Makampuni mengi yanajua na nini kinachoweza kufanywa katika Microsoft Word na Excel, lakini kuelewa ni nini Microsoft Access inaweza kufanya ni vigumu sana kuelewa. Wazo la kujenga database na kujaribu kuwalinda inaonekana kama matumizi yasiyo ya lazima ya rasilimali. Hata hivyo, kwa ajili ya biashara ndogo ndogo, mpango huu unaweza kutoa faida kadhaa tofauti, hasa linapokuja kusimamia ukuaji na shirika.
Microsoft Access hutoa njia nzuri zaidi kwa makampuni madogo kufuatilia data na miradi kuliko Excel au Neno. Ufikiaji inaweza kuchukua muda zaidi kujifunza kuliko programu za kawaida zaidi za Microsoft, lakini pia ina thamani zaidi kwa miradi ya kufuatilia, bajeti, na ukuaji. Data zote zinazohitajika ili kuendesha biashara ndogo kwa kulinganisha na uchambuzi zinasimamiwa katika mpango mmoja, na iwe rahisi kuendesha ripoti na chati kuliko programu nyingine yoyote. Microsoft inatoa idadi ya templates ili kurahisisha mchakato wa kujifunza na watumiaji wanaweza kuboresha templates wakati wao kwenda. Kuelewa misingi ya Microsoft Access inaweza kusaidia biashara ndogo ndogo kuona thamani yake kamili katika shughuli zao za kila siku.
Ikiwa tayari kutumia sahajedwali, ni rahisi kubadilisha sahajedwali yako ya Excel kwenye duka la Upatikanaji.
Kudumisha Maelezo ya Wateja
Databana inaruhusu biashara kufuatilia taarifa zote muhimu kwa kila mteja au mteja, ikiwa ni pamoja na anwani, habari za utaratibu, ankara, na malipo. Muda mrefu kama database imehifadhiwa kwenye mtandao ambapo watumishi wote wanaweza kuipata, watumiaji wanaweza kuhakikisha taarifa inabakia sasa. Kwa sababu habari za mteja ni muhimu kwa kila biashara ndogo, database inaweza kuokolewa. Kuongeza fomu kwenye database husaidia biashara ndogo ndogo kwamba data ni mara kwa mara imeingia na wafanyakazi wote.
Kama watumiaji kujifunza na programu, vipengele vyema zaidi vinaweza kuongezwa, kama vile ramani ya anwani ya mteja. Hii inaruhusu wafanyakazi kuthibitisha anwani kwa wateja wapya au njia za kupanga kwa ajili ya kuwatoa. Pia inaruhusu biashara kuunda ankara na kuwa na uwezo wa kutuma barua pepe au barua pepe ya kawaida na kuwa na uwezo wa kufuatilia wakati na jinsi ankara zililipwa. Kuboresha na kuhifadhi data ya wateja katika Ufikiaji ni wa kuaminika zaidi kuliko sahajedwali au hati ya Neno, na inachukua kasi ya kudhibiti habari hiyo.
Kufuatilia Data ya Fedha
Biashara nyingi zinununua programu mahsusi kwa kufuatilia fedha, lakini kwa biashara ndogo ambayo sio tu ya lazima, inaelekea kuunda kazi ya ziada. Mbali na kuwa na uwezo wa kuunda na kufuatilia ankara, gharama zote za biashara na shughuli zinaweza kurekodi kupitia programu hiyo. Kwa makampuni ambayo yana Microsoft Office Suite kamili, ikiwa ni pamoja na Outlook na Access, kuwakumbusha malipo katika Outlook inaweza kuunganishwa na database. Wakati kukumbusha kukua, watumiaji wanaweza kufanya malipo ya lazima, ingiza data katika Upatikanaji, kisha funga mawaidha.
Inaweza kuwa ni muhimu kununua programu ya kisasa zaidi kama biashara inakua, na biashara hizo zina faida kama data zao zote za kifedha zinahifadhiwa kwenye Ufikiaji. Programu nyingine nyingi zinaweza kuingiza data iliyotokana na Upatikanaji, na iwe rahisi kuhamia habari wakati wakati unakuja.
