Shirika lingine linakwenda kwa muda mrefu wakati unatafuta faili
Ikiwa unatumia muda mwingi kuangalia faili zako za Microsoft Word kuliko unavyofanya kazi, basi ni wakati wa kutumia faida ya baadhi ya vipengele vya shirika Neno na kutoa kompyuta.
Hifadhi Faili zote za Neno na Vidokezo
Kuhifadhi faili zote za Neno kwa picha ya picha au thumbnail inafanya kuwa rahisi kutambua bila kufungua. Unaweza kuhifadhi nyaraka zote za Nakala kwa picha ya hakikisho au picha kwa kufuata hatua chache tu:
- Fungua Microsoft Word.
- Bofya kwenye Picha kwenye bar ya menyu.
- Chagua Mali chini ya orodha ya kushuka.
- Bofya tab ya Muhtasari .
- Weka alama ya ufuatiliaji karibu na Hifadhi picha ya hakikisho na waraka huu au Weka Vidokezo vya Nyaraka Zote za Neno (kulingana na toleo lako la Neno).
- Bofya OK .
Sasisha Mali za Hati za Neno
Ikiwa unafanya kazi kwa kiasi kikubwa cha nyaraka za Neno ambazo zina majina na maeneo sawa, utahitajika kutumia faida ya kipengele cha hati ya neno. Rudi kwenye Faili > Malipo > Muhtasari na uongeze maoni, maneno, jamii, kichwa au maelezo ya somo-kitu chochote kitakachokusaidia kutofautisha faili. Iwapo inakuja wakati wa kufanya utafutaji, Neno linaweza kupata kile unachohitaji.
Kufanya Folders kwenye Kompyuta yako na Uitumie
Weka folda moja kwa nyaraka zako za Neno zote zinazoendelea na uita jina ambalo hutahau kama "MyWordDocs." Weka kwa folda na majina yenye maana kwako na uyatumie. Ikiwa una jukumu la kuzalisha maelezo ya mkutano wa kila wiki, kwa mfano, fanya folda kwa maelezo hayo na ujumuishe folda za ziada ndani yake kwa miezi au miaka.
Ikiwa una miaka ya nyaraka za Neno zilizotawanyika juu ya kompyuta yako na hauna muda wa kuzifungua na kuamua ikiwa ni watunza au la, tufanye folda kwa kila baada ya miaka nyaraka hizo za zamani zinatoka na kuacha nyaraka zote za mwaka 2010 folda moja, 2011 katika kadhalika na kadhalika mpaka utakapokuwa na muda wa kuwarudisha tena.
Tumia Mfumo wa Kumtaja Picha Fomu
Kuanzisha mfumo wa kutaja jina labda ni jambo muhimu zaidi unaloweza kusaidia ili linapokuja wakati wa kupata mafaili unayotaka. Hakuna njia moja sahihi ya kutaja faili zako, lakini kukamata mfumo wa kutaja na kuitumia kwa mara kwa mara kuna thamani ya juhudi. Mapendekezo ni:
- Jumuisha aina ya hati, ili uweze kusema kwa mtazamo kwamba jina lolote la faili ambalo lina "Mkataba," "Kukodisha" au "Jarida" sio barua unayotafuta.
- Anza jina na jina la mteja (au jina la mwisho la mpokeaji ikiwa nyaraka ni barua).
- Weka tarehe katika jina la faili.
Kuchukua muda wako
Ikiwa kompyuta yako tayari imejaa faili, usijaribu kukabiliana na matatizo yako ya shirika mara moja. Kuvunja kazi chini katika vipande vinavyoweza kusimamia na kutumia dakika 15 kwa siku ukifanya kazi. Unapozunguka faili za Neno zilizopotea kwenye kompyuta yako, ziweke kwenye folda moja uliyoifanya, ufanye folda mpya, au uifute ikiwa huwahitaji tena. Ikiwa huwezi kuunda mawazo yako, uwaweke kwenye folda inayoitwa ShirikishaUsaidie na ufikie tarehe ya kutosha mbali na baadaye kwamba ikiwa hufungua folda wakati huo, utasikia ukiifuta. Aina yoyote ya folda unazoifanya, ziweke zote kwenye folda yako moja kubwa ya Neno, kwa hiyo utajua wapi kuangalia.