Jinsi ya Kujenga Database katika Excel

Fuatilia mawasiliano, makusanyo, na data zingine na database ya Excel

Wakati mwingine, tunahitaji kuweka wimbo wa habari na mahali pazuri kwa hili ni katika faili ya database ya Excel. Ikiwa ni orodha ya binafsi ya namba za simu, orodha ya kuwasiliana kwa wanachama wa shirika au timu, au mkusanyiko wa sarafu, kadi, au vitabu, faili ya database ya Excel inafanya iwe rahisi kuingia, kuhifadhi na kupata taarifa maalum.

Microsoft Excel imejenga zana ili kukusaidia kuweka wimbo wa data na kupata taarifa maalum wakati unavyotaka. Pia, pamoja na mamia yake ya nguzo na safu za maelfu, saha ya Excel inaweza kushikilia kiasi kikubwa cha data .

Kuingia Data

Fomu ya msingi ya kuhifadhi data katika database ya Excel ni meza.

Mara baada ya meza kuundwa, zana za data za Excel zinaweza kutumiwa kutafuta, kutayarisha, na kumbukumbu za kumbukumbu katika database ili kupata taarifa maalum.

Ili kufuata pamoja na mafunzo haya, ingiza data kama inavyoonekana kwenye picha hapo juu.

Ingiza haraka ID ya Mwanafunzi:

1. Weka ID za kwanza mbili - ST348-245 na ST348-246 kwenye seli A5 na A6, kwa mtiririko huo.
2. Eleza vitambulisho viwili vya kuchagua.
3. Bonyeza kwenye jitihada ya kujaza na jurudishe kwenye kiini A13 .
4. Wengine wa Kitambulisho cha Wanafunzi wanapaswa kuingizwa katika seli A6 hadi A13 kwa usahihi.

Kuingia Data kwa usahihi

Wakati wa kuingia data, ni muhimu kuhakikisha kuwa imeingia kwa usahihi. Nyingine zaidi ya mstari wa 2 kati ya kichwa cha sahajedwali na vichwa vya safu, usiondoke safu nyingine yoyote tupu wakati uingie data yako. Pia, hakikisha kwamba hunaacha seli yoyote tupu.

Hitilafu za data , zinazosababishwa na kuingia data isiyo sahihi, ni chanzo cha matatizo mengi kuhusiana na usimamizi wa data. Ikiwa data imeingia kwa usahihi mwanzoni, programu inawezekana kukupa matokeo unayotaka.

Miamba ni Kumbukumbu

Kila mstari wa data ya kila mtu, katika database inajulikana kama rekodi . Wakati wa kuingia rekodi kushika miongozo hii katika akili:

• Acha safu zisizo na tupu kwenye meza zimeundwa. Hii inajumuisha NOT kuacha mstari tupu kati ya vichwa vya safu na safu ya kwanza ya data.
• Rekodi inaweza kuwa na data kuhusu bidhaa moja pekee.
• Rekodi inapaswa pia kuwa na data zote katika daraka kuhusu bidhaa hiyo. Hatuwezi kuwa na habari kuhusu kipengee katika mstari zaidi ya moja.

Nguzo ni Fields

Wakati safu katika database ya Excel inajulikana kama rekodi, nguzo zinajulikana kama mashamba . Kila safu inahitaji kichwa cha kutambua data iliyo na. Vichwa hivi huitwa majina ya shamba.

• Majina ya shamba hutumiwa kuhakikisha kuwa data ya kila rekodi imeingia katika mlolongo huo.
• Hakikisha kwamba data zote katika safu zimeingia kwa kutumia muundo sawa. Ikiwa unapoanza kuingia namba kama tarakimu (kama 10 au 20) ziendelee. Usibadili sehemu ya njia na kuanza kuingia namba kama maneno (kama kumi au ishirini). Kuwa thabiti.
• Usiondoke nguzo tupu kwenye meza.

Kujenga Jedwali

Mara data imeingia, inaweza kubadilishwa kuwa meza . Kufanya hivyo:

1. Eleza seli A3 hadi E13 katika karatasi.
2. Bofya kwenye kichupo cha Nyumbani .
3. Bofya kwenye Format kama Jedwali chaguo kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka.
4. Chagua chaguo la Jedwali la Bluu la Medium 9 ili kufungua Jalada kama Jedwali la Jedwali .
5. Wakati sanduku la mazungumzo limefunguliwa, seli A3 hadi E13 kwenye karatasi lazima zikizungukwa na mchanga wa kuandamana.
6. Ikiwa mchanga wa maandamano unazunguka safu ya seli sahihi, bofya Ok katika Format kama Sanduku la maandishi ya Jedwali .
7. Ikiwa mchanga wa maandamano haukuzunguka seli sahihi za seli, onyesha uwiano sahihi kwenye karatasi na kisha bonyeza Ok katika Format kama sanduku dialog dialog.
8. Jedwali linapaswa kuwa na mishale ya kushuka chini ya kila jina la shamba na mistari ya meza inapaswa kupangiliwa kwa kubadilisha mwanga wa bluu na giza.

Kutumia Vifaa vya Hifadhi

Mara baada ya kuunda database, unaweza kutumia zana ziko chini ya mishale ya kushuka chini ya kila jina la shamba ili kupangilia au kuchuja data yako.

Unda Data

1. Bofya kwenye mshale wa kushuka chini ya jina la Jina la Mwisho .
2. Bonyeza chaguo la aina ya A hadi Z ili uangalie orodha ya kialfabeti.
3. Mara baada ya kutayarishwa, Graham J. anapaswa kuwa rekodi ya kwanza katika meza na Wilson. R lazima iwe ya mwisho.

