Netiquette Unapaswa Kujua
Wakati kila mtu anatumia barua pepe kwa angalau mawasiliano ya biashara kila mwezi, baadhi yetu tutatumia barua pepe kama chombo cha kila siku cha kufanya kazi yetu ya kitaaluma. Tutatumia barua pepe ili kuwasiliana na wateja, washirika wa timu, wakuu, na hiari iwezekanavyo mpya au waajiri mpya iwezekanavyo. Na ndiyo, watu hawa watatuhukumu kwa uwezo wetu wa kuandika ujumbe wazi na wa kitaaluma.
Etiquette ya barua pepe, au 'netiquette', imekuwa karibu kwa miaka 27 ya Mtandao Wote wa Ulimwenguni. Netiquette ni seti ya miongozo iliyokubalika sana kuhusu jinsi ya kuonyesha heshima na uwezo katika barua pepe yako. Kwa kusikitisha, kuna watu ambao hawajawahi kuchukua wakati wa kujifunza netiquette ya barua pepe kwa mipangilio ya biashara. Hata mbaya zaidi: kuna watu ambao huchanganya barua pepe ya netiquette na mtindo usio rasmi na usio rasmi wa ujumbe wa maandishi.
Usiruhusu barua pepe isiyosaidiwa kuua uaminifu wako na mteja au mkuu au mwajiri. Hapa ni sheria za barua pepe za netiquette zitakayokutumikia vizuri, na kukuokoa aibu mahali pa kazi.
01 ya 10
Weka anwani ya barua pepe kama jambo la mwisho unalofanya kabla ya kutuma.
Hii inaonekana kinyume na intuitive, lakini hii ni fomu bora. Unasubiri mpaka mwisho wa kuandika kwako na uhakiki wa uhakiki kabla ya kuongeza anwani ya barua pepe kwa kichwa cha barua pepe. Mbinu hii itakuokoa aibu ya kutuma ujumbe kwa ajali haraka sana kabla ya kumaliza maudhui yako na upimaji wa uhakiki.
Hii ni muhimu kwa barua pepe tena ambayo ina maudhui nyeti, kama kuwasilisha maombi ya kazi, kujibu swali la mteja, au kuwasiliana na habari mbaya kwa timu yako. Katika kesi hizi, kufuta anwani ya barua pepe huongeza usalama wakati unahitaji kuondoka kutoka kwa barua pepe yako kwa muda ili kukusanya mawazo yako na kuhimiza maneno yako katika akili yako.
Ikiwa unajibu barua pepe, na unachunguza maudhui ya kuwa na hisia, basi tu kufuta anwani ya barua pepe ya mpokeaji kwa muda mfupi mpaka utakayotuma kutuma, na kisha uongeze anwani tena. Unaweza pia kupunguza-na-kuingiza anwani ya barua pepe ya mpokeaji kwenye faili la Notepad au ukurasa wa OneNote, kuandika barua pepe, na kisha ukata-na-kuingiza anwani ya barua pepe nyuma.
Tunaamini juu ya hili: mstari wa barua pepe usio wazi wakati uandishi utakuokoa uhuzito mkubwa siku moja!
02 ya 10
Angalia mara tatu kwamba unatuma barua pepe kwa mtu sahihi.
Hii ni muhimu hasa ikiwa unafanya kazi katika kampuni kubwa au idara ya serikali. Unapotuma barua pepe nyeti kwa 'Mike' au 'Heather' au 'Mohammed', programu yako ya barua pepe itatamani kuandika anwani kamili kwako. Majina maarufu kama hayo yatakuwa na matokeo mengi katika kitabu cha anwani yako ya kampuni , na unaweza kutuma kikundi cha vyema baadaye kwa vice vya rais wako, au jibu la siri kwa watu chini ya hesabu.
Shukrani kwa utawala wa # 1 wa netiquette hapo juu, umesalia kushughulikia mwisho, hivyo kuangalia mara tatu anwani ya barua pepe ya mpokeaji inapaswa kwenda vizuri kama hatua yako ya mwisho kabla ya kutuma!
03 ya 10
Epuka 'Jibu kwa Wote', hasa katika kampuni kubwa.
