Jinsi ya Kushiriki Usalama Files na Watu
SharePoint Online, huduma ya wingu inayotokana na Microsoft, ni sehemu ya mpango wa Ofisi 365, au inaweza kupatikana kama kuongeza kwenye SharePoint Server. Nia kuu katika huduma mpya na za kuboreshwa za SharePoint Online ni kuboresha maingiliano maingiliano mtandaoni na ili iwe rahisi na salama zaidi kwa kugawana nyaraka kwenda.
Ikiwa tayari ni mtumiaji wa SharePoint Online, unaweza kutarajia huduma zilizoboreshwa. SharePoint Online sasa inajumuisha matumizi kwenye simu za mkononi na vidonge na uzoefu wa kijamii usio na utulivu. Pia ni pamoja na katika Ofisi 365 ni OneDrive ya Biashara, toleo la kitaaluma la OneDrive kwa kuhifadhi kumbukumbu katika wingu ambayo inakuwezesha kusawazisha na faili zilizohifadhiwa kwenye kompyuta yako au seva ya kampuni.
Kuandaa Ruhusa na Watumiaji Vikundi
Ruhusa za kugawana nyaraka katika SharePoint Online zinafaa kufanywa kulingana na upatikanaji wa mtumiaji unayotaka. Viwango vya vibali kwa SharePoint Online ni pamoja na:
- Wageni - angalia hati katika kivinjari
- Wanachama - hariri au kuchangia nyaraka
- Wamiliki - uwe na idhini kamili ya udhibiti wa tovuti ya SharePoint Online
Kwa wageni kupakua nyaraka, ruhusa lazima zijumuishe upatikanaji wa "kusoma".
Majina mapya ya kikundi yanaweza kuundwa ili kuanzisha ushirikiano maalum wa kikundi au ushiriki . "Waumbaji wa tovuti," "waandishi," na "Wateja," ni mifano.
Kushiriki Nyaraka Nje ya Shirika lako
Watumiaji wa nje ni wauzaji wa kawaida, washauri, na wateja unataka kushiriki hati pamoja mara kwa mara.
Washirikisho wa Washiriki ambao wana ruhusa kamili ya udhibiti wanaweza kushiriki hati na watumiaji wa nje. Watumiaji wa nje wanaweza kuongezwa kwa Wageni au Watumiaji wa vikundi vya Watumiaji ili kudhibiti vizuri vibali vya kushirikiana hati.
- Shiriki viungo vya wageni. Kiungo cha wageni kinaweza kugawanywa kupitia barua pepe ili uone nyaraka kutoka kwa maktaba ya hati ya SharePoint Online. Ili kupunguza hatari ambazo nyaraka zitashirikiwa na mtu mwingine yeyote, unaweza kuhitaji watumiaji wa nje kuingia. Hatua hii inahitaji kuanzisha watu katika Wageni (au watumiaji wasio na ruhusa na upatikanaji wa kusoma) kikundi ili kuhakikisha viungo vya wageni haviwezi kuwa ilifunguliwa na watumiaji wasiojulikana.
- Shiriki na wanachama. Ikiwa watumiaji wako wa nje wana usajili wa Ofisi ya 365 au wanachama wa tovuti yako, unaweza kuwahitaji kuingia kabla ya kupata nyaraka zilizoshirikiwa. Hatua hii inadhani umewaongeza kwenye kundi la vibali vya Mwanachama. Watumiaji wa nje bila Microsoft Office wanaweza kupakua faili, kwa muda tu wanapokuwa wame kusoma upatikanaji.
- Shiriki kiungo cha umma kutoka kwa OneDrive kwa Biashara. OneDrive ni eneo la hifadhi ya kumbukumbu ambalo liliwekwa katika Ofisi ya 365 ikiwa huduma yako imeboreshwa. OneDrive hutumiwa vizuri kushiriki faili na watumiaji wa nje wa nje tofauti na maktaba ya hati ya SharePoint Online. OneDrive inaweza kufikiriwa kama toleo la mwisho la hati kwa ajili ya kutazama-kutuma umma kama kiungo kutoka kwenye tovuti au blog, kwa mfano. Maktaba yako ya hati ya SharePoint Online yanaweza kuwa chanzo, hivyo fanya nakala ya OneDrive ili kukusaidia kutofautisha maeneo mawili, ikiwa ungependa kutumia OneDrive kwa njia hii.
- Kushiriki nyaraka ndani ya shirika lako. Watumiaji wa ndani ni watu ndani ya shirika lako au idara nyingine. Kwa kawaida unashiriki nyaraka tofauti, kutegemea kama unafanya kazi na ushirikiana katika kikundi au unachapa nyaraka kwenye intranet kwa wengine ili kuona hali ya sasa ya ujuzi au toleo la hati.
- Shiriki na wanachama. Kutumia Ofisi 365 na SharePoint Online hutoa upatikanaji wa Programu za Wavuti za Mtandao, huduma ya kivinjari ya msingi ya kivinjari ambayo unaweza kutumia ili kuunda, hariri, na kushiriki hati kwenye mtandao. Watumiaji na Ofisi ya Microsoft wanaweza kusawazisha faili kutoka kwenye kompyuta zao na faili zilizohifadhiwa katika SharePoint Online ili kushiriki na wanachama. Pia, watumiaji wenye Microsoft Office wanaweza kusawazisha faili na folda kutoka kwa SharePoint Online kwenye kompyuta au kifaa cha mkononi ili kazi nje ya mtandao.
- Shiriki na wasiokuwa na wasiokuwa. Kudai si kila mtu katika shirika lako ana usajili wa Ofisi 365, nyaraka zinaweza kugawanywa kulingana na kikundi cha ruhusa. Kwa mfano, wasiokuwa wajumbe kama vile timu za utendaji katika shirika lako zinaweza kuhitajika kuzingatiwa kwenye maktaba ya hati ya uuzaji ambapo upepo wa soko au uzoefu wa wateja hukamatwa kwenye shamba.
- Shiriki kutoka kwa OneDrive. Unaweza kushiriki faili na watumiaji wa ndani kutoka kwa OneDrive. Unaweza kutumia OneDrive kama eneo la staging kabla ya kuhamisha nyaraka kwenye maktaba ya hati ya SharePoint Online.