Maelekezo kwa Excel 2003 - 2016
Kuwa na nguzo nzuri na safu, kuchagua uwezo, na vipengele vya kuingiza data, Excel inaweza kuwa maombi kamili ya kuingia na kuhifadhi habari kama orodha ya mawasiliano. Mara baada ya kuunda orodha ya kina, unaweza kutumia na programu nyingine za Microsoft Office kwa kazi nyingi. Kwa kipengele cha kuunganisha barua pepe katika MS Word, unaweza kuchapisha maandiko ya barua kutoka Excel katika suala la dakika. Jifunze jinsi ya kuchapisha maandiko kutoka kwa Excel kulingana na toleo gani la Ofisi unayotumia.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 au Excel 2007
Panga Karatasi ya Kazi
Ili kufanya maandiko ya barua kutoka Excel, lahajedwali lako lazima liweke vizuri. Weka kichwa katika kiini cha kwanza cha kila safu inayoelezea data katika safu hiyo kwa uwazi na kwa ufupi. Fanya safu kwa kila kipengele unachohitaji kuijumuisha kwenye maandiko. Kwa mfano, ikiwa unataka kujenga maandiko ya barua kutoka Excel, unaweza kuwa na vichwa vilivyofuata vya safu:
- Kichwa (Mheshimiwa/Ms / Dr.)
- Jina la kwanza
- Jina la familia
- Anuani ya mtaa
- Jiji
- Hali
- Namba ya Posta
Ingiza Data
Andika majina na anwani au data nyingine unayotaka unapopanga lebo kutoka kwa Excel. Hakikisha kila kitu kilipo kwenye safu sahihi. Epuka kuacha safu tupu au safu ndani ya orodha. Hifadhi karatasi wakati unamaliza.
Thibitisha Faili ya Faili
Mara ya kwanza kuunganisha kwenye karatasi ya Excel kutoka kwa Neno, lazima uwezeshe mipangilio ambayo inakuwezesha kubadili faili kati ya programu hizo mbili.
- Katika Neno, bofya kwenye kichupo cha Faili na chaguo Chaguzi chini ya kibo cha kushoto.
- Bonyeza Juu kwenye kibo cha kushoto cha dirisha cha Chaguo la Neno kisha ukike chini hadi sehemu ya Jumla .
- Hakikisha Kuthibitisha Ubadilishaji wa Format ya Faili kwenye Ufunguo umechaguliwa na bofya OK .
Weka Labels kwa Neno
- Fungua hati tupu ya Neno.
- Nenda kwenye kichupo cha Mailings , chagua Kuanza Kuunganisha Mail na bonyeza Labels .
- Chagua bidhaa katika sanduku la Wauzaji wa Lebo na kisha chagua namba ya bidhaa, iliyoorodheshwa kwenye pakiti ya lebo. Unaweza pia kuchagua Lebo Mpya ikiwa unataka kuingia vipimo vya studio za desturi.
- Bonyeza OK wakati uko tayari kuendelea.
Unganisha Karatasi ya Kazi kwa Maandiko
Kabla ya kufanya kuunganisha kuchapisha maandiko ya anwani kutoka Excel, lazima uunganishe hati ya Neno kwenye karatasi iliyo na orodha yako.
- Katika kichupo cha Mailings , bofya Chagua Wapokeaji kwenye kikundi cha Kuunganisha Barua na chagua Tumia Orodha ya Kuwepo .
- Nenda kwenye karatasi ya Excel iliyo na orodha yako katika dirisha cha Chagua cha Chanzo cha Data ambacho kinafungua na bofya Fungua .
- Bofya OK ili kuthibitisha kwamba unataka kutumia orodha na bonyeza OK tena ili kuchagua meza iliyo na orodha yako. Ukurasa huu utajazwa na maandiko yanayosema « Next Record» .
Ongeza Field Field Merge
Hii ndio ambapo vichwa hivyo ulivyoongeza kwenye karatasi yako ya Excel itakuja vyema.
- Bonyeza kwenye lebo ya kwanza kwenye ukurasa na kisha chagua Anwani ya Anwani katika sehemu ya Kuandika & Ingiza ya Maswali ya Mailings.
- Bonyeza kifungo cha Mechi ya Mechi kwenye sanduku la Maandishi ya Kuingilia Anwani ya Kuingia ambayo inaonekana.
- Hakikisha vichwa vyako vinahusiana na mashamba yaliyohitajika. Ikiwa yeyote kati yao si sahihi, tumia mshale wa kushuka chini yake ili ufanane na shamba sahihi.