Kusimamia Masoko na Mauzo
Mojawapo ya njia zenye kutumika sana lakini zenye nguvu za kutumia Access ni kufuatilia habari za uuzaji na mauzo. Kwa habari zilizopo za mteja zilizohifadhiwa kwenye darasani, ni rahisi kupeleka barua pepe, vipeperushi, kuponi, na posta kwa wale ambao wanaweza kuwa na hamu ya mauzo au vitu maalum. Biashara ndogo inaweza kufuatilia jinsi wengi wa wateja waliopo walijibu baada ya kampeni ya masoko.
Kwa wateja wapya, kampeni zote zinaweza kuundwa na kufuatiliwa kutoka eneo moja. Hii inafanya kuwa rahisi kwa wafanyakazi kuona nini tayari imekamilika na kile kinachopaswa kufanyika au kile kinachofuata ni muhimu.
Ufuatiliaji wa Uzalishaji na Mali
Sawa na kufuatilia kwa wateja, kuwa na uwezo wa kufuatilia data kwenye hesabu, rasilimali, na hisa ni muhimu kwa biashara yoyote. Upatikanaji hufanya iwe rahisi kuingia data juu ya usafirishaji kwa maduka ya kuhifadhi na kujua wakati ni wakati wa utaratibu wa bidhaa fulani. Hii ni muhimu sana kwa wazalishaji ambao wanahitaji rasilimali mbalimbali ili kukamilisha bidhaa, kama vile sehemu za ndege au viungo vya dawa.
Hata viwanda vya utunzaji vinastahili hesabu, na kuwa na habari zote katika sehemu moja hufanya iwe rahisi kuona kompyuta ambayo imetumwa kwa mfanyakazi au kuamua wakati vifaa vya ofisi vinapaswa kuboreshwa. Ikiwa magari ya kufuatilia, vifaa vya simu, nambari za serial, habari za usajili, magogo ya watumiaji, au vifaa vya maisha, biashara ndogo ndogo itaweza kufuatilia vifaa vyao kwa urahisi zaidi.
Zaidi ya vifaa, biashara zinahitaji kufuatilia programu. Kutoka usajili na idadi ya kompyuta kuruhusiwa kutumia programu ya toleo la habari na mtumiaji, ni muhimu kwa wafanyabiashara kuwa na uwezo wa kufuta kwa haraka na kwa usahihi taarifa juu ya mipangilio yao ya sasa. Mwisho wa msaada wa Windows XP unatumika kama kikumbusho kinachojulikana kwa nini ni muhimu kujua ni vipi programu na mifumo ya uendeshaji iko kwenye kompyuta na vifaa vya biashara.
Ripoti za Kukimbia na Uchunguzi
Labda kipengele cha nguvu zaidi cha Upatikanaji ni uwezo wa mtumiaji kuzalisha ripoti na chati kutoka data zote. Kuwa na uwezo wa kukusanya kila kitu kilichohifadhiwa kwenye databasari tofauti ni nini kinachofanya Microsoft Access uwe na nguvu kwa biashara ndogo ndogo. Mtumiaji anaweza kuzalisha ripoti ya haraka ambayo inalinganisha gharama za rasilimali dhidi ya bei ya sasa, kuunda chati inayoonyesha ni kiasi gani cha hisa kwa ajili ya kampeni ya masoko ya ujao, au kukimbia uchambuzi kutambua ambayo wateja wako nyuma ya malipo. Kwa ujuzi mdogo zaidi kuhusu maswali, biashara ndogo ndogo zinaweza kudhibiti jinsi wanavyoona data.
Hata muhimu zaidi, Microsoft Access inaweza kuunganishwa katika bidhaa nyingine za Microsoft. Biashara ndogo inaweza kupitia ripoti, kuangalia data ya mteja, na kuzalisha ankara katika Neno. Barua ya kuunganisha inaweza kujenga barua za mara kwa mara wakati mtumiaji wakati huo huo anatoa barua pepe katika Outlook. Takwimu zinaweza kusafirishwa kwa Excel kwa maelezo zaidi ya kina, na kutoka huko kutumwa kwa PowerPoint kwa ajili ya kuwasilisha. Ushirikiano na bidhaa nyingine zote za Microsoft labda ni sababu nzuri ya kutumia Upatikanaji wa kuimarisha habari zote za biashara.