaweza kutumiwa kutafuta, kutayarisha, na kumbukumbu za kumbukumbu katika database ili kupata taarifa maalum.

Ingawa kuna njia nyingi unaweza kutumia zana hizi za data katika Excel, njia rahisi zaidi ya kufanya hivyo ni kujenga kile kinachojulikana kama orodha kutoka data katika meza.

Ili kufuata mafunzo haya:

• ingiza data kama inavyoonyeshwa kwenye picha hapo juu.

Kidokezo - Kuingiza Kitambulisho cha mwanafunzi haraka:

1. Weka ID za kwanza mbili - ST348-245 na ST348-246 kwenye seli A5 na A6 kwa mtiririko huo.
2. Eleza vitambulisho viwili vya kuchagua.
3. Bonyeza kwenye jitihada ya kujaza na jurudishe kwenye kiini A13.
4. Wengine wa Kitambulisho cha Wanafunzi wanapaswa kuingizwa katika seli A6 hadi A13 kwa usahihi.

03 ya 09

Kuingia Data kwa usahihi

Wakati wa kuingia data, ni muhimu kuhakikisha kuwa imeingia kwa usahihi. Nyingine zaidi ya mstari wa 2 kati ya kichwa cha sahajedwali na vichwa vya safu, usiondoke safu nyingine yoyote tupu wakati uingie data yako. Pia, hakikisha kwamba hunaacha seli yoyote tupu.

Hitilafu za data, zinazosababishwa na kuingia data isiyo sahihi, ni chanzo cha matatizo mengi kuhusiana na usimamizi wa data. Ikiwa data imeingia kwa usahihi mwanzoni, programu inawezekana kukupa matokeo unayotaka.

04 ya 09

Miamba ni Kumbukumbu

Kama ilivyoelezwa, safu ya data, katika database inajulikana kama rekodi. Wakati wa kuingia rekodi kushika miongozo hii katika akili:

• Acha safu zisizo na tupu kwenye meza zimeundwa, hata kati ya vichwa na safu ya kwanza ya data.
• Rekodi inaweza kuwa na data kuhusu bidhaa moja pekee.
• Rekodi inapaswa pia kuwa na data zote katika daraka kuhusu bidhaa hiyo. Hatuwezi kuwa na habari kuhusu kipengee katika mstari zaidi ya moja.
  

05 ya 09

Nguzo ni Fields

Wakati safu katika database ya Excel inajulikana kama rekodi, nguzo zinajulikana kama mashamba . Kila safu inahitaji kichwa cha kutambua data iliyo na. Vichwa hivi huitwa majina ya shamba.

• Majina ya shamba hutumiwa kuhakikisha kuwa data ya kila rekodi imeingia katika mlolongo huo.
• Hakikisha kwamba data zote katika safu zimeingia kwa kutumia muundo sawa. Ikiwa unapoanza kuingia namba kama tarakimu (kama 10 au 20) ziendelee. Usibadili sehemu ya njia na kuanza kuingia namba kama maneno (kama kumi au ishirini). Kuwa thabiti.
• Acha safu zilizopo tupu kwenye meza.

06 ya 09

Kujenga Orodha

Mara data imeingia kwenye meza, inaweza kubadilishwa kwenye orodha . Kufanya hivyo:

1. Eleza seli A3 hadi E13 katika karatasi.
2. Bofya kwenye Data> Orodha> Unda Orodha kutoka kwenye menyu ili ufungue Sanduku la Kuweka Orodha ya Orodha .
3. Wakati sanduku la mazungumzo limefunguliwa, seli A3 hadi E13 kwenye karatasi lazima zikizungukwa na mchanga wa kuandamana.
4. Ikiwa mchanga wa maandamano unazunguka safu nyingi za seli, bofya Ok kwenye sanduku la Kuunda Orodha ya Orodha .
5. Ikiwa mchanga wa maandamano haukuzunguka seli sahihi za seli, onyesha uwiano sahihi kwenye karatasi na kisha bonyeza Ok katika Boti ya Maandishi ya Orodha .
6. Jedwali linapaswa kuzunguka na mpaka wa giza na kuacha mishale iliyoongezwa karibu na kila jina la shamba.