Unapopokea matangazo yaliyotumwa kwa watu kadhaa, ni hekima tu kujibu mtumaji. Hili ni kweli hasa ikiwa ni kampuni ya kutangaza kwa orodha kubwa za usambazaji.
Kwa mfano: meneja mkuu wa barua pepe anaandika barua pepe kwa kampuni nzima juu ya maegesho mengi ya kusini, na anawauliza watu kuheshimu dalili zilizohesabiwa na zawadi ambazo wafanyakazi hulipa. Ikiwa unapofya 'kujibu kwa wote' na kuanza kulalamika kwamba wafanyakazi wengine huingia kwenye gari lako na kuunda uchoraji wako, unaweza kuumiza maendeleo yako ya kazi kwa kuwa kampuni ya kampuni.
Hakuna anayetaka kupokea ujumbe usiofaa kwao . Hata hivyo, hakuna mtu anayekubali kulalamika kwa kikundi au kusikia kuhusu malalamiko yako binafsi yaliyotokana na muundo wa utangazaji.
Epuka uongo huu na utumie mtu yeyote jibu kwa mtumaji kama hatua yako ya default. Dhahiri kuona Rule # 9 chini, pia.
04 ya 10
Tumia salamu ya kitaaluma badala ya maneno ya klabu.
Njia bora ya kuanza barua pepe ya kitaalamu ni baadhi ya toleo lafuatayo:
1. Mchana mzuri, Bi Chandra.
Hello, timu ya mradi na wajitolea.
3. Hi, Jennifer.
4. Asubuhi njema, Patrick.
Usiwe, kwa hali yoyote, utumie zifuatazo ili uanze barua pepe ya kitaaluma:
1. Hey,
2. Sup, timu!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Maneno ya kimaadili kama 'hey', 'yo', 'sup' yanaweza kuonekana kuwa ya kirafiki na ya joto kwako, lakini kwa kweli huharibu uaminifu wako katika mazingira ya biashara. Wakati unaweza kutumia hiari hizi katika mazungumzo mara moja una uhusiano unaoaminika na mtu mwingine, ni wazo mbaya kutumia maneno haya katika barua pepe ya biashara.
Zaidi ya hayo, ni fomu mbaya kuchukua taratibu za spelling, kama 'mornin'. Ni fomu mbaya sana ili kupunguza jina la mtu (Jennifer -> Jen) isipokuwa mtu huyo amekuomba waziwazi kufanya hivyo.
Kama ilivyo na mawasiliano yoyote ya biashara yenye akili, ni busara kupoteza upande wa kuwa rasmi sana na kuonyesha kwamba unaamini katika heshima na heshima.
05 ya 10
Thibitisha kila ujumbe, kama vile sifa yako ya kitaalamu inategemea.
Na kwa kweli, sifa yako imevunjwa kwa urahisi na sarufi mbaya, spelling mbaya, na maneno yasiyochaguliwa.
Fikiria jinsi taaluma yako itachukua hit kama unapotuma kwa ajali ' Unahitaji kuangalia meth yako , Ala ' wakati ulikuwa na maana ya kusema ' unahitaji kuangalia math yako, Alma' . Au ikiwa unasema ' Naweza kufanya mahojiano kesho ' wakati unamaanisha ' naweza kufanya mahojiano kesho '.
Thibitisha kila barua pepe unayotuma; fanya kama vile sifa yako ya kitaalamu inategemea.
06 ya 10
Mtazamo mkali na wazi utafikia maajabu (na kukusaidia kupata kusoma).
Mada hii ni jina la mawasiliano na njia ya kufupisha na kutuma barua pepe yako ili iweze kupatikana kwa urahisi baadaye. Inapaswa kufafanua wazi yaliyomo na hatua yoyote inayotaka.
Kwa mfano, mstari wa somo: 'kahawa' haijulikani sana.
Badala yake, jaribu 'Mapendeleo ya kahawa ya Wafanyakazi: majibu yako inahitajika'
Kama mfano wa pili, mstari wa ' ombi lako ' ni wazi sana.
Badala yake, jaribu mstari wa somo wazi kama: ' Ombi lako la maegesho: maelezo zaidi yanatakiwa' .
07 ya 10
Tumia fonts mbili za classic: Vipengele vya Arial na Times Kirumi, na wino mweusi.
