Weka nje ya Ofisi ya Auto-Reply katika Outlook

Weka majibu ya likizo ya nje ya ofisi katika Outlook, na mpango utajibu ujumbe wowote wa barua pepe unayopokea unapokuwa mbali.

Kuchukua barua pepe yako na Wewe ni rahisi; Nini ngumu ni kuiacha nyuma

Mahali popote unapoenda, kuchukua barua pepe yako pamoja nawe katika pakiti ndogo, yenye manufaa ni rahisi. Kuondoka nyuma kwenye kompyuta kubwa, yenye nguvu ni ngumu na mara nyingi ni jambo lisilo la kufanya.

Ikiwa unatamani usafi, Outlook hapa kusaidia: wakati unapopata likizo kutoka kwa gharika ya kila siku ya barua pepe, Outlook itajibu kwa moja kwa moja ujumbe unaoingia-kuchukua mzigo kutoka mabega yako, hata baada ya kurudi.

Bila shaka, Outlook haiwezi kuitikia kama mshikamano, yenye ujuzi na ufupi kwa namna unavyoweza kuifanya, lakini itajibu kwa bidii, kuruhusu watumaji kujua kwamba wewe huko nje ya ofisi, labda utakaporudi, na kama wanapaswa kufuata- up kisha (kama bado ni muhimu) au uwaelezee kuwasiliana na wengine kwa maswala wanaohitaji jibu la haraka zaidi.

Weka Kati ya Likizo ya Ofisi ya Auto-Reply katika Outlook kwa Akaunti POP na IMAP

Ili kuanzisha mchezaji binafsi katika Outlook kwa akaunti ya barua pepe ya IMAP au ya POP (kwa Exchange, angalia zaidi chini), kwanza fungua ujumbe uliotumika kwa jibu:

1. Unda ujumbe mpya (bofya Barua pepe mpya ) katika Outlook.
2. Ingiza Mada na ujumbe uliotaka kwa Outlook yako nje ya ofisi ya kujibu majibu.
   • Ikiwezekana na muhimu, fanya ni pamoja na wakati watu wanapowasilisha unatarajia jibu la kibinafsi, au wanapaswa kutarajia jibu hata. Hii inaweza kuwa muda baada ya kurudi.
   • Unaweza pia kuongeza Cc: na Bcc: wapokeaji kupata nakala ya jibu moja kwa moja.
   • Ikiwa unaanzisha Outlook nje ya ofisi auto-reply kuwa kutumwa kwa kukabiliana na barua zote zinazoingia (badala ya ujumbe tu kutoka kwa kuchagua mawasiliano), kuzingatia kuwa kufunua habari nyingi sana kwa uhuru ina hatari .
3. Bonyeza Picha (au FILE ).
4. Chagua Hifadhi Kama kwenye karatasi inayoonekana.
5. Hakikisha Kigezo cha Outlook kilichaguliwa chini ya Hifadhi kama aina:.
6. Kwa hiari, ingiza jina la template chini ya jina la faili: (Outlook imechagua somo la template kwa default).
7. Bonyeza Ila .

Endelea kuunda utawala wa kibinafsi wa kujibu katika Outlook:

1. Bonyeza Picha (au FILE ) katika mtazamo wa Mail wa Outlook.
2. Hakikisha kipengele cha Info kinafunguliwa.
3. Bonyeza Kusimamia Maagizo & Tahadhari chini ya Maelezo ya Akaunti .
4. Hakikisha uko kwenye kichupo cha Maagizo ya E-Mail katika Sheria na Ficha ya dirisha.
5. Sasa hakikisha akaunti ambayo unataka kuunda jibu la likizo ni kuchaguliwa chini ya Kuomba mabadiliko kwenye folda hii :.
   • Unaweza kuwa na sheria inayotumika kwa akaunti zako zote kwa urahisi; angalia chini, hatua ya 21.
6. Bofya Sheria mpya ...
7. Hakikisha Tumia utawala kwenye ujumbe ambao mimi unapochaguliwa umechaguliwa chini ya Mwanzo kutoka kwa utawala usio na tupu .
8. Bofya Next> .
9. Hakikisha Ambapo jina langu liko kwenye Sanduku la kifungo limezingatiwa chini ya Hatua ya 1: Chagua hali (s) .
   • Unaweza kuondoka masanduku yote bila kufungwa na kufanya Outlook nje ya jibu la kujibu majibu ya ofisi kwa barua pepe zote zinazoingia, au unaweza kuangalia Jina langu lipo kwenye Sanduku la To au la Cc ili nijumuishe barua pepe ambazo wewe ni lakini Mpokeaji wa Cc .
10. Bofya Next> .
11. Hakikisha jibu kwa kutumia template maalum ni kuchunguliwa chini ya Hatua ya 1: Chagua hatua (s) .
12. Bofya kwenye template maalum chini ya Hatua ya 2: Badilisha maelezo ya utawala (bofya thamani iliyopigwa chini) .

1. Hakikisha Matukio ya Watumiaji katika Mfumo wa Picha huchaguliwa chini ya Kuangalia Katika:.
2. Eleza template iliyoundwa kabla.
3. Bonyeza Fungua .
4. Sasa bofya Ijayo> .
5. Hakikisha iwapo jibu la moja kwa moja linahakikishwa chini ya Hatua ya 1: Chagua ubaguzi (s) (ikiwa ni lazima) .
6. Bofya Next> .
7. Andika jina la taka kwa chujio chako cha kujibu chini ya Hatua ya 1: Taja jina la sheria hii .
8. Hakikisha Kugeuka sheria hii inafungwa ili kuwezesha mhojiji wa likizo mara moja; unaweza kukataza Kurejea sheria hii , bila shaka, na ushiriki majibu ya auto tu wakati inahitajika.
   • Ili kuwezesha chujio wakati wowote, kufungua Sheria na Tahadhari ya dirisha kama hapo juu na uhakikishe utawala wa mkaguzi wa likizo ni kuangalia kwenye kichupo cha Maagizo ya E-Mail .
9. Kwa hiari, wezesha kuunda sheria hii kwenye akaunti zote .
   • Kumbuka, hata hivyo, filters hizo haziwezi kufanya kazi na aina fulani za akaunti (ambazo Outlook haitaziunda hata kwa sanduku hili limefungwa).
10. Bofya Bonyeza.
11. Bofya OK .

Zima Mfumo wa Kukabiliana na Vikwazo vya Outlook

Ili kuzuia majibu ya nje ya ofisi umeweka (na kuwezeshwa) katika Outlook:

1. Chagua Picha (au FILE ) kwenye mtazamo wako wa Barua pepe ya Outlook.
2. Nenda kwenye kipengele cha Info .
3. Bofya Bonyeza Sheria na Tahadhari (karibu na Kanuni na Tahadhari ).
4. Hakikisha kichupo cha Maagizo ya E-Mail kinachaguliwa .
5. Chagua akaunti ambayo unataka kuzuia mjibuji wa kujitegemea anachaguliwa chini ya Kuomba mabadiliko kwenye folda hii : ( Utahitaji kuzuia majibu ya likizo kwa kila akaunti tofauti.)
6. Hakikisha utawala wa kujibu auto ulioumba ili uwawezesha jibu haliingizwe kwenye orodha ya sheria.
7. Bofya OK .

Mbadala: Mchapishaji wa Mtazamo wa Vacation Outlook

Badala ya kuanzisha sheria katika Outlook kwa manually, unaweza kutumia chombo kama Email Responder (FreeBusy) au Auto Reply Meneja. Vifaa hivi kawaida pia ni smart juu ya kutuma tu muhimu nje ya ofisi auto-majibu.

Je, utazingatia kuwa Outlook yenyewe itatuma tu jibu la kujibu kwa anwani kila mara kwa kila kikao; jibu la pili la auto inaweza kutumwa tu baada ya Outlook imefungwa na kufunguliwa tena. Pia, Outlook haitamjibu moja kwa moja mtumaji na ujumbe tofauti mbili.

Weka Kati ya Likizo ya Ofisi Auto-Reply katika Outlook kwa Akaunti ya Exchange

Ikiwa unatumia Outlook na akaunti ya Exchange, unaweza kuanzisha nje ya jibu la majibu moja kwa moja kwenye seva:

1. Bonyeza FILE katika dirisha kuu la Outlook.
2. Fungua kiwanja cha Info .
3. Bonyeza Replies Moja kwa moja .
4. Hakikisha Tuma jibu moja kwa moja ni kuchaguliwa.
5. Ili kuwa na mjibu wa auto-kuanza na kuacha moja kwa moja:
   1. Hakikisha Tu kutuma wakati wa aina hii ya muda: hunakiliwa.
   2. Chagua tarehe na wakati uliotakiwa wa kuanzia mjibu wa auto chini ya Muda wa mwanzo:.
   3. Chagua tarehe na muda uliohitajika wa mwisho wa muda wa mwisho:.
6. Ingiza ujumbe wa majibu yako ya nje ya ofisi chini ya Shirika langu .
   • Barua pepe hii itatumwa kwa watu kwenye kampuni yako.
7. Kutuma majibu ya moja kwa moja kwa watu nje ya kampuni yako pia:
   1. Fungua tab ya Nje ya Shirika langu .
   2. Hakikisha jibu la kujibu kwa watu walio nje ya shirika langu hunatibiwa ikiwa unafaa na hatari za usalama zinazohusika .
   3. Ingiza ujumbe uliotumwa kwa watu nje ya kampuni yako.
8. Bofya OK .

Kudumisha nje ya ofisi hujibu zaidi kwenye kituo cha Exchange (ikiwa ni pamoja na templates zinazohusisha mashamba yaliyounganishwa na Active Directory), unaweza kujaribu Symprex Out-of-Office Manager.

(Kupimwa na Outlook 2013 na Outlook 2016)