07 ya 09

Kutumia Vifaa vya Hifadhi

Mara baada ya kuunda database, unaweza kutumia zana ziko chini ya mishale ya kushuka chini ya kila jina la shamba ili kupangilia au kuchuja data yako.

Unda Data

1. Bofya kwenye mshale wa kushuka chini ya jina la Jina la Mwisho .
2. Bonyeza Chaguo cha Kuinua cha Kupanga kuchagua orodha ya alfabeti kutoka kwa A hadi Z.
3. Mara baada ya kutayarishwa, Graham J. anapaswa kuwa rekodi ya kwanza katika meza na Wilson R. anapaswa awe wa mwisho.

Kuchunguza Takwimu

1. Bofya kwenye mshale wa kushuka chini ya jina la shamba la Programu .
2. Bonyeza chaguo la Biashara kuchuja wanafunzi wowote, si katika programu ya biashara.
3. Bofya OK.
4. Wanafunzi wawili tu - G. Thompson na F. Smith wanapaswa kuonekana kwa kuwa ndio wawili waliojiandikisha katika mpango wa biashara.
5. Ili kuonyesha rekodi zote, bonyeza mshale wa kushuka chini ya jina la shamba la Programu .
6. Bofya kwenye chaguo zote .
   

08 ya 09

Kupanua Database

Ili kuongeza rekodi za ziada kwenye database yako:

• Mstari usio wazi unaojumuisha (seli A14 hadi E14) huongezwa chini ya daraka wakati umeundwa.
• Data ya ziada inaweza kuongezwa kwenye darasani kwa kutumia mstari huu usio wazi.
• Ongeza data zifuatazo:
  
  Kiini - Takwimu
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Sayansi

09 ya 09

Kukamilisha Utafishaji Database

Kumbuka : Hatua hii inahusisha kutumia icons zilizopo kwenye chombo cha uboreshaji , ambacho kinapatikana kwenye skrini ya Excel 2003. Ikiwa haipo, soma jinsi ya kupata toolbar za Excel ili kukusaidia kuipata.

1. Eleza seli A1 hadi E1 katika karatasi.
2. Bofya kwenye ishara ya Kuunganisha na ya Kituo kwenye Bilaya ya Uboreshaji ili upewe kichwa.
3. Kwa seli za A1 hadi E1 bado zimechaguliwa, bofya kwenye Rangi ya Rangi ya Kujaza kwenye Barabara ya Kuboresha (inaonekana kama rangi inaweza) kufungua orodha ya chini ya rangi ya chini.
4. Chagua Kijani cha Bahari kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya asili ya seli A1 - E1 hadi kijani giza.
5. Bonyeza kwenye Rangi ya Rangi ya Rangi kwenye Barabara ya Kuboresha (ni barua kubwa "A") ili kufungua orodha ya rangi ya font.
6. Chagua Nyeupe kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya maandiko kwenye seli A1 - E1 kwa nyeupe.
7. Eleza seli A2 - E2 katika karatasi.
8. Bonyeza kwenye Rangi ya Rangi ya Kujaza kwenye Barabara ya Kuboresha ili kufungua orodha ya chini ya rangi ya nyuma.
9. Chagua Nuru ya kijani kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya nyuma ya seli A2 - E2 kwa kijani.
10. Eleza seli A3 - E14 kwenye karatasi.
11. Chagua Format> AutoFormat kutoka menyu kufungua sanduku la dialog AutoFormat .
12. Chagua Orodha ya 2 kutoka kwenye orodha ya chaguzi ili kuunda seli A3 - E14.
13. Eleza seli A3 - E14 kwenye karatasi.
14. Bofya kwenye chaguo la Kituo cha Uboreshaji wa Toolbar ili uingie kati ya maandiko kwenye seli A3 hadi E14.
15. Kwa hatua hii, ikiwa umefuata hatua zote za mafunzo haya kwa usahihi, lahajedwali lako linafaa kufanana na lahajedwali iliyoonyeshwa katika Hatua ya 1 ya mafunzo haya.