Kuna sababu nyingi nzuri za kuchanganya hati za karatasi zinaweza kuwa msaada mkubwa linapokuja kuandaa ofisi yako ya nyumbani (au, kwa jambo hilo, nyumba yako). Kwanza kabisa, unaweza kuondokana na karatasi nyingi za ziada ambazo zimeingizwa kwenye watunga na faili, au kuchukua nafasi ya dawati muhimu.
Faili za Digital (hata PDFs) zinaweza kubadilishwa kuwa mafaili ya kutafakari na matumizi ya programu ya kutambua tabia ya macho (OCR) ambayo huja na printa (HP ina video nzuri sana inayoelezea jinsi OCR inafanya kazi na jinsi inaweza kusaidia kupunguza kazi ya kurahisisha maisha yako).
Hiyo ina maana kwamba si tu habari yako haipatii nafasi yoyote, pia ni rahisi kupata zaidi kuliko itakuwa kwenye karatasi. Na unaweza kuhifadhi faili zako za digital hata hivyo unapenda-kwenye CD au DVD, kwenye gari la flash, kwenye kituo cha hifadhi ya mtandaoni, au yote yaliyo hapo juu. Kwa hiyo unaweza kuwa na uhakika kwamba wakati unahitaji kitu, unaweza kupata mikono yako juu yake.
Unapoanza kutafanua faili zako za nyumbani, ni wakati mzuri wa kuunda seti ya faili ambazo zitafanya maisha yako iwe rahisi. Fikiria kuhusu makundi ya makaratasi unayohitaji, na usanidi folda kwa kila mmoja. Maktaba ya mikopo-kadi katika folda moja; makaratasi ya bima ya gari katika mwingine; bili za simu, risiti za mboga, bili za matengenezo ya nyumbani, na kadhalika, wote wanaweza kupokea folda tofauti. Na ndani ya kila folda, fungua vijumbe vya chini kwa kila mwaka (au mwezi). Ni rahisi sana kuanza na mfumo ulioandaliwa na kisha tu kuongeza nyaraka mpya kwenye faili sahihi wakati unavyoendelea zaidi kuliko kuendelea kujaribu kurejesha mfumo kila wakati risiti mpya inapata scanned.
Hakikisha kwamba scanner au printa yako ilikuja na programu ya OCR (programu ya ABBYY FineReader inaonekana kuja katika paket na printers wengi na sanihani ninazojaribu). Ikiwa hujapata chochote, usiogope. Kuna fursa nzuri ya kuwa tayari una programu ya OCR iliyo tayari imewekwa kwenye kompyuta yako, kwa muda mrefu unapotumia Windows. Programu ya Cool OCR Uliyokuwa nayo tayari itawaongoza kupitia utaratibu wa kupata na kutumia programu hiyo pamoja na scanner yako ili kuunda nyaraka za uhariri.
Bila shaka, hiyo inaleta jambo lingine muhimu: Unahitaji kuwa na angalau sanidi ya waraka ikiwa unafanya kazi hii. Haipaswi kuwa ghali, au dhana. Ikiwa huna moja, sasa ni wakati mzuri wa kuangalia moja; Anza na Scan Scan hizi za Picha na Hati za Hati kwa ajili ya ununuzi bora zaidi. Ikiwa hutaki Scanner tofauti, printer ya gharama nafuu ya kila mmoja itafanya kazi vizuri kabisa.
Kwa hiyo hapa ni sehemu ngumu. Kupata mfumo wa kuanzisha sio mgumu sana; hata skanning karatasi yako haitakuwa mgumu sana. Nini ngumu ni kuhakikisha kwamba wewe ni moja kwa moja kufanya hivyo kila wakati kupata risiti mpya au makaratasi. Vinginevyo, karatasi zitaanza kuunganisha tena, na utajisikia kama umepoteza muda wako. Hivyo fimbo na hilo!