Inaweza kuwajaribu kuongeza nyuso za stylish na rangi kwa barua pepe yako ili kuifanya, lakini wewe ni bora kutumia nyeusi 12-pt au 10-pt Arial au Times New Roman. Tofauti sawa kama Tahoma au Calibri ni nzuri, pia. Na ikiwa unakaribia maneno maalum au risasi, basi wino nyekundu au font ya ujasiri inaweza kusaidia sana kwa kiwango.
Tatizo ni wakati barua pepe zako zinaanza kuwa zisizo na uhusiano na zisizofanywa au kuanza kufikisha maverick au mtazamo wa kuharibu kwa sehemu yako. Katika ulimwengu wa biashara, watu wanataka mawasiliano kuwa ya kuaminika na ya wazi na mafupi, si ya mapambo na ya kuwasumbua.
08 ya 10
Epuka ujinga na tani hasi / snooty, kwa gharama zote.
Barua pepe daima haifai kufikisha sauti na sauti ya mwili. Nini unafikiri ni ya moja kwa moja na ya moja kwa moja inaweza kufikia kama ngumu na maana mara moja ni kuweka katika barua pepe yako. Si kutumia maneno 'tafadhali' na 'asante' yatasababishwa na hali mbaya. Na kile ambacho unachokiona kuwa na ucheshi na mwanga huweza kusambaza kama unyenyekevu na unyenyekevu.
Kutoa sauti yenye heshima na tabia ya kibinafsi katika barua pepe inachukua mazoezi na uzoefu mingi. Inasaidia wakati unasoma barua pepe kwa sauti kubwa, au hata mtu mwingine kabla ya kutuma. Ikiwa chochote kuhusu barua pepe inaonekana kuwa na maana au ngumu, kisha uandike tena.
Ikiwa bado unakabiliwa na jinsi ya kufikisha sauti ya kitu fulani kwenye barua pepe, kisha uzingatia kwa ukali kuinua simu na kutoa ujumbe kama majadiliano.
Kumbuka: barua pepe ni milele, na mara moja utakapotuma ujumbe huo, huwezi kamwe kuvuta.
09 ya 10
Fikiria kuwa ulimwengu utaisoma barua pepe yako, hivyo uangalie ipasavyo.
Kweli, barua pepe ni milele. Inaweza kupelekwa kwa mamia ya watu ndani ya sekunde. Inaweza kuitwa na utekelezaji wa sheria na wakaguzi wa kodi lazima kunawepo uchunguzi. Inaweza hata kuifanya kuwa habari au vyombo vya habari vya kijamii.
Hii ni jukumu kubwa na lenye kutisha, lakini ni moja ambayo sisi sote hupunja: nini unachoandika kwenye barua pepe inaweza kuwa urahisi wa umma. Chagua maneno yako kwa makini, na ikiwa unafikiri kuna nafasi yoyote ambayo inaweza kukuchochea, kisha uzingatia kwa ukali kutuma ujumbe kabisa.
10 kati ya 10
Daima umekwisha na shukrani ndogo ya 'classy' na sanduku la saini.
Nguvu za niceties kama 'asante' na 'tafadhali' haziwezekani. Pia, sekunde kadhaa za ziada zinajumuisha kizuizi chako cha saini ya kitaaluma kinachozungumza kwa kiasi kikubwa kuhusu uangalifu wako kwa undani, na kwamba unachukua umiliki wa mawasiliano yako kwa kupiga jina lako na maelezo ya mawasiliano.
Sawa, Shailesh.
Asante kwa uchunguzi wako kwenye huduma zetu za kuchora kwenye michezo ya michezo ya TGI. Nitakuwa na furaha sana kuzungumza na wewe kwenye simu ili kukuambia zaidi kuhusu chaguzi za michezo ya jackets kwa timu yako. Tunaweza pia kutembelea showroom yetu baadaye wiki hii, na naweza kukuonyesha sampuli zetu kwa mtu.
Ninaweza kukuita nambari gani? Ninaweza kuzungumza baada ya saa 1:00 jioni leo.
Asante,Paul Giles
Mkurugenzi wa Huduma za Mteja
TGI, imeingizwa
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Kuweka alama yako ni mtazamo wetu"