Kuchunguza Takwimu

1. Bofya kwenye mshale wa kushuka chini ya jina la shamba la Programu .
2. Bofya bofya ya kichapo karibu na Chaguo Chagua Cha zote kufuta lebo zote za hundi.
3. Bonyeza kwenye sanduku la ufuatiliaji karibu na Chaguo la Biashara ili kuongeza alama ya sanduku.
4. Bofya OK .
5. Wanafunzi wawili tu - G. Thompson na F. Smith wanapaswa kuonekana kwa kuwa ndio wawili waliojiandikisha katika mpango wa biashara.
6. Ili kuonyesha rekodi zote, bofya mshale wa kushuka chini ya jina la shamba la Programu .
7. Bonyeza kwenye Futa iliyo wazi kutoka chaguo "Programu" .

Kupanua Database

Ili kuongeza rekodi za ziada kwenye database yako:

• Weka pointer yako ya mouse juu ya kipande kidogo kwenye kona ya chini ya mkono wa kulia wa meza.
• Pointer ya panya itabadilika kuwa mshale unaoongozwa na mbili.
• Iwapo hii itatokea, bofya na ushikilie kitufe cha haki cha panya na gonga pointer chini ili kuongeza safu tupu kwenye chini ya databana.
• Ongeza data zifuatazo kwenye mstari huu mpya:
  Kiini - Takwimu
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Sayansi

Kukamilisha Utafishaji Database

1. Eleza seli A1 hadi E1 katika karatasi.
2. Bofya kwenye kichupo cha Nyumbani .
3. Bonyeza chaguo la Kuunganisha na Kituo cha Ribbon ili upee kichwa.
4. Bofya kwenye Rangi ya Kujaza (inaonekana kama rangi inaweza) juu ya Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka kwa rangi.
5. Chagua Bluu, Upeo 1 kutoka kwenye orodha ili ubadili rangi ya background katika seli A1 - E1 hadi bluu giza.
6. Bonyeza kwenye Rangi ya Rangi ya Rangi kwenye kipangilio cha toolbar (ni barua kubwa "A") ili kufungua orodha ya rangi ya font.
7. Chagua Nyeupe kutoka kwenye orodha ili kubadilisha rangi ya maandiko kwenye seli A1 - E1 kwa nyeupe.
8. Eleza seli A2 - E2 katika karatasi.
9. Bofya kwenye Rangi ya Kujaza kwenye Ribbon ili kufungua orodha ya kushuka kwa rangi.
10. Chagua Bluu, Alama ya 1, Nyembamba 80 kutoka kwenye orodha ya kubadilisha rangi ya background katika seli A2 - E2 ili kuwa na bluu.
11. Eleza seli A4 - E14 katika karatasi.
12. Bofya kwenye chaguo la Kituo kwenye Ribbon ili uingie kati ya maandiko kwenye seli A14 hadi E14.
13. Kwa hatua hii, ikiwa umefuata hatua zote za mafunzo haya kwa usahihi, lahajedwali lako linafaa kufanana na lahajedwali iliyoonyeshwa katika Hatua ya 1 ya mafunzo haya.

Kazi za msingi

Syntax : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Ambapo D kazi ni moja ya yafuatayo:

• MAFUNZO
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Weka : Hifadhi

Kazi za msingi za data zinafaa sana wakati Google Majedwali inatumiwa kudumisha data, kama database. Kazi ya kila database, Dfunction , inachukua kazi inayohusiana kwenye sehemu ndogo ya seli inayoonekana kama meza ya database. Kazi za msingi huchukua hoja tatu:

• Database_arr ni safu, safu iliyoingizwa au safu inayozalishwa kwa kujieleza safu ambayo imeundwa ili kila safu baada ya Row 1 ni rekodi ya kumbukumbu, na kila safu ni uwanja wa database. Row 1 ina maandiko kwa kila shamba.
• Field_str | nambari inaonyesha kuwa safu (shamba) ina maadili ya kiwango gani. Hii inaweza kuelezwa kama jina la shamba (safu ya maandiko) au namba ya safu, ambapo safu ya kushoto ya wengi itawakilishwa kama 1.
• Criteria_arr ni safu, safu zilizoingizwa au safu zinazozalishwa kwa kujieleza safu ambayo imeundwa kama mstari wa kwanza una jina la shamba ambalo kigezo (vigezo) kitatumika, na safu zifuatazo zina mtihani wa masharti (s) .

Mstari wa kwanza katika Vigezo hufafanua majina ya shamba. Mstari mwingine katika Vigezo inawakilisha chujio, ambayo ni seti ya vikwazo kwenye mashamba husika. Vikwazo vinaelezwa kwa kutumia ufuatiliaji wa Maombi-na-Mfano, na inaweza kujumuisha thamani ya kufanana au operator kulinganishwa ikifuatiwa na thamani ya kulinganisha. Mifano ya vikwazo ni: "Chokoleti", "42", "> = = 42", "<> 42". Kiini tupu haimaanishi kizuizi kwenye shamba sambamba.

Hifadhi inafanana na mstari wa safu kama vikwazo vyote vya chujio (vikwazo kwenye safu ya kichujio) vimekutana. Mstari wa kumbukumbu (rekodi) inakidhi Vigezo kama na tu ikiwa angalau filter moja inafanana nayo. Jina la shamba linaweza kuonekana zaidi ya mara moja katika upeo wa vigezo kuruhusu vikwazo vingi vinavyotumika wakati huo huo (kwa mfano, joto> = 65 na joto <= 82).

DGET ni kazi pekee ya database ambayo haina jumla ya maadili. DGET inarudi thamani ya shamba iliyotajwa katika hoja ya pili (sawa na VLOOKUP) tu wakati tu kumbukumbu moja inavyofanana Makala; vinginevyo, inarudi hitilafu inayoonyesha mechi au mechi nyingi