Jinsi ya Kuhifadhi Faili za Ofisi za Microsoft

Kulingana na toleo la Microsoft Ofisi unayotumia, inaweza kuwa na matumizi mbalimbali. Sadaka ya msingi kwa kawaida ina Neno, Excel, PowerPoint na Outlook. PowerPoint haionekani kutoa usalama wowote wa asili, lakini Neno, Excel, na Outlook hutoa kiwango fulani cha encryption.

Kuhifadhi Hati za Neno

Kwa hati za Microsoft Word (Neno 2000 na karibu zaidi), unaweza kuchagua kiwango cha juu cha usalama wakati wa kuhifadhi faili. Badala ya kubonyeza tu "Hifadhi", bofya Faili , kisha Uhifadhi Kama na ufuate hatua hizi:

1. Bofya kwenye Vyombo kwenye kona ya juu ya kulia ya sanduku la kuokoa faili
2. Bofya kwenye Chaguzi za Usalama
3. Sanduku la Chaguo la Usalama hutoa chaguzi mbalimbali:
   • Unaweza kuingia nenosiri katika sanduku karibu na Neno la siri ili kufungua ikiwa unataka faili kuwa haiwezekani kabisa bila password
   • Katika Neno 2002 na 2003, unaweza kubofya kifungo cha juu karibu na sanduku la nenosiri ili kuchagua ngazi ya juu ya encryption ambayo ni vigumu hata kuingia ndani
   • Unaweza kuingia nenosiri katika boksi karibu na Nenosiri ili kurekebisha ikiwa ni sawa kwa wengine kufungua faili, lakini unataka kuzuia ambao wanaweza kufanya mabadiliko kwenye faili
4. Chini ya sanduku la Chaguzi za Usalama pia hutoa chaguo fulani kulinda faragha ya waraka:
   • Ondoa maelezo ya kibinafsi kutoka kwenye faili ya faili kwenye salama
   • Tahadhari kabla ya kuchapisha, kuokoa au kutuma faili ambayo ina mabadiliko ya kufuatilia au maoni
   • Hifadhi idadi ya random ili kuboresha usahihi wa kuunganisha
   • Fanya alama ya siri inayoonekana wakati wa kufungua au kuokoa
5. Bofya OK ili kufunga sanduku la Chaguzi za Usalama
6. Chagua jina la faili yako na bofya Hifadhi

Kuhifadhi Faili za Excel

Excel hutoa mtindo sawa wa ulinzi kwa Microsoft Word. Bonyeza tu kwenye Faili , Hifadhi na ufuate hatua hizi:

1. Bofya kwenye Vyombo kwenye kona ya juu ya kulia ya sanduku la kuokoa faili
2. Bofya kwenye Chaguo Jipya
3. Unaweza kuingia nenosiri katika sanduku karibu na Neno la siri ili kufungua ikiwa unataka faili kuwa haiwezekani kabisa bila password
   • Unaweza kubofya kifungo cha juu kilicho karibu na sanduku la nenosiri ili kuchagua kiwango cha juu cha encryption ambayo ni vigumu hata kuingia
4. Unaweza kuingia nenosiri katika boksi karibu na Nenosiri ili kurekebisha ikiwa ni sawa kwa wengine kufungua faili, lakini unataka kuzuia ambao wanaweza kufanya mabadiliko kwenye faili
5. Bonyeza OK ili kufunga sanduku la Chaguzi za Jumla
6. Chagua jina la faili yako na bofya Hifadhi

Kuhifadhi Faili za PST za Outlook

Usajili halisi wa digital na encryption ya barua pepe zinazoingia au zinazotoka na vifungo vya faili zao ni suala zima tofauti ambalo litafafanuliwa wakati mwingine. Hata hivyo, ikiwa hutokea kwa kuuza nje data kutoka kwenye folda zako za Microsoft Outlook kwenye faili ya PST, unaweza kuongeza ulinzi ili kuhakikisha data haipatikani na wengine. Fuata tu hatua hizi:

1. Bonyeza kwenye Faili
2. Chagua Kuagiza na Kuagiza
3. Chagua Kupeleka kwa faili na bofya Ijayo
4. Chagua faili ya folda ya kibinafsi (.pst) na bofya Ijayo
5. Chagua folda au folda unayotaka kuuza nje (na chagua sanduku Kujumuisha vichupo ndogo ikiwa unataka) na kisha bofya Ijayo
6. Chagua njia ya pato na jina la faili na uchague chaguo moja kwa faili yako ya nje, kisha bofya Kumaliza
   • Badilisha nafasi kwa vitu vyenye nje
   • Ruhusu vitu vipengee viumbe
   • Usitumie vipengee vya duplicate
7. Chini ya Utekelezaji wa Maandishi , chaguo moja ya chaguzi zifuatazo
   • Hakuna encryption
   • Ufikiaji usiofaa
   • Ufikiaji wa juu
8. Chini ya skrini, ingiza nenosiri ili ufungue faili ya PST iliyofichwa (lazima uweke nenosiri sawa katika masanduku mawili ili uhakikishe kuwa umesema nenosiri kama ulivyotaka, vinginevyo huenda usiweze kufungua yako mwenyewe faili)
   • Chagua ikiwa au salama nenosiri hili katika orodha yako ya nenosiri
9. Bonyeza OK ili kukamilisha nje ya faili

(Hariri na Andy O'Donnell)