Mkutano wa Mkutano wa Kitazamaji Matatizo na Jinsi ya Kuwashughulikia
Wito wa mkutano wa sauti huonekana kuvutia wakati unadhani faida wanazozifanya kwa ajili ya biashara yako au mikutano ya kijamii. Lakini unapofikiria masuala yanayohusiana na kuanzisha na kuendesha vizuri, hivi karibuni utambua kwamba kushiriki katika moja au kushikilia moja ni vigumu sana. Wakati wa kuandaa wito wa mkutano, kuna mambo kadhaa unayoyajumuisha katika mipangilio yako, ili kuepuka matatizo ambayo yanaweza kushindwa.
1. Sauti ya asili
Hii ni kelele yoyote inayotoka kwa mshiriki mbali na sauti zao, kama viti vinavyozunguka, watu wanazungumza nyuma yao, sauti za mitambo, sauti za karatasi nk. Unaweza kupata sauti hizi hasa kwa washiriki wanaotumia VoIP , kwa sababu simu ya simu ya jadi imejitolea na fupi vipaza sauti, wakati VoIP inafanya kazi na kipaza sauti inayozalishwa na kifaa ambayo ni busara zaidi. Mfano ni mfumo wa kipaza sauti una zaidi ya kompyuta za hivi karibuni za kompyuta. Watu wengine hushiriki kwenye mikutano kwa kutumia vifaa vyao bila mikono.
Njia pekee ya kukabiliana na hali hii ni kuwafanya washiriki wanafahamu shida wanayosababisha, ambayo ni bora kufanyika kupitia mawasiliano kabla ya wito wa mkutano. Kwa mfano, kama mratibu, unaweza kutaka kueneza barua pepe kwenye etiquettes kwa wito wa mkutano kabla ya kikao.
2. Echo
Echo inaweza kuwa sehemu ya kelele ya asili, lakini ni kiufundi zaidi kuliko hiyo. Mtu anayehusika katika wito wa mkutano anaweza kuwa na hali na simu zao au anaweza kutumia simu ambayo haifai kufuta echo. Soma zaidi juu ya jinsi ya kuacha kuzalisha echo .
Mtu aliye na echo kawaida huulizwa kujiunga. Kwa hiyo, ufahamu sahihi juu ya masuala ya kiufundi na simu na vifaa vingine vilivyotumiwa kwenye wito wa mkutano ni muhimu kabla.
3. Usimamizi wa Uwepo
Katika simu ya mkutano wa sauti, utakuwa unatumia moja tu ya akili zako: kusikia kwako. Huwezi kuona watu unaowazungumza au kusikiliza. Hii inamaanisha kuwa isipokuwa unapoendelea kufuatilia kila kuingia na kuondoka katika simu yako ya mkutano, huenda usijui kuwapo kwa wasikilizaji wako mara moja katika mkutano.
Tatizo hili halikuwa na ufumbuzi hadi sasa kwa mkutano wa sauti, mpaka maendeleo ya zana zinazoruhusu kiasi fulani cha usimamizi wa uwepo. Chombo cha kwanza cha kutoa hii ni UberConference, ambapo unaweza kuona ni nani anayezungumza wakati wanapofanya, aliyepo hapa na ambaye sio, na kadhalika. Vipengee vingi hivi vimekuja hivi karibuni, na baadhi ya maingiliano ya kuvutia yanayowakilisha washiriki wenye icons.
4. Muziki kwenye Kushikilia
Watu kawaida huwasha haramu ya simu zao kwa watu binafsi, lakini hawajawahi wito wa mkutano. Ingawa inaweza kuwa nzuri kwa mtu ambaye amekwisha kushikilia kusikia muziki fulani, itakuwa dhahiri kuwa kibaya katika simu ya mkutano. Washiriki wengine wanaweza kuweka mkutano huo kushikilia wakati wa kuhudhuria simu au kazi nyingine, na hivyo kuongeza mwendo wa kimsingi kwenye mkutano huo. Hapa tena, kampeni ya uhamasishaji wa maadili ya awali itakuwa ya thamani.
Uongozi
Katika matukio mengine, ikiwa kikundi hawana kiongozi, machafuko itasababisha. Hii inawezekana kutokea katika mkutano, hasa ambayo inahusisha masuala ya busara, ambapo hakuna mtu mmoja aliye na viti. Kiongozi huyo anatakiwa kuhakikisha kwamba kila mtu hupewa wakati mwingi wa kuzungumza nje, na tahadhari muhimu. Wanapaswa pia kuwa na uwezo wa kurejesha mambo juu ya kufuatilia lazima kuwepo kwa migogoro ya kupotea au isiyo na haki.
6. Vifaa na Nyaraka
Makumbusho mengi, hasa ya biashara, yanahusisha rejea iliyotolewa kwa nyaraka, vifaa na zana. Usambazaji mbaya wa taarifa hiyo husababisha washiriki wengine wawe katika giza juu ya pointi fulani, na hivyo husababisha kutojali. Kwa hiyo, huduma inapaswa kuchukuliwa ili kueneza habari muhimu na nyaraka kwa kila chama kinachohitajika vizuri kabla ya mkutano kuanza. Mwingine, na bora, njia ni kutumia zana za kushirikiana mtandaoni, ambapo kumbukumbu za nyaraka na vifaa vingine hazitakuwa tu, lakini pia inaweza kuwa na ufanisi wa uzalishaji wakati wa kikao cha kazi cha mtandaoni.
7. Ubaya wa Sauti ya Sauti
Sielezei sauti ya mtu aliye na koo kubwa hapa, lakini kwa sauti ya mtu anayetumia huduma ya simu ambayo hutoa ubora wa simu mbaya. Sasa hii hutokea mara kwa mara na huduma ya VoIP, ambayo inategemea idadi fulani ya mambo , ikiwa ni pamoja na bandwidth , codecs kutumika, simu na vifaa vingine kutumika. Kwa bahati mbaya hakuna chochote unachoweza kufanya juu ya hili kama wewe ni kiongozi wa mkutano au mratibu. Mshiriki anayesumbuliwa na ubora duni wa sauti anahitaji kupata mambo kuboresha upande wao.