Vidokezo vya Kutamka Faili zako za Microsoft Word

Ikiwa umekuwa kama watumiaji wengi, labda usipotee muda mwingi kufikiri juu ya nini kutaja nyaraka zako wakati unazihifadhi. Kwa bahati mbaya, hii inaweza kufanya iwe vigumu kupata faili unayotaka bila ya kutafuta kidogo-unaweza hata kufungua faili tofauti ili upate unachotaka.

Kuendeleza mfumo wa kutaja hati yako na kupata tabia ya kutumia itakuokoa muda na kuchanganyikiwa wakati unapofika wakati wa kupata hati unayohitaji. Badala ya kutafuta kupitia nyaraka isitoshe na majina yasiyofaa, mfumo wa kutaja utakusaidia kukuza utafutaji wako.

Mfumo wa Kumtaja Haki

Hakuna njia moja sahihi ya kutaja faili zako, na kutaja mifumo itatofautiana kutoka kwa mtumiaji hadi mtumiaji. Nini muhimu ni kutafuta njia inayofaa kwa wewe, na kisha kuitumia mara kwa mara. Hapa kuna vidokezo vya kukuanzisha:

• Weka tarehe hati iliyoandikwa katika jina lako la faili: Hii ni uwezekano wa mojawapo ya vipengele vinavyofaa zaidi kuingiza katika jina la faili, hasa wakati unahusika na mawasiliano. Hata kama hukumbuka wakati ulipojenga hati, huenda ukaweza kupunguza utafutaji wako kwa wakati maalum.
• Jumuisha jina la mpokeaji katika jina lako la faili: Hii ni mazoezi ya thamani hasa wakati wa kufanya kazi na barua, lakini inaweza kuwa kipengele cha manufaa kwa aina nyingine za nyaraka, kama vile mikataba, memos, na hata maelezo.
• Eleza ni aina gani ya waraka faili ni: Tena, hii itaonekana kama iliyotolewa kwa watumiaji wengine, na hiyo ni kwa sababu ni sehemu muhimu ya jina la faili. Ikiwa unatafuta barua uliyoandika, unaweza kuondoa faili iliyo na "mkataba" au "maelezo" kwa jina.
• Jihadharini na jinsi unavyoagiza vipengele vya jina la faili: Ingawa hii haiwezi kukusaidia kutofautisha faili zako, itasaidia kuwaagiza unapotafuta. Kutumia udhibiti wa kuchagua katika sanduku la Open dialog katika Neno , au katika Windows Explorer, unaweza kupangia faili zako kwa alphabetically (au numerically) ili waweze kutatuliwa na tabia ya kwanza katika jina la faili.

Hii sio orodha kamili ya vidokezo vya kumtaja faili, lakini ni mahali pazuri kuanza. Mara baada ya kuanza mazoezi ya kutaja faili zako kwa namna thabiti, utaendeleza mfumo unaofaa kwako-na uwezekano wa kuja na baadhi ya mbinu zako.