- Bofya OK . Bonyeza OK tena kufunga sanduku la mazungumzo na kisha bofya Maandiko ya Mwisho katika sehemu ya Kuandika na Kuingiza Mashamba ya kichupo cha Mailings.
Fanya Kuunganisha
Mara baada ya kuwa na lahajedwali la Excel na hati ya Neno imewekwa, unaweza kuunganisha habari na kuchapisha maandiko yako.
- Bonyeza Kumalizia & Unganisha katika kundi la Kumaliza kwenye kichupo cha Mailings.
- Bonyeza Hariri Nyaraka za kibinafsi ili uone jinsi namna zako zilizochapishwa zitaonekana. Chagua zote na bofya OK .
Hati mpya inafungua na lebo za barua pepe kutoka kwenye karatasi yako ya Excel. Unaweza kuhariri, kuchapisha na uhifadhi lebo kama vile ungependa hati yoyote ya Neno.
Excel 2003
Ikiwa unatumia Microsoft Office 2003, hatua za kufanya maandiko ya anwani kutoka Excel ni tofauti kidogo.
Panga Karatasi ya Kazi
Ili kufanya maandiko ya barua kutoka Excel, lahajedwali lako lazima liweke vizuri. Weka kichwa katika kiini cha kwanza cha kila safu inayoelezea data katika safu hiyo kwa uwazi na kwa ufupi. Fanya safu kwa kila kipengele unachohitaji kuijumuisha kwenye maandiko. Kwa mfano, ikiwa unataka kujenga maandiko ya barua kutoka Excel, unaweza kuwa na vichwa vilivyofuata vya safu:
- Kichwa (Mheshimiwa/Ms / Dr.)
- Jina la kwanza
- Jina la familia
- Anuani ya mtaa
- Jiji
- Hali
- Namba ya Posta
Ingiza Data
- Andika majina na anwani au data nyingine unayotaka unapopanga lebo kutoka kwa Excel.
- Hakikisha kila kitu kilipo kwenye safu sahihi. Epuka kuacha safu tupu au safu ndani ya orodha.
- Hifadhi karatasi wakati unamaliza.
Anza Kuunganisha
- Fungua hati mpya ya Neno.
- Nenda kwenye menyu ya Vyombo , nambari za Barua na Mailings na chagua Kuunganisha Mail ili kufungua safu ya kazi ya Kuunganisha Mail.
- Chagua Maandiko na bofya Ijayo: Kuanza Hati .
- Bonyeza Chaguzi za Lebo ili kufungua sanduku la Chaguzi cha Lebo.
Chagua Labels zako
- Chagua bidhaa katika sanduku la Wauzaji wa Lebo na kisha chagua namba ya bidhaa, iliyoorodheshwa kwenye pakiti ya lebo. Unaweza pia kuchagua Lebo Mpya ikiwa unataka kuingia vipimo vya studio za desturi.
- Bonyeza OK wakati uko tayari kuendelea.
Chagua Chanzo chako
- Bofya Tumia Orodha iliyopo chini ya Chagua Wokezaji na kisha Bofya Vinjari .
- Nenda kwenye karatasi ya Excel iliyo na orodha yako katika dirisha cha Chagua cha Chanzo cha Data ambacho kinafungua na bofya Fungua . Dirisha la wapokeaji wa barua pepe hufungua.
- Hakikisha data yako inaonekana sahihi na bonyeza OK .
Panga Maandiko
- Bonyeza Ijayo: Panga Labels zako .
- Chagua Kizuizi cha Anwani .
- Bonyeza kifungo cha Mechi ya Mechi kwenye sanduku la Maandishi ya Kuingilia Anwani ya Kuingia ambayo inaonekana.
- Hakikisha vichwa vyako vinahusiana na mashamba yaliyohitajika. Ikiwa yeyote kati yao si sahihi, tumia mshale wa kushuka chini yake ili ufanane na shamba sahihi. Bofya OK .
- Bonyeza Mwisho Maabara Yote chini ya Lebo za Kupaza kwenye sanduku la mazungumzo ya Kuunganisha Mail.
Angalia na Kumaliza
- Tumia mishale chini ya Angalia Lebo zako ili uhakikishe kuwa zinaonekana kwa usahihi.
- Bonyeza Ijayo: Jaza Kuunganisha .
- Ikiwa unataka kufanya mabadiliko yoyote, bofya Hariri Maandiko ya kibinafsi.
- Unapojazwa na kuunganisha, bofya Chapisha ili kuchapisha maandiko yako ya anwani kutoka Excel.