Microsoft Access ina sehemu tatu kuu: meza, maswali na fomu
Kampuni yoyote ambayo imeharibiwa na idadi kubwa ya data ambayo inahitaji kufuatiliwa au kwa mfumo unaotumia karatasi ya kufungua, nyaraka za maandiko au sahajedwali ili kufuatilia taarifa muhimu inaweza kufaidika na kufanya mabadiliko kwenye mfumo wa usimamizi wa data. Mfumo wa database kama Microsoft Access 2010 inaweza kuwa tu mahitaji ya kampuni.
Nini Database?
Katika kiwango cha msingi zaidi, database ni kukusanya data iliyopangwa. Mfumo wa usimamizi wa database (DBMS) kama vile Microsoft Access inakupa vifaa vya programu unahitaji kuandaa data hiyo kwa njia rahisi. Inajumuisha vituo vya kuongeza, kurekebisha na kufuta data kutoka kwenye databana, kuuliza maswali kuhusu data iliyohifadhiwa katika databana na kuzalisha ripoti kwa muhtasari wa maudhui yaliyochaguliwa.
Vipengele vya Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 hutoa watumiaji kwa ufumbuzi rahisi na rahisi wa DBMS. Watumiaji wa bidhaa za Microsoft mara kwa mara wanatambua maonyesho ya Windows na kujisikia na ushirikiano mkali na bidhaa nyingine za familia za Microsoft Office.
Vipengele vitatu vya Upatikanaji ambazo watumiaji wengi wa database wanakutana ni meza, maswali, na fomu. Ikiwa unatangulia nje na Ufikiaji na usiwe na databana ya Upatikanaji katika tafadhali, soma juu ya Kujenga Orodha ya Upatikanaji wa 2010 kutoka Mwanzo.
Majedwali ni Vikwazo vya Ujenzi
Majedwali ni vitalu vya msingi vya msingi wa database yoyote. Ikiwa unajifunza na lahajedwali, utapata meza za daraka ni sawa. Jedwali la kawaida la database linaweza kuwa na maelezo ya mfanyakazi, ikiwa ni pamoja na sifa kama jina, tarehe ya kuzaliwa na kichwa. Inaweza kuundwa kama ifuatavyo:
- ID ya Waajiriwa
- Jina la familia
- Jina la kwanza
- Kichwa
- Salamu
- Tarehe ya kuzaliwa
Kuchunguza ujenzi wa meza na utapata kwamba kila safu ya meza inalingana na sifa maalum ya mfanyakazi-au sifa katika suala la database. Kila safu inalingana na mfanyakazi mmoja na ina maelezo yake. Hiyo ndiyo yote kuna hiyo. Ikiwa inasaidia, fikiria kila meza kama orodha ya sahajedwali ya habari.
Maswali Retrieve Information
Duka ambalo linahifadhi tu habari haitakuwa na maana; unahitaji njia za kupata habari pia. Ikiwa unataka tu kukumbuka taarifa iliyohifadhiwa katika meza, Microsoft Access inakuwezesha kufungua meza na kupitia kupitia rekodi zilizomo ndani yake. Hata hivyo, nguvu halisi ya database iko katika uwezo wake wa kujibu maswali magumu. Maswali ya kufikia hutoa uwezo wa kuchanganya data kutoka kwa meza nyingi na kuweka hali maalum kwenye data iliyopatikana.
Fikiria kuwa shirika lako linahitaji mbinu rahisi ya kuunda orodha ya bidhaa hizo ambazo zinauza sasa juu ya bei yao ya wastani. Ikiwa unapata tu meza ya habari ya bidhaa, kutimiza kazi hii ingehitaji kiasi kikubwa cha kuchagua kupitia data na kufanya mahesabu kwa mkono. Hata hivyo, nguvu ya swala inakuwezesha kuomba Upatikanaji kurudi rekodi hizo tu ambazo zinakabiliwa na hali ya juu ya wastani wa bei. Zaidi ya hayo, unaweza kufundisha database ili kuorodhesha tu jina na bei ya kitengo cha kipengee.
Kwa habari zaidi juu ya nguvu za maswali ya msingi katika Upatikanaji, soma Kuunda Swali Rahisi katika Microsoft Access 2010.
Fomu za Kuingiza Habari
Hadi sasa, umesoma juu ya dhana baada ya kuandaa habari katika databana na kupata taarifa kutoka kwa databana. Bado unahitaji utaratibu wa kuweka habari ndani ya meza katika nafasi ya kwanza. Microsoft Access hutoa utaratibu wa msingi mbili ili kufikia lengo hili. Njia ya kwanza ni kuleta meza katika dirisha kwa kubonyeza mara mbili juu yake. Kisha, ongeza habari chini ya meza, kama unavyoongeza maelezo kwenye lahajedwali.
Upatikanaji pia hutoa interface ya kirafiki ya fomu. Kiambatanisho kinaruhusu watumiaji kuingiza taarifa katika fomu ya kielelezo na kuwa na taarifa hiyo kwa uwazi kupita kwenye databana. Njia hii ni chini ya kutisha kwa mtumiaji wa kuingiza data lakini inahitaji kazi kidogo zaidi kwa sehemu ya msimamizi wa database. Kwa habari zaidi, soma Kuunda Fomu katika Ufikiaji wa 2010
Ripoti za Upatikanaji wa Microsoft
Ripoti hutoa uwezo wa kuzalisha muhtasari wa kuvutia wa data zilizo kwenye meza moja na zaidi na maswali. Kupitia matumizi ya mbinu za mkato na templates, watumiaji wa database wenye ujuzi wanaweza kuunda ripoti katika suala la dakika.
Tuseme unataka kuzalisha orodha ya kushiriki maelezo ya bidhaa na wateja wa sasa na wanaotarajiwa. Aina hii ya habari inaweza kuchukuliwa kutoka kwenye duka kupitia matumizi mazuri ya maswali. Hata hivyo, maelezo yanawasilishwa katika fomu ya tabular-si hasa vifaa vyenye kuvutia zaidi. Ripoti zinawezesha kuingizwa kwa graphics, muundo wa kupendeza, na pagination. Kwa maelezo zaidi, angalia Kujenga Ripoti katika Ufikiaji wa 2010.