Kuvunja Tofauti Kati ya Karatasi na Database
Moja ya sababu makampuni wanashitisha kutumia Microsoft Access ni ukosefu wa kuelewa tofauti kati ya sahajedwali na database. Hii inasababisha watu wengi kuamini kuwa kufuatilia maelezo ya mteja, maagizo ya ununuzi, na maelezo ya mradi katika sahajedwali ni ya kutosha kwa mahitaji yao. Matokeo ya mwisho ni kwamba ni vigumu kudumisha udhibiti wa usanidi, faili zinapotea kwa rushwa, na wafanyakazi husahau kwa usahihi habari muhimu. Kwa ujuzi mdogo kuhusu nguvu na matumizi mengi ya database, ni rahisi kwa wafanyabiashara wadogo kuona wakati lahajedwali linatosha kazi na wakati database inahitaji kuundwa.
Ni muhimu kuwa na ufahamu wa msingi wa nini database ni. Watu wengi wamepata databases kabla, kama vile kwenye maktaba ya umma, lakini kwa kutumia tu haifanyi wazi jinsi sahajedwali na databasta zinavyo tofauti. Kutumia dakika chache kujifunza kuhusu databases itasaidia kufanya kulinganisha wazi.
Shirika la Takwimu
Pengine tofauti tofauti zaidi kati ya sahajedwali na dhamana ni njia ya data iliyopangwa. Ikiwa data ni kiasi gorofa, basi sahajedwali ni kamilifu. Njia ya kuamua kama meza ya gorofa ni bora, waulize kama pointi zote za data hazijapangwa kwa urahisi kwenye chati au meza? Kwa mfano, kama kampuni inataka kufuatilia mapato ya kila mwezi kwa kipindi cha mwaka, sahajedwali ni kamilifu. Majedwali yana maana ya kushughulikia aina nyingi za data, kupiga ramani ya maendeleo ya pointi muhimu.
Kwa kulinganisha, databasari zina muundo wa data ya uhusiano. Ikiwa mtumiaji angeweza kuvuta data kungekuwa na pointi nyingi za kuzingatia. Kwa mfano, kama kampuni inataka kufuatilia mapato yake ya kila mwezi na kulinganisha na washindani zaidi ya miaka mitano iliyopita, kuna uhusiano kati ya pointi hizi za data, lakini sio lengo moja. Kufanya meza moja kutoa ripoti itakuwa ngumu, ikiwa haiwezekani. Takwimu zimeundwa ili iwe rahisi kwa watumiaji kuzalisha ripoti na kuendesha maswali.
Ukamilifu wa Data
Njia rahisi kabisa ya kulinganisha ikiwa data inapaswa kuhifadhiwa kwenye sahajedwali au darasani ni kuangalia jinsi data iliyo ngumu. Hii husaidia kufafanua jinsi data inapaswa kupangwa ikiwa mtumiaji bado hajui.
Data ya lahajedwali ni rahisi. Inaweza kuongezwa kwa urahisi kwenye meza moja au chati na kuongezwa kwa uwasilishaji bila ya kuacha habari. Ni rahisi kudumisha kama ifuatavyo tu maadili muhimu ya num numeric. Ikiwa ni safu ndogo na nguzo zinazohitajika, data ni bora kuhifadhiwa kwenye lahajedwali.
Databases nyumba nyingi za aina tofauti za data ambazo zote zina uhusiano na data nyingine katika database. Kwa mfano, makampuni yanaweka kiasi kikubwa cha data kwa wateja wao, kutoka kwa majina na anwani kwa utaratibu na mauzo. Ikiwa mtumiaji anajaribu kupiga maelfu ya safu katika sahajedwali, vipaji ni nzuri kwamba inapaswa kuhamishiwa kwenye databana.
Kurudia kwa Data
Kwa sababu tu data itahitaji kusafishwa haina maana kwamba database inahitajika. Je! Kuna data sawa na mara kwa mara? Na ni biashara inayovutiwa na matukio au matendo yafuatayo?
Ikiwa pointi za data zinabadilika lakini aina ya data ni sawa na inafuatia tukio moja, habari hiyo inawezekana kuwa gorofa. Mfano ni kiasi cha mauzo juu ya kipindi cha mwaka. Kipindi cha wakati kitabadilika na nambari zitapungua, na haitaweza kurudiwa data.
Ikiwa baadhi ya sehemu za data zitabaki sawa, kama vile taarifa za wateja, wakati wengine wanabadilika, kama vile idadi ya amri na wakati wa malipo, hali mbaya ni vitendo vinavyofuatiliwa. Hii ni wakati database inapaswa kutumiwa. Vitendo vina vipengele vingi vingi kwao, na kujaribu kufuatilia yote inahitaji database.
Lengo la msingi la data
Majedwali ni mazuri kwa matukio ya wakati mmoja ambayo hauhitaji kufuatilia mambo mengi tofauti. Kwa miradi ambayo inahitaji chati moja au mbili au meza kwa ajili ya kuwasilisha kabla ya kuhifadhiwa, lahajedwali ni njia bora ya kwenda. Ikiwa timu au kampuni inahitaji kuwa na uwezo wa kuhesabu matokeo na kuamua asilimia, ndio ambapo lahajedwali ni muhimu zaidi.
Takwimu ni kwa miradi ndefu ambapo data inaweza kutumika tena na tena. Ikiwa maelezo na maoni zinahitajika, data inapaswa kuhamishiwa kwenye database. Majaratasi hayakuundwa kufuatilia maelezo, tu alama za nambari muhimu za wachache.
Idadi ya Watumiaji
Idadi ya watumiaji inaweza kuishia kuwa sababu ya kuamua ikiwa ni kutumia sahajedwali au database. Ikiwa mradi unahitaji kuwa idadi kubwa ya watumiaji waweze kuboresha data na kufanya mabadiliko, hii haipaswi kufanywa kwenye sahajedwali. Ni vigumu sana kudumisha udhibiti sahihi wa usanidi na sahajedwali. Ikiwa kuna watumiaji wachache tu ya kuboresha data, kwa kawaida kati ya tatu na sita, sahajedwali inapaswa kuwa ya kutosha (ingawa hakikisha kuanzisha sheria kabla ya kuendelea mbele).
Ikiwa washiriki wote kwenye mradi au idara nzima wanahitaji kufanya mabadiliko, database ni chaguo bora zaidi. Hata kama kampuni ni ndogo na ina watu mmoja tu au wawili katika idara hiyo sasa, fikiria watu wangapi wanaweza kuishia katika idara hiyo katika miaka mitano na kuuliza kama wote watahitaji kufanya mabadiliko. Watumiaji zaidi ambao wanahitaji upatikanaji, database zaidi uwezekano ni chaguo bora.
Lazima pia uchukue usalama wa data katika akaunti. Ikiwa kuna habari nyingi nyeti ambazo zinahitajika kuokolewa, databases zinaweza kutoa usalama zaidi. Kabla ya kufanya hoja, hakikisha kusoma juu ya masuala ya usalama ambayo yanapaswa kuchukuliwa kabla ya kuunda database.
Ikiwa uko tayari kupiga, soma makala yetu Kubadilisha Majarida kwenye Databases ili uanze safari yako.