Kipengele cha kuunganisha Mail ya Microsoft kinakuwezesha kutuma waraka huo na mabadiliko kidogo kwa idadi kubwa ya wapokeaji. Neno "kuunganisha" linatokana na ukweli kwamba hati moja (barua, kwa mfano) imeunganishwa na hati ya chanzo cha data , kama sahajedwali .
Kipengele cha ushirikiano wa barua pepe kinatumika kimya na data kutoka kwa Excel. Wakati Neno pia inakuwezesha kuunda chanzo chake cha data, chaguzi za kutumia data hii ni mdogo. Zaidi ya hayo, ikiwa tayari una data yako kwenye lahajedwali, haifai akili ya kurejesha maelezo yote katika chanzo cha data ya Neno.
Kuandaa Data yako kwa Kuunganisha Barua
Kinadharia, unaweza kutumia karatasi yoyote ya Excel katika kazi ya kuunganisha ujumbe wa neno bila maandalizi yoyote maalum. Hata hivyo, inashauriwa kuchukua muda wa kuandaa karatasi yako ya kazi ili kuboresha mchakato wa kuunganisha barua .
Hapa kuna miongozo machache ya kuchunguza ambayo itasaidia kufanya mchakato wa kuunganisha barua kufanye vizuri zaidi.
Panga data zako za kijedwali
Kwa hatari ya kusema wazi, data yako inapaswa kupangwa vizuri katika safu na safu. Fikiria kila mstari kama rekodi moja na kila safu kama shamba utaenda kuingiza kwenye hati yako. (Angalia mafunzo ya Excel data-entry kama unahitaji refresher.)
Unda Row Header
Unda safu ya kichwa kwa karatasi unayotaka kutumia kwa kuunganisha barua. Mstari wa kichwa ni safu iliyo na salama zinazoonyesha data katika seli zilizo chini. Excel inaweza kuwa mbaya wakati mwingine kuhusu kutofautisha kati ya data na maandiko, hivyo fanya haya wazi kwa kutumia maandiko ya ujasiri, mipaka ya seli na kivuli cha seli ambacho ni cha pekee kwa safu ya kichwa. Hii itahakikisha kuwa Excel inatofautisha kutoka kwenye data yako yote.
Baadaye unapounganisha data na hati kuu, maandiko itaonekana kama majina ya mashamba ya kuunganisha, kwa hiyo hakutakuwa na machafuko kuhusu data uliyoingiza kwenye hati yako. Zaidi ya hayo, ni mazoea mazuri ya lebo ya nguzo zako, kwa vile inasaidia kuzuia kosa la mtumiaji.
Weka Data Yote kwenye Karatasi moja
Data unayotaka kutumia kwa kuunganisha barua lazima iwe kwenye karatasi moja. Ikiwa imeenea kwenye karatasi nyingi, utahitaji kuchanganya karatasi au kufanya maunganisho mengi ya barua pepe. Pia, hakikisha karatasi zimeitwa wazi , kama unahitaji kuwa na uwezo wa kuchagua karatasi unayotaka kutumia bila kutazama.
Kuunganisha Chanzo cha Data katika Kuunganisha Barua
Hatua inayofuata katika mchakato wa kuunganisha barua ni kuhusisha sahajedwali lako la Excel tayari na hati yako ya Neno.
- Kwenye chombo cha Maunganisho ya Barua pepe, bofya kitufe cha Chanzo cha Data cha Ufunguzi .
- Katika sanduku la Chagua cha Chanzo cha Chanzo, tembelea kupitia folda mpaka utapata kitabu chako cha Excel. Ikiwa huwezi kupata faili yako ya Excel, hakikisha "Vyanzo vyote vya data" huchaguliwa katika orodha ya kushuka kwa jina iliyoitwa "Files ya aina."
- Bofya mara mbili kwenye faili yako ya chanzo cha Excel, au chagua na bofya Fungua .
- Katika sanduku la Jedwali la Chagua chagua, chagua karatasi ya Excel iliyo na data unayotaka kuunganisha na hati yako.
- Hakikisha sanduku la kichapisho kando ya "Safu ya kwanza ya data ina vichwa vya safu" inatibiwa.
- Bofya OK .
