Je, unahitaji kweli kujibu kwa kila mtu katika ujumbe wa kikundi?
Ikiwa ni vyema kujibu, ni lazima kuwa bora zaidi kujibu kwa wote. Haki?
Sio kila wakati. Ikiwa jibu ni muhimu sana kwa wapokeaji wote, basi "jibu zote" zinapaswa kutumika.
Wengine hujibu matukio yote yanatokana na kupoteza ambako mpokeaji mmoja hajui wao walibofya au wachagua chaguo hilo. Wengi, hata hivyo, ni kwa sababu ya ukweli kwamba mtu hajui wakati wa kutuma jibu ujumbe wote.
Kwa njia yoyote, kwa ujumla huwa hasira kwa watu wengine wanaohusika katika ujumbe wa kikundi. Hii ndiyo sababu ni bora kutumia Jibu kwa Wenye Uangalifu.
Wakati wa Jibu Wote
Tumia kipengele chako cha Jibu kwa Wote kipengele cha barua pepe tu wakati:
- Jibu lako litakuwa muhimu kujua mtumaji wa awali na watu wote katika barua pepe ya awali Kwa: na Cc: mashamba.
Usijibu wote wakati:
- Mtumaji wa awali tu anahitaji kujua jibu lako,
- Maoni yako yatakuwa muhimu kujua kwa mtumaji wa awali na wapokeaji wengine wachache,
- Fanya jibu la kawaida katika kesi hii, halafu ongeza wapokeaji wengine kwa mkono. Unaweza nakala za anwani zao kutoka kwa barua pepe ya awali ikiwa inasaidia.
- Ujumbe wako ni rahisi kama "Shukrani!" au "Mimi pia:"
- Asante matangazo yanaweza kuwa nzuri sana kutuma, lakini usiwatumie kwa mpokeaji mwingine. Mtumaji tu anahitaji kufahamu jinsi unavyohisi kuhusu ujumbe, sio kila mtu mwingine katika kikundi.
Jibu zote zimehifadhiwa kwa matukio maalum tu. Inapaswa kutumika tu ikiwa unahitaji kutuma ujumbe huo kwa kila mpokeaji mmoja katika kikundi. Vinginevyo, kama huna haja ya kufanya hivyo, unapaswa kujibu tu watu wanaohusika, hata kama hiyo inaweza kumaanisha kuwa wewe hujibu tu kwa mtumaji.
Kwa mfano, fikiria kupata barua pepe ukiuliza kama ungependa kuja kwenye chama cha kustaafu mwishoni mwa wiki hii. Kujifanya ilitumwa kwa watu wengine 30 na huulizwa si tu ikiwa unaenda lakini ikiwa unaweza kuleta chakula au msaada kwa njia nyingine.
Sio kawaida katika hali hii kutuma jibu kwa kila mtu na kuelezea kwamba huwezi kwenda kwa sababu unatakiwa kufanya kazi mwishoni mwa wiki hii na kwamba mtoto wako ni mgonjwa hata hivyo, hivyo sio mwishoni mwa wiki nzuri kwako. Maelezo hayo yanafaa kwa mtumaji lakini labda si kwa kila mtu aliyealikwa.
Kuna, hata hivyo, mara ambazo unapaswa kujibu wote na wakati unatarajiwa kujibu kwa wote. Labda inahusisha majadiliano ya kundi kuhusu mradi wa kazi au kitu kingine ambacho kinahusisha moja kwa moja na wapokeaji wengine.
Haijalishi kesi hiyo, unapaswa kuidhani kila wakati kabla ya kutuma barua pepe kwa watu wengine. Ni mbaya zaidi wakati watu wachache wanatuma ujumbe jibu ujumbe mmoja baada ya nyingine, na kupata barua pepe kadhaa katika kipindi cha dakika moja au mbili. Wale sio ngumu tu kufuatilia lakini pia hasira kama huna haja ya kuisoma.