Ikiwa unajibu barua pepe, ni lazima iwe wazi kile unachojibu. Ndiyo sababu maandishi ya ujumbe wa awali huchukuliwa kwa jibu. Ni wazi sana, lakini njia bora ya kunukuu maandishi kwenye barua pepe sio.
Kuna busara sana ya kawaida ya kufanya jambo linalofaa. Inakuwezesha kunukuu kama inavyohitajika kwa namna ambayo inaruhusu mpokeaji wa jibu lako kuona hasa unayoyajibu. Ikiwa wateja wote wa barua pepe (au watumiaji wa barua pepe) wanatii, ujumbe mara zote huonekana safi na safi, na ni rahisi kusoma.
Kunukuu kwa njia iliyopendekezwa ni jambo sahihi la kufanya, lakini pia ni kazi ya kupiga maandishi yaliyotajwa na kuifanya kuwa nzuri. Je, hiyo ni muhimu kwa majibu ya haraka na mafupi? Na ukijaribu kutaja kutumia dalili sahihi katika mpango wa barua pepe kama Outlook, utakuwa kukaa saa moja juu ya jibu au kushindwa vibaya (au, pengine, wote wawili).
Njia ya wavivu: Rahisi, bado inafaa na inaonekana vizuri
Kwa bahati nzuri, kuna daima zaidi ya njia moja ya kufanya kitu. Kwa kawaida, chaguo hizi si zote kamili, lakini kuna urahisi zaidi ya njia moja sahihi. Sasa, hapa kuna njia iliyofurahishwa zaidi lakini inayoweza kusoma na kukubalika na inayofaa - na sahihi - ya kujibu barua pepe.
Ili kuchapisha jibu la barua pepe vizuri wakati wa kuwa wavivu:
- Anza ujumbe wako haki juu ya jibu.
- Jumuisha ujumbe wa awali unayojibu chini.
- Hakikisha saini yako iko juu ya maandishi yaliyotajwa.
- Usifanye mabadiliko yoyote kwenye nyenzo zilizotajwa.
- Unaweza, bila shaka, kupunguza muda mrefu na (lazima mara nyingi uondoe) vifungo vya ndani. Badilisha yao kwa "[...]".
- Je, kurudia, kwa maneno machache iwezekanavyo, maswali unayojibu.
- Badala ya "Ndio" tu, jaribu "Uliuliza ikiwa tunataka apula. Ndio, tunafanya." au "Tunataka apples, ndiyo.".
- Hakikisha maandishi yaliyotajwa hayakujazwa, wala kutumia wahusika '>' wala baa za quotation.
- Ukijibu majibu ya jibu, unaweza kuondoa zamani, sasa ujumbe usiohitajika kutoka chini.
Katika wateja wa barua pepe na huduma kama Gmail ambazo zinahifadhiwa kwa uwazi na kujadili majadiliano kwa akili, mtindo huu wa jibu unafanya kazi vizuri sana. Kwa kuwa maandishi yote yaliyotajwa ni mahali pekee, yanaweza kuficha kwa urahisi na bila kuharibu ushikamano wa ujumbe wakati mazingira ya ujumbe wa kati yanaanzishwa kupitia barua pepe za awali.
Weka Mpango wako wa barua pepe kwa Majibu ya Uvivu, Majibu sahihi
Kuwa wavivu baadaye, wewe kwanza unaweza kufanya kazi ya kuanzisha baadhi. Programu nyingi za barua pepe na huduma zinaweza kusanidiwa kwa uvivu lakini kujibu sahihi kwa urahisi, ingawa:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Windows Mail