Kwa sasa kwamba chanzo cha data kilihusishwa na hati kuu, unaweza kuanza kuingia maandishi na / au kuhariri hati yako ya Neno. Huwezi, hata hivyo, kufanya mabadiliko kwenye chanzo chako cha data katika Excel; ikiwa unahitaji kufanya mabadiliko kwenye data, lazima ufunge hati kuu katika Neno kabla ya kufungua chanzo cha data katika Excel.
Kuingiza mashamba ya kuunganisha kwenye hati yako ni rahisi kwa kufuata hatua hizi:
- Bonyeza kifungo cha Kuunganisha Field Field kwenye kifaa cha kuunganisha barua. Sanduku la Mazungumzo ya Kuunganisha Field itaonekana.
- Eleza jina la shamba ambalo unataka kuingiza kutoka kwenye orodha na bonyeza Ingiza .
- Sanduku litaendelea kufungua, kukuwezesha kuingiza mashamba zaidi. Ikiwa utaingiza shamba zaidi ya mfululizo, Neno halitaongeza kiotomatiki nafasi kati ya mashamba katika hati yako; lazima kufanya hivyo mwenyewe baada ya kufungwa sanduku la mazungumzo. Katika hati yako utaona jina la shamba likizungukwa na mishale miwili.
- Unapofanya, bofya Funga .
Kuingiza Vitalu vya Anwani na Salamu-Tumia kwa Uangalifu
Microsoft hivi karibuni iliongeza kipengele cha kuunganisha barua ambacho kinakuwezesha kuingiza vitalu vya anwani na mistari ya salamu. Kwa kubonyeza kifungo husika kwenye barani ya vifungo, Neno litakuwezesha kuingiza mashamba kadhaa mara moja, kupangwa kwa tofauti tofauti.
Hifadhi ya anwani ya kuingiza anwani ni moja upande wa kushoto; mstari wa salamu ya kuingiza iko upande wa kulia.
Zaidi ya hayo, unapobofya kwenye kifungo chochote, Neno linaonyesha sanduku la mazungumzo ambalo linakupa chaguo fulani juu ya maeneo ambayo ungependa kuingizwa, jinsi ungependa wapate kupangwa, ni punctuation gani inayojumuisha na wengine. Wakati hii inaonekana sawa-na ni kama unatumia chanzo cha data kilichoundwa katika Neno-inaweza kuchanganyikiwa ikiwa unatumia karatasi ya Excel.
Kumbuka wakati mapendekezo kuhusu kuongeza mstari wa kichwa kwenye karatasi yako ya kazi kwenye ukurasa wa 1 wa makala hii? Naam, ikiwa umetaja shamba kitu chochote isipokuwa ambacho Neno linatumia kama jina la shamba kwa data sawa, Neno linaweza kufanana na mashamba kwa usahihi.
Nini maana yake ni kama unatumia anwani ya kuingilia anwani au kuingiza vifungo vya mstari wa salamu , data inaweza kuonekana kwa utaratibu tofauti kuliko unayofafanua-kwa sababu kwa sababu maandiko hayafanani. Kwa bahati nzuri, Microsoft ilitarajia hii na imejengwa katika Kipengele cha Mechi ya Mechi ambayo inaruhusu kufanana na majina yako ya shamba kwa wale ambao neno linatumia katika vitalu.
Kutumia Fields Match kwa Ramani sahihi Ramani Labels
Ili kufanana na mashamba, fuata hatua hizi:
- Bofya kwenye kifungo cha Mechi ya Mechi kwenye barani ya vifungo.
- Katika sanduku la Mazingira ya Mechi, utaona orodha ya majina ya shamba ya Neno upande wa kushoto. Kwenye upande wa kulia wa sanduku, utaona safu ya masanduku ya kuacha. Jina katika kila sanduku la dropdown ni shamba ambalo Neno linatumia kwa kila shamba husika katika kizuizi cha Anwani au kuzuia mstari wa mstari. Kufanya mabadiliko yoyote, chagua tu jina la shamba kutoka sanduku la kushuka.
- Mara baada ya kufanywa kufanya mabadiliko, bofya OK .
Unaweza pia kuleta sanduku la Majadiliano ya Mechi kwa kubofya kifungo cha Mechi ya Mechi chini ya kizuizi cha Anwani ya Insert au Sanduku la Mazungumzo ya Siri, ambazo zote zinaonekana wakati wa bonyeza kifungo cha baraka.
Inaangalia Nyaraka za Kuunganisha Nyaraka
Kabla ya kuendelea na kuchunguza na kuchapisha nyaraka zako zilizounganishwa, mwandishi juu ya kupangilia: Wakati wa kuingiza mashamba katika hati, Neno halishiki juu ya muundo wa data kutoka chanzo cha data.
Inatumia muundo wa Maalum kutoka kwa Spreadsheet ya Chanzo
Ikiwa unataka kutumia muundo maalum kama vile italiki, ujasiri au kusisitiza, lazima ufanye hivyo kwa Neno. Ikiwa unatazama waraka na mashamba, unapaswa kuchagua mishale miwili pande zote mbili za shamba ambalo unataka kutumia utayarishaji. Ikiwa unatazama data zilizounganishwa kwenye waraka, onyesha tu maandiko unayotaka kubadili.
Kumbuka kwamba mabadiliko yoyote yatachukua katika nyaraka zote zilizounganishwa, sio tu mtu binafsi.
Kuangalia Nyaraka zilizounganishwa
Kuangalia nyaraka zako zilizounganishwa, bofya kitufe cha Takwimu kilichounganishwa kwenye barani ya zana ya Kuunganisha Mail. Kitufe hiki kinafanya kazi kama kubadili, hivyo kama unataka kurudi ili uone mashamba tu na sio data waliyo nayo, bonyeza tena.
Unaweza kwenda kupitia nyaraka zilizounganishwa kwa kutumia vifungo vya navigational kwenye safu ya uunganishaji wa Barua pepe. Wao ni, kutoka kushoto kwenda kulia: Rekodi ya kwanza , Rekodi ya awali , Kwenda Kurekodi , Rekodi ya Mwisho , Rekodi ya Mwisho .
Kabla ya kuunganisha nyaraka zako, unapaswa kuhakikishia yote, au kwa kadri unaweza kuhakikisha kwamba kila kitu kilijiunganishwa kwa usahihi. Jihadharini hasa na mambo kama pembejeo na nafasi karibu na data iliyounganishwa.
Kumaliza Hati Yako ya Kuunganisha Barua
Unapokuwa tayari kuunganisha hati zako, una uchaguzi mawili.
Unganisha kwa Printer
Ya kwanza ni kuunganisha na printer. Ikiwa unachagua chaguo hili, nyaraka zitatumwa kwa printer bila mabadiliko yoyote. Unaweza kuunganisha kwa printer kwa kubonyeza Kuunganisha kwenye kifungo cha chombo cha vifungo.
Unganisha katika Hati mpya
Ikiwa unahitaji kubinafsisha baadhi ya nyaraka au nyaraka zote (ingawa, ungekuwa mwenye hekima kuongeza shamba la kumbuka kwenye chanzo cha data kwa maelezo ya kibinafsi), au kufanya mabadiliko mengine kabla ya kuchapisha, unaweza kuunganisha kwenye hati mpya; ikiwa ungeunganisha waraka mpya, barua ya kuunganisha hati kuu na chanzo cha data zitabaki intact, lakini utakuwa na faili ya pili iliyo na nyaraka zilizounganishwa.
Ili kufanya hivyo, bofya tu kitufe cha Kuunganisha kwenye kifungo cha nyaraka cha Nyaraka Mpya .
Njia yoyote unayochagua, utawasilishwa na sanduku la mazungumzo ambalo unaweza kueleza Neno kuunganisha rekodi zote, rekodi ya sasa, au rekodi mbalimbali.
Bonyeza kifungo cha chaguo karibu na chaguo unayotaka na kisha bofya OK .
Ikiwa unataka kuunganisha aina nyingi, utahitajika kuweka nambari ya mwanzo na idadi ya mwisho ya rekodi unayotaka kuijumuisha kabla ya kubofya OK .
Ikiwa umechagua kuchapisha nyaraka, baada ya sanduku la mazungumzo inakuja, utawasilishwa na sanduku la maandishi ya Print. Unaweza kuingiliana na hayo sawasawa na ungependa kwa hati nyingine